Podczas wystawiania dokumentu w systemie Comarch Betterfly, Użytkownik może wybrać jeden z trybów pracy z KSeF, dostosowany do aktualnej sytuacji technicznej lub prawnej.
1. Tryb Online (Standardowy)#
- Kiedy stosować: Jest to domyślny tryb pracy systemu, gdy internet oraz bramka ministerialna działają poprawnie.
- Działanie: Faktura po zatwierdzeniu jest niezwłocznie przesyłana do KSeF.
- Skutek: Dokument automatycznie otrzymuje oficjalny numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Faktura jest od razu przenoszona do rejestru VAT sprzedaży i księgowana.
2. Tryby pracy przy utrudnieniach (Offline i Awaria)#
W poniższych trybach dokument jest od razu księgowany w rejestrze VAT ze specjalnymi kodami JPK (co zapewnia poprawność deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF). Po późniejszym przesłaniu faktury, numer KSeF zostanie automatycznie uzupełniony w księgowości.
-
Tryb Offline24 (Niedostępność po stronie użytkownika)
- Kiedy: Gdy masz problem z własnym łączem internetowym lub infrastrukturą, a system ministerialny działa poprawnie.
- Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Comach Betterfly bez natychmiastowego połączenia z serwerami MF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
- Termin wysyłki: Niezwłocznie po rozwiązaniu problemu, nie później niż w następnym dniu roboczym.
-
Wydruk: Zawiera specjalne oznaczenia i kod QR (na podstawie certyfikatu offline).
-
Tryb Offline (Planowana niedostępność KSeF)
- Kiedy: Podczas ogłoszonych przerw technicznych i prac serwisowych Ministerstwa Finansów.
- Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly, mimo braku możliwości nawiązania połączenia z bramką KSeF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
- Termin wysyłki: W ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia przerwy technicznej.
-
Wydruk: Posiada tytuł dostosowany do kontrahenta oraz kody QR.
-
Awaria KSeF (Czasowa awaria systemu MF)
- Kiedy: W sytuacjach nieprzewidzianych nagłych usterek technicznych po stronie Ministerstwa Finansów.
- Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly bez konieczności nawiązania połączenia z bramką KSeF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
- Termin wysyłki: Masz na to 7 dni od momentu ustania awarii.
-
Wydruk: Zawiera dwa kody QR (Offline i Certyfikat) oraz tytuł dostosowany do typu kontrahenta.
3. Tryb Awaria całkowita (Krytyczna niedostępność systemu MF)#
- Kiedy stosować: W sytuacjach nadzwyczajnych, przy długotrwałym błędzie centralnej infrastruktury KSeF przez dłuższy czas.
- Działanie: Program pozwala na wystawienie faktury lokalnie w Comarch Betterfly.
- Termin wysyłki:Zgodnie z przepisami dla tego trybu, dokumenty te nie muszą być przesyłane do KSeF po ustaniu awarii. Faktura od razu trafia do rejestrów VAT i stanowi pełnoprawną podstawę do rozliczeń.
4. Tryb Nie podlega (Wyłączenie z obsługi KSeF)#
- Kiedy stosować: Dla dokumentów, które z mocy prawa nie trafiają do KSeF (np. faktury dla osób fizycznych – B2C, jeśli wyłączono ich automatyczną wysyłkę).
- Działanie: System nie podejmuje prób połączenia z serwerami MF.
-
Skutek: Faktura po zatwierdzeniu otrzymuje status finalny i trafia do rejestrów VAT. Na wydruku nie pojawiają się elementy charakterystyczne dla KSeF (kody QR czy numer identyfikacyjny).