Agenci AI. Agent głosowy do wystawiania faktur

Agent głosowy do wystawiania faktur to Agent AI, który pomaga Ci przygotować fakturę sprzedaży bez wypełniania formularza. Wystarczy, że powiesz, dla kogo i co chcesz wystawić – Agent zada kilka pytań, przygotuje fakturę na podstawie danych z Twoich kartotek i przedstawi ją do zatwierdzenia. Dzięki temu wystawisz dokument szybciej i wygodnie, na przykład wtedy, gdy masz zajęte ręce.

Dostępność: Funkcja jest dostępna w pakiecie eFaktury Plus.

Zanim zaczniesz

Włącz Agenta głosowego na swoim koncie. Szczegóły jak włączyć Agentów AI znajdziesz w artykule Agenci AI. Jak skonfigurować Agentów AI w Comarch Betterfly.

Aby korzystać z Agenta głosowego, zadbaj o kilka rzeczy:

  • Mikrofon – podłączony i sprawny.
  • Ciche otoczenie – im mniej hałasu w tle, tym lepiej agent Cię rozumie.
  • Włączona obsługa głosowa – jeśli nie widzisz przycisku obsługi głosowej, poproś administratora firmy o włączenie agenta.
  • Aktualne kartoteki – agent korzysta z Twoich kontrahentów i towarów, dlatego wystawisz fakturę tylko dla danych, które są już w aplikacji.

Wskazówka
Przy pierwszym uruchomieniu przeglądarka poprosi o zgodę na dostęp do mikrofonu, zezwól na nią.

Uruchom obsługę głosową:

  • Kliknij przycisk obsługi głosowej .
  • Poczekaj na powitanie agenta i zacznij mówić.

Jeżeli chcesz korzystać z asystenta głosowego w aplikacjach mobilnych, kliknij ikonę  i rozpocznij rozmowę – jeśli asystent nie jest jeszcze włączony, w aplikacji pojawi się okno z przyciskiem Włącz. Włączanie i wyłączanie asystenta znajdziesz też w Ustawieniach aplikacji.

Wskazówka
Agent rozmawia w języku polskim lub angielskim. Rozmowę możesz zakończyć w dowolnym momencie, rozłączając sesję. 

Wystawianie faktury krok po kroku

Wystawienie faktury to krótka rozmowa. Przebiega zwykle tak:

  1. Zacznij wystawiać fakturę. Powiedz, że chcesz wystawić fakturę.
  2. Wskaż kontrahenta. Agent zapyta, dla kogo ma być faktura, wyszuka kontrahenta i potwierdzi jego nazwę oraz NIP. Jeśli pasuje kilku kontrahentów, agent odczyta krótką listę i poprosi o wskazanie właściwego.
  3. Dodawaj pozycje. Podawaj kolejno towar lub usługę oraz ilość (w razie potrzeby także cenę). Po każdej pozycji agent zapyta, czy dodać coś jeszcze.
  4. Zakończ dodawanie. Gdy skończysz, powiedz na przykład „to wszystko” lub „koniec”.
  5. Sprawdź podsumowanie. Agent odczyta wersję roboczą faktury: liczbę pozycji oraz kwoty netto, VAT i brutto.
  6. Zatwierdź zapis. Faktura zostanie zapisana dopiero wtedy, gdy wyraźnie potwierdzisz – odpowiadając „tak” na pytanie o zapis. Po zapisaniu agent poda numer faktury.

Uwaga
Agent nie zapisze faktury bez Twojego wyraźnego potwierdzenia. Zawsze najpierw usłyszysz podsumowanie, a dopiero po Twoim „tak” dokument zostanie zapisany.

Odpowiedzi typu „może być”, „chyba tak” czy „nie wiem” nie są traktowane jako zgoda – agent dopyta ponownie.

Przykład

Ty: Chcę wystawić fakturę.

Agent: Dla jakiego kontrahenta ma być faktura?

Ty: Dla firmy Kowalski.

Agent: Mam Kowalski Sp. z o.o., NIP XXX XXX XX XX. Co wystawiamy?

Ty: Pięć sztuk kawy ziarnistej.

Agent: Dodaję 5 sztuk „Kawa ziarnista Arabica 1 kg”. Coś jeszcze?

Ty: To wszystko.

Agent: Przygotowałem wersję roboczą faktury dla Kowalski Sp. z o.o.. Faktura obejmuje jedną pozycję na kwotę netto trzysta dziewięćdziesiąt dziewięć złotych pięćdziesiąt groszy, VAT dziewięćdziesiąt jeden złotych osiemdziesiąt dziewięć groszy, co daje brutto czterysta dziewięćdziesiąt jeden złotych trzydzieści dziewięć groszy. Płatność gotówką. Czy zapisać fakturę?

Ty: Tak.

Agent: Gotowe, faktura FS/26/7/1 zapisana. Czy chcesz ją teraz wyświetlić?

Twoja kontrola nad fakturą

Agent głosowy wspiera Cię w pracy, ale to Ty podejmujesz decyzje. Warto pamiętać, że:

  • Zawsze zatwierdzasz zapis – żadna faktura nie zostanie zapisana bez Twojego wyraźnego potwierdzenia.
  • Najpierw sprawdzasz podsumowanie – agent zawsze odczyta pozycje i kwoty, zanim zapyta o zapis.
  • Korzystasz z własnych danych – kontrahenci, towary i kwoty pochodzą z Twoich kartotek.
  • Możesz przerwać w każdej chwili – wystarczy zakończyć rozmowę; niezatwierdzona faktura nie zostanie zapisana.

Fakturę wystawiasz z pomocą agenta AI, dlatego przed wysłaniem lub zatwierdzeniem dokumentu warto ją jeszcze sprawdzić na standardowej liście Faktury sprzedaży.

Wskazówki, jak rozmawiać z agentem

  • Mów wyraźnie po polsku lub po angielsku – agent obsługuje te dwa języki.
  • Podawaj jedną informację na raz – łatwiej wtedy o poprawne rozpoznanie.
  • Potwierdzaj krótko – „tak” lub „nie” działają najlepiej.
  • Doprecyzuj, gdy agent nie znajduje danych – podaj pełniejszą nazwę kontrahenta lub jego NIP albo dokładniejszą nazwę towaru.

Co jeśli Agent:

  • Nie znajduje kontrahenta lub towaru

Podaj dokładniejszą nazwę lub NIP kontrahenta albo pełną nazwę towaru. Upewnij się też, że dana pozycja jest zapisana w Twoich kartotekach – agent korzysta z danych już wprowadzonych do aplikacji.

  • Mnie nie rozumie – co robić?

Powtórz prośbę krócej i wyraźnie, po polsku / angielsku. Jeśli w tle jest hałas, spróbuj w cichszym miejscu.

  • Mówi, że ma chwilowy problem z systemem

To sytuacja przejściowa. Poczekaj chwilę i spróbuj ponownie – wystarczy powtórzyć ostatnią prośbę.

 

Czy ten artykuł był pomocny?

Wyślij opinie