Jakie są tryby wystawiania faktury w KSeF i kiedy je stosować?

Podczas wystawiania dokumentu w systemie Comarch Betterfly, Użytkownik może wybrać jeden z trybów pracy z KSeF, dostosowany do aktualnej sytuacji technicznej lub prawnej.

1. Tryb Online (Standardowy)

• Kiedy stosować: Jest to domyślny tryb pracy systemu, gdy internet oraz bramka ministerialna działają poprawnie.
• Działanie: Faktura po zatwierdzeniu jest niezwłocznie przesyłana do KSeF.

• Skutek: Dokument automatycznie otrzymuje oficjalny numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Faktura jest od razu przenoszona do rejestru VAT sprzedaży i księgowana.

2. Tryby pracy przy utrudnieniach (Offline i Awaria)

W poniższych trybach dokument jest od razu księgowany w rejestrze VAT ze specjalnymi kodami JPK (co zapewnia poprawność deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF). Po późniejszym przesłaniu faktury, numer KSeF zostanie automatycznie uzupełniony w księgowości.

• Tryb Offline24 (Niedostępność po stronie użytkownika)

  • Kiedy: Gdy masz problem z własnym łączem internetowym lub infrastrukturą, a system ministerialny działa poprawnie.
  • Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Comach Betterfly bez natychmiastowego połączenia z serwerami MF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
  • Termin wysyłki: Niezwłocznie po rozwiązaniu problemu, nie później niż w następnym dniu roboczym.

  • Wydruk: Zawiera specjalne oznaczenia i kod QR (na podstawie certyfikatu offline).

• Tryb Offline (Planowana niedostępność KSeF)

  • Kiedy: Podczas ogłoszonych przerw technicznych i prac serwisowych Ministerstwa Finansów.
  • Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly, mimo braku możliwości nawiązania połączenia z bramką KSeF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
  • Termin wysyłki: W ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia przerwy technicznej.

  • Wydruk: Posiada tytuł dostosowany do kontrahenta oraz kody QR.
    

• Awaria KSeF (Czasowa awaria systemu MF)

  • Kiedy: W sytuacjach nieprzewidzianych nagłych usterek technicznych po stronie Ministerstwa Finansów.
  • Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly bez konieczności nawiązania połączenia z bramką KSeF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
  • Termin wysyłki: Masz na to 7 dni od momentu ustania awarii.

  • Wydruk: Zawiera dwa kody QR (Offline i Certyfikat) oraz tytuł dostosowany do typu kontrahenta.
    

3. Tryb Awaria całkowita (Krytyczna niedostępność systemu MF)

• Kiedy stosować: W sytuacjach nadzwyczajnych, przy długotrwałym błędzie centralnej infrastruktury KSeF przez dłuższy czas.
• Działanie: Program pozwala na wystawienie faktury lokalnie w Comarch Betterfly.
• Termin wysyłki:Zgodnie z przepisami dla tego trybu, dokumenty te nie muszą być przesyłane do KSeF po ustaniu awarii. Faktura od razu trafia do rejestrów VAT i stanowi pełnoprawną podstawę do rozliczeń.

4. Tryb Nie podlega (Wyłączenie z obsługi KSeF)

• Kiedy stosować: Dla dokumentów, które z mocy prawa nie trafiają do KSeF (np. faktury dla osób fizycznych – B2C, jeśli wyłączono ich automatyczną wysyłkę).
• Działanie: System nie podejmuje prób połączenia z serwerami MF.

• Skutek: Faktura po zatwierdzeniu otrzymuje status finalny i trafia do rejestrów VAT. Na wydruku nie pojawiają się elementy charakterystyczne dla KSeF (kody QR czy numer identyfikacyjny).