Jak pobrać / odebrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz przenieść do faktur kosztowych lub faktur zakupu.

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wybranie odpowiedniego środowiska. Więcej informacji na ten temat w artykule: Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Uprawnienia Użytkowników

Możliwość importu dokumentów z KSeF zależy od uprawnień nadanych w sekcji KSeF na formularzu roli:

• Administrator: ma uprawnienie włączone domyślnie.

• Pozostałe role: uprawnienie musi zostać nadane przez Administratora.

Więcej informacji na temat nadawania uprawnień Użytkownikom można przeczytać w artykule: Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF w Comarch Betterfly.

Gdzie znaleźć listę faktur z KSeF?

Listę Faktury z KSeF możesz otworzyć z kilku miejsc w programie:

1. Menu Koszty – Faktury z KSeF.                                   

2. Menu Koszty – Faktury kosztowe (przycisk Pokaż listę faktur z KSeF nad listą).

3. Menu Koszty – Faktury zakupu (przycisk Pokaż listę faktur z KSeF nad listą).

4. Menu Księgowość – Rejestr VAT zakupów (przycisk Pokaż listę faktur z KSeF nad listą).

5. Pulpit startowy – możesz dodać skrót, klikając ikonę ołówka i zaznaczając opcję Pokaż listę faktur z KSeF.

Gdy pojawi się okno Dostosuj skróty użytkownika, należy odznaczyć jeden z zaznaczonych skrótów i zaznaczyć Pokaż listę faktur z KSeF:

Pobieranie faktur z systemu KSeF

Na liście faktur użyj przycisku Pobierz z KSeF. Program sprawdzi konfigurację połączenia:

• Brak konfiguracji: Pojawi się okno umożliwiające przejście do ustawień.

• Konfiguracja poprawna: Pojawi się okno wyboru okresu:

  • Pierwszy import: Domyślnie ustawiony od 1. dnia bieżącego miesiąca do dzisiaj. Możesz tu włączyć automatyczne pobieranie faktur po zalogowaniu.

  • Kolejny import: Domyślnie od daty ostatniego pobranego dokumentu do dzisiaj.

Po kliknięciu Pobierz, proces zostanie uruchomiony w tle.

Informację o zakończeniu znajdziesz w Centrum powiadomień.

Jeżeli pobrano nowe faktury Użytkownik z poziomu komunikatu wyświetlanego w Centrum powiadomień może przejść na listę Faktury z KSeF odfiltrowaną do faktur niezakwalifikowanych.

Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:

• Numer – numer dokumentu
• NIP – NIP kontrahenta,
• Kontrahent – nazwa kontrahenta,
• Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF,
• Data przesłania – jest to data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy,
• Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
• VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
• Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
• Waluta – symbol waluty,
• Status – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Przeniesiony do rejestru VAT, Przeniesiony do faktury zakupu, Zarchiwizowany.

Z poziomu listy dostępne są dwa rodzaje filtrów:

• Status – domyślnie filtr przyjmuje wartość Niezakwalifikowane – na liście są widoczne dokumenty niezakwalifikowane.

• Okres – domyślnie filtr przyjmuje wartość Wszystkie. Okres można zawęzić do konkretnego zakresu dat.

Z poziomu listy dostępny jest eksport listy do arkusza Excel (za pomocą przycisku Eksport do arkusza Excel dostępnym przed przyciskiem Pobierz z KSeF).

Podgląd dokumentu pobranego z KSeF

Z poziomu listy faktur z KSeF, po kliknięciu na numer faktury, zostanie podniesiony formularz, który jest podzielony na 2 części:

po lewej stronie umieszczona jest wizualizacja faktury z KSeF,

po prawej stronie znajdują się następujące sekcje:

Kwalifikacja – w programie Comarch Betterfly zdefiniowano 4 kwalifikacje jakimi można opisać dokumenty z KSeF:

