Kategoryzator dokumentów można w każdej chwili wyłączyć w menu Ustawienia -> Agenci AI.
Kategoryzator dokumentów
Wymagania: aktywna współpraca z biurem rachunkowym oraz włączona opcja korzystania z kategorii przesłanych przez biuro. Funkcja dostępna w pakiecie eFaktury Plus.
Kategoryzator dokumentów to funkcja oparta na sztucznej inteligencji, która automatycznie przypisuje kategorię zakupu do faktur pobranych z KSeF. Eliminuje konieczność ręcznego opisywania faktur od kontrahentów, którzy nie mają ustawionej domyślnej kategorii.
Agent analizuje treść faktury (pozycje, nazwy produktów) i dopasowuje najlepiej pasującą kategorię ze słownika dostarczonego przez biuro rachunkowe. Użytkownik zachowuje pełną kontrolę — może zaakceptować propozycję AI lub zmienić kategorię ręcznie.
Jak działa kategoryzacja
Agent przypisuje kategorię na dwa sposoby, w zależności od dostępności danych:
- Na podstawie historii kontrahenta — Agent analizuje 5 ostatnich faktur danego kontrahenta z przypisanymi kategoriami i dopasowuje kategorię dla nowej faktury. Wynik jest oznaczony zieloną ikonką
- Na podstawie nazw pozycji — jeżeli kontrahent nie ma jeszcze historii faktur z kategoriami, Agent próbuje dopasować kategorię na podstawie nazw produktów ze słownika biura rachunkowego (min. 80% pewności dopasowania). Wynik jest oznaczony pomarańczową ikonką i wymaga weryfikacji
.
Jeżeli Agent nie może dopasować kategorii z wystarczającą pewnością, faktura pozostaje bez kategorii — użytkownik przypisuje ją ręcznie.
Jeżeli użytkownik zmieni kategorię przypisaną przez agenta – dokument jest oznaczany ikonką symbolizującą człowieka 
.
Uwaga: jeżeli kontrahent ma ustawioną domyślną kategorię zakupu na karcie kontrahenta, Agent nie jest wywoływany — kategoria jest przypisywana automatycznie z ustawień kontrahenta, bez angażowania AI.
Jak uruchomić kategoryzację
Automatycznie
Po pobraniu faktury z KSeF system automatycznie wywołuje agenta, jeżeli spełnione są warunki (aktywna wymiana danych z biurem rachunkowych, dostępne kategorie z biura, brak domyślnej kategorii kontrahenta). Nie jest wymagane żadne działanie ze strony użytkownika.
Ręcznie z listy faktur z KSeF
- Przejdź do KSeF > Lista faktur z KSeF.
- Zaznacz jedną lub więcej faktur.
- Wybierz opcję Uruchom Kategoryzator dokumentów z dolnego paska narzędzi.
Operacja jest wykonywana wyłącznie na fakturach w stanie Niezakwalifikowany. Jeżeli wśród zaznaczonych są faktury już zakwalifikowane, system wyświetli pytanie potwierdzające przed wykonaniem operacji i wykona operację tylko dla faktur spełniających warunki.
Oznaczenia kategorii na liście i formularzu
Wynik kategoryzacji jest widoczny w kolumnie Kategoria zakupu na liście faktur z KSeF oraz przy polu kategorii na formularzu faktury. Ikonka przy kategorii informuje o jej źródle.
| Ikonka | Znaczenie |
|---|---|
|
Kategoria przypisana przez AI na podstawie historii kontrahenta |
 |
Kategoria przypisana przez AI na podstawie nazw pozycji — wymaga weryfikacji |
|
Kategoria zmieniona przez użytkownika |
 |
Kategoryzacja w toku |
| (brak ikonki) | Kategoria z ustawień kontrahenta lub Agent nie przetwarzał tej faktury |
Nad listą dostępny jest filtr Kategoryzator dokumentów, który pozwala wyświetlić faktury według statusu kategoryzacji.
Weryfikacja i zmiana kategorii
Na formularzu faktury z KSeF
W sekcji „Działania AI” jest widoczna informacja czy kategoria została przypisana przez agenta oraz czy przypisanie nastąpiło na podstawie wcześniejszej, podobnej faktury czy na podstawie dopasowania nazwy produktów na fakturze i pozycji ze słonika kategorii.
W sekcji Informacje dla biura rachunkowego na formularzu faktury widoczne jest pole Kategoria zakupu z ikonką AI, jeżeli kategorię przypisał Agent.
Aby zaakceptować sugestię AI — nie musisz nic robić. Kategoria jest już przypisana. Przenosisz fakturę do odpowiedniej ewidencji.
Aby zmienić kategorię — wybierz inną pozycję z listy. Ikonka AI zniknie, a system zapisze informację o zmianie (służy to doskonaleniu dokładności Agenta).
Ważne: kategorię możesz zmienić tylko na fakturze niezakwalifikowanej. Po zakwalifikowaniu faktury do Faktur zakupu lub Faktury kosztowej pole jest dostępne tylko do odczytu.
