Agenci AI. Miękka windykacja – czyli telefoniczne przypomnienia o zaległych fakturach

Czym jest miękka windykacja

Miękka windykacja to funkcja oparta na sztucznej inteligencji, która po zaakceptowaniu zlecenia na liście Windykacja przypomina Twoim kontrahentom o nieopłaconych fakturach.

Zamiast samodzielnie dzwonić do klientów po upływie terminu płatności, zlecasz to Agentowi AI. Agent głosowy w Twoim imieniu przeprowadza uprzejmą rozmowę telefoniczną. Na początku rozmowy przedstawia się jako wirtualny asystent, dzięki czemu kontrahent od razu wie, że rozmawia z Agentem.

Korzyści dla Twojej firmy:

• Szybsza spłata należności – bez konieczności prowadzenia trudnych czy niezręcznych rozmów osobistych.
• Oszczędność czasu – kontakt z klientami odbywa się w pełni automatycznie.
• Pełny wgląd – kompletna historia przypomnień i wyników rozmów w jednym miejscu.

Dostępność: Funkcja jest dostępna w pakiecie eFaktury Plus.

Jak przebiega przypomnienie

1. Włączenie Agenta AI

Włącz Agenta głosowego na swoim koncie. Szczegóły jak włączyć Agenta głosowego znajdziesz w artykule Jak skonfigurować Agentów AI w Comarch Betterfly.

2. Progi przypomnień i zasady kwalifikowania faktur na listę Windykacji 

Codziennie rano system sprawdza terminy płatności faktur. Aby faktura została automatycznie zakwalifikowana na listę Windykacji jako zlecenie, musi spełniać wszystkie poniższe warunki:

• Minął dokładnie jeden ze skonfigurowanych progów dni od terminu płatności – czyli faktura jest przeterminowana o dokładnie 3, 7, 11 lub 14 dni (pozostałe terminy są pomijane),
• faktura jest wystawiona w walucie PLN,
• faktura jest nieopłacona (brak pełnej wpłaty),
• kontrahent nie ma ustawionej flagi „Nie windykuj”,
• miękka windykacja jest włączona w ustawieniach firmy,
• dokument nie jest w buforze (nie jest wersją roboczą),
• dokument nie jest anulowany.

Aby zlecenie zostało przekazane do Agenta głosowego, musi zostać zaakceptowane.

Faktury z korektami: termin płatności liczony jest z faktury źródłowej (data korekty nie zmienia progu), a pod uwagę brana jest kwota po korektach. Jeśli po korektach saldo faktury wynosi zero lub mniej, faktura nie kwalifikuje się do przypomnienia.

3. Akceptacja zlecenia przez Administratora:

• Otrzymasz informację w Centrum Powiadomień: Propozycje Windykacji (…). Kliknięcie przeniesie Cię bezpośrednio do listy: 
  
  
• Na listę można wejść także z menu bocznego:

Na liście Windykacja dostępne są dwa rodzaje filtrów, które pomagają w zarządzaniu zgłoszeniami na dziś:

• Okres: Dziś, Ostatnie 7 dni, Obecny miesiąc, Poprzedni miesiąc, Zakres dat
• Stan: Do akceptacji, Zaakceptowano, Zakończono

Zlecenie można zaakceptować na dwa sposoby:

• z poziomu listy – wybierając odpowiednią opcję w menu kontekstowym przy pojedynczym dokumencie.

• z poziomu formularza zlecenia –  wybierając opcje zaakceptuj. Na formularz wejdziesz klikając w datę zlecenia lub wybierając opcję Podgląd w menu kontekstowym.

4. Rozmowa telefoniczna

Zaakceptowane zlecenia trafiają do systemu dzwoniącego. Agent głosowy dzwoni do klienta.

5. Zapisywanie wyniku

Na koniec dnia rezultat wykonanych połączeń zostanie zapisany w aplikacji. W Centrum Powiadomień pojawi się informacja o wykonanych telefonach. Najczęstsze wyniki to:  

• Odebrano – Klient odebrał telefon i wysłuchał przypomnienia.
• Nie odebrano – Klient nie odebrał telefonu.
• Poczta głosowa – Połączenie trafiło na pocztę głosową.
• Nieprawidłowa osoba – Rozmówca nie był właściwym kontrahentem.
• Nieudana weryfikacja – Nie udało się potwierdzić tożsamości rozmówcy.
• Wysłano SMS – Zamiast rozmowy wysłano wiadomość SMS.
• Rozłączono – Rozmowa została przerwana.
• Błąd – Wystąpił problem techniczny – pod polem wyniku pojawia się krótki opis problemu.

Zatrzymanie przypomnień

Przypomnienia dla danej faktury można zatrzymać, gdy:

• faktura zostanie zapłacona (w całości), albo
• ustawisz na kontrahencie flagę „Nie windykuj”.

Szczegóły zlecenia windykacyjnego

W widoku szczegółów zlecenia znajdziesz następujące sekcje: 

• Kontrahent – zawiera dane kontrahenta niezbędne do wykonania połączenia.

• Zlecenie – informuje o statusie zlecenia oraz zawiera podstawowe dane z nim związane. 

• Połączenie – prezentuje wynik rozmowy przeprowadzonej przez Agenta głosowego.

• Faktury – wykaz wszystkich faktur, które w ramach danego zlecenia zostały przekazane do systemu dzwoniącego. Jeśli faktura została już w całości opłacona, przy jej numerze pojawi się zielona ikona z podpowiedzią „Faktura opłacona”. Stan płatności jest sprawdzany na bieżąco w momencie otwarcia szczegółów. 

Historia windykacji

Pełny rejestr wszystkich działań znajdziesz na liście Windykacja. Dostęp do historii danej płatności masz również bezpośrednio z poziomu:

• karty kontrahenta,

• formularza konkretnej faktury.