• Niezweryfikowany– kwalifikacja ustawiona na dokumencie domyślnie po pobraniu dokumentu z KSeF, oznacza, że dokument nie został jeszcze sprawdzony lub trwa jego weryfikacja z kontrahentem, w polu Notatka można wprowadzić odpowiednią adnotację na ten temat,
• Faktura kosztowa – kwalifikacja przeznaczona dla dokumentów, które są od razu kwalifikowane jako koszty np. wydatki administracyjne, operacyjne, różnego rodzaju usługi. Tego typu faktury zostaną przeniesione do rejestru VAT zakupu, z taką ilością pozycji ile jest stawek VAT na dokumencie (bez wyszczególniania poszczególnych pozycji towarowych),
• Zakup towarów – kwalifikacja przeznaczona dla faktur, które dokumentują zakup produktów do dalszej odsprzedaży. Taka faktura zostanie przeniesiona jako Faktura zakupu do menu Koszty – Faktury zakupu, czyli będą na niej wyszczególnione poszczególne towary.
• Archiwum – kwalifikacja przeznaczona dla pozostałych dokumentów, w szczególności dla dokumentów, które użytkownik odrzucił i nie chce ich przenosić do ewidencji podatkowych ani przekazywać do księgowego. W polu Notatka można wprowadzić odpowiednią adnotację na ten temat.

Sekcje widoczne dla każdego rodzaju kwalifikacji:

• KSeF – znajdują się tutaj dane odczytane z dokumentu pobranego z KSeF. Dane nie są możliwe do edycji.
• Notatka – w tym polu użytkownik może  wprowadzić komentarz do dokumentu, w szczególności jeżeli trwają wyjaśnienia z kontrahentem lub użytkownik nie decyduje się jej wprowadzić w koszty / przekazywać księgowemu. Notatka nie jest przenoszona na dokumenty, które powstają przy kwalifikacji jako faktura kosztowa lub zakup towarów.
• Sprzedawca – sekcja jest dostępna, gdy nie uda się zidentyfikować kontrahenta o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF. Wtedy automatycznie zaznaczana jest opcja Zapisz kartę kontrahenta, a po zapisaniu dokumentu zostanie założona nowa karta kontrahenta.

Sekcje widoczne tylko na Fakturze kosztowej i obsługa kwalifikacji do faktury kosztowej:

Dane transakcyjne – Użytkownik może zmienić datę wpływu, termin i formę zapłaty, które zostaną przeniesione na dokument w rejestrze VAT oraz płatność.

Jeżeli kontrahent został zidentyfikowany a rodzaj formy płatności pobranej z KSeF jest zgodny z rodzajem na karcie kontrahenta to forma płatności zostanie przeniesiona z karty kontrahenta. W przeciwnym wypadku forma zapłaty w sekcji Data i forma zapłaty zostanie uzupełniona zgodnie z poniższym:

• gotówka, gdy forma płatności z KSeF gotówka, bon, czek, mobilna,
• przelew, gdy forma płatności z KSeF kredyt, przelew,
• karta, gdy forma płatności z KSeF karta.

W sytuacji gdy pole forma płatności w sekcji KSeF jest puste forma zapłaty w sekcji Data i forma zapłaty zostanie uzupełniona jak poniżej:

• gdy zidentyfikowano kontrahenta przeniesie się forma płatności z karty kontrahenta,
• gdy nie udało się zidentyfikować kontrahenta przeniesie się domyślna forma płatności z Konfiguracji.

W przypadku gdy w  sekcji KSeF pole Termin płatności nie jest uzupełnione, w polu Termin zapłaty podpowie się data liczona zgodnie z datą przesłania oraz formą zapłaty.

JPK_V7 – w przypadku gdy weryfikacja statusu podatnika będzie negatywna lub nie uda się sprawdzić statusu parametr Uwzględniać w JPK_V7 zostanie odznaczony.

Waluta – sekcja jest widoczna, gdy wybrana jest kwalifikacja Przenieś do rejestru VAT oraz waluta na pobranej fakturze z KSeF jest inna niż PLN.

Pozycje – znajdują się tutaj dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Użytkownik ma możliwość modyfikacji danych w tej sekcji.

Opis/ Informacje dla Biura rachunkowego –  sekcja może przyjmować nazwę Opis lub Informacje dla Biura rachunkowego zgodnie z poniższym:

• Opis, gdy nie jest włączona Internetowa Wymiana Dokumentów, lub gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów, ale w Konfiguracji został odznaczony parametr Korzystam z kategorii otrzymanych z Biura Rachunkowego.
• Informacje dla Biura rachunkowego, gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów, a w Konfiguracji został zaznaczony parametr Korzystam z kategorii otrzymanych z Biura Rachunkowego.

