Sposób numerowania zależy od wybranego na dokumencie schematu numeracji. Dla każdego rodzaju dokumentu można zdefiniować wiele schematów numeracji. Podczas wystawiania dokumentu Użytkownik wskazuje jeden z nich, według którego nadawany będzie numer.
Dodanie nowego schematu numeracji
Dodawanie nowego schematu numeracji dla dokumentu możliwe jest z poziomu Ustawienia / Numeracja dokumentów / Schematy numeracji
Podczas dodawania nowego schematu pojawia się kreator, który umożliwia:
- wybranie rodzaju dokumentu, dla którego definiowany jest schemat
- zdefiniowanie elementów wchodzących w skład nowego schematu
Schemat numeracji może być zbudowany z maksymalnie pięciu elementów. Aby dodać nowy element należy kliknąć w przycisk Dodaj kolejny element i wskazać potrzebną wartość. Elementy można ustawiać we właściwej kolejności w schemacie przeciągając je na odpowiednie miejsce.
Każdy schemat numeracji musi się zawierać co najmniej symbol, rok oraz numer.
Symbol (obowiązkowy) – może zawierać 5 znaków alfanumerycznych.
Rok (obowiązkowy) – może być zdefiniowany w formacie dwu- lub czterocyfrowym. Domyślnie w nowym schemacie zdefiniowany jest Rok (YYYY) – w postaci czterocyfrowej, aby to zmienić należy usunąć ten element i dodać element Rok (YY).
Numer (obowiązkowy) – może być uzupełniany zerami wiodącymi tak, by zawsze miał taką samą długość (000001, 000002, 000003…). Aby zdefiniować format numeru należy w schemacie uzupełnić go zerami do potrzebnej długości:
Miesiąc – może być zdefiniowany w schemacie jako Miesiąc (wtedy jest podstawiany do schematu jako cyfra (1,2,3…11,12) lub w postaci dwucyfrowej jako Miesiąc (MM) – wtedy numer miesiąca jest uzupełniany zerami wiodącymi (01,02,03…11,12). Taki sposób oznaczania miesiąca w numerze ułatwia późniejsze sortowanie dokumentów na liście. Jeśli w schemacie numeracji umieszczony jest miesiąc – dokumenty są numerowane w ramach danego miesiąca.
Seria – dokumenty mogą być dodatkowo rozróżniane za pomocą serii, wskazywanej bezpośrednio podczas wystawiania dokumentu. Dokumenty w ramach każdej serii mają osobną numerację. Można je wykorzystać na przykład do rozróżniania dokumentów wystawianych przez użytkowników konta. Więcej informacji – kliknij tutaj.
Na schemacie numeracji dostępne są dwa dodatkowe parametry, które ułatwiają zarządzanie dostępnymi schematami:
– schemat oznaczony jako domyślny jest proponowany na nowo wystawianych dokumentach,
– parametr Schemat nieaktywny służy do oznaczania tych schematów, które nie są już wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów. Aby ponownie aktywować schemat wystarczy odznaczyć parametr.
Schematy, które nie zostały użyte w programie (nie wystawiono dokumentów) Użytkownik może usuwać.