Po weryfikacji danych, jeżeli faktura pochodzi ze środowiska produkcyjnego KSeF, fakturę kosztową można przenieść do rejestru VAT zakupu za pomocą przycisku Zapisz i przenieś do rejestru VAT. Jeżeli faktura pochodzi ze środowiska Demo – nie można jej przenieść do rejestru VAT zakupów.

Kontrola duplikacji

Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT. Jeżeli aplikacja wykryje dokument od tego samego kontrahenta i z takim samym numerem – zaproponuje powiązanie dokumentów. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT nie ma numeru KSeF – zostanie on uzupełniony.

Po przeniesieniu faktury pojawia się menu kontekstowe, z którego można wrócić na listę faktur z KSeF, przejść do weryfikacji kolejnego dokumentu z KSeF, otworzyć ponownie dokument z KSeF, przejść na listę faktur w rejestrach VAT lub otworzyć dokument utworzony w rejestrze VAT zakupów:

Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT formularz dokumentu pobranego z KSeF jest widoczny w trybie tylko do odczytu.

Z poziomu formularza dokumentu pobranego z KSeF można przejść do zapisu w rejestrze VAT za pomocą przycisku Zobacz dokument w rejestrze VAT.

Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT, a pobranym z KSeF:

• nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF,
• na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przesłania, data wpływu ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia do KSeF, natomiast data zakupu jest zgodna z datą dostawy.

Obsługa kwalifikacji do faktury zakupu

Jeżeli faktura dokumentuje zakup towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży, można ją zakwalifikować do Faktur zakupu. W tym przypadku użytkownik przenosi fakturę za pomocą przycisku Przekształć do faktury zakupu. W wyniku tej operacji podnosi się formularz Faktury zakupu z danymi uzupełnionymi z faktury pobranej z KSeF. W szczególności z pozycjami, które należy zweryfikować: żółty trójkąt z wykrzyknikiem oznacza, że system nie znalazł odpowiadającego produktu w słowniku produktów. Pozycja z faktury KSeF nie została automatycznie dopasowana do żadnego z Twoich produktów – w kolumnie „Produkt w bazie” pojawi się wtedy „Niezmapowane”. Gdyby produkt został rozpoznany, zamiast trójkąta pojawi się zielony znacznik (ptaszek).

• Jak system identyfikuje pozycje

Przy tworzeniu faktury zakupu system automatycznie próbuje rozpoznać każdą pozycję z faktury KSeF w trzech krokach:

1. Po kodzie EAN – jeśli pozycja na fakturze ma kod EAN, system szuka produktu z takim samym kodem w słowniku produktów.

2. Po tabeli dopasowań – jeśli nie znaleziono po EAN, system sprawdza, czy dla danego kontrahenta istnieją wcześniejsze powiązania (np. z poprzednich faktur) na podstawie nazwy produktu u dostawcy lub kodu.

3. Po nazwie produktu – jeśli nadal nie znaleziono, system szuka produktu o identycznej nazwie w słowniku produktów.

Jeśli żaden z tych kroków nie dał wyniku, pozycja zostaje oznaczona trójkątem ostrzegawczym i statusem „Niezmapowane”.

• Co zrobić gdy nie znaleziono towaru

Użytkownik ma do dyspozycji przycisk Weryfikuj, który otwiera okno dialogowe weryfikacji pozycji.

W tym oknie, przy każdej niezmapowanej pozycji, w menu kontekstowym wiersza dostępna jest opcja Powiąż z produktem. Po jej wybraniu otwiera się lista produktów ze słownika, w której można wyszukać i wybrać odpowiedni produkt.

Jeśli produkt nie istnieje jeszcze w słowniku, z tego samego okna dialogowego można dodać nowy produkt – system umożliwia przejście do formularza tworzenia nowego produktu, a po jego zapisaniu automatycznie powiąże go z daną pozycją faktury.

• Kontrola duplikacji przy przenoszeniu faktury zakupu

Kontrola duplikacji przebiega podobnie jak przy przenoszeniu faktury kosztowej do rejestru VAT zakupu. Weryfikacja duplikacji obejmuje faktury wprowadzone na liście Faktury zakupu.

Zobacz także:

Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?

Co zrobić z fakturą pobraną / odebraną z KSeF, która budzi wątpliwości (pakiet eFaktury Plus)?

Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Integracja Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)