Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wybranie odpowiedniego środowiska. Więcej informacji na ten temat w artykule: Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Uprawnienie dotyczące importu dokumentów z KSeF znajduje się na formularzu roli w sekcji KSeF. Dla roli Administrator jest ono domyślne włączone, natomiast na pozostałych rolach, jeżeli Użytkownicy mają mieć możliwość importu, uprawnienie jest nadawane przez Administratora. Więcej informacji na temat nadawania uprawnień Użytkownikom można przeczytać w artykule: Jak nadać uprawnienia Użytkownikowi poprzez przypisanie mu roli?
Lista Faktury z KSeF
Listę Faktury z KSeF można wywołać z poziomu:
- menu Koszty – Faktury z KSeF
- menu Koszty – Faktury kosztowe, za pomocą przycisku Pokaż listę faktur z KSeF, który znajduje się nad listą:
- menu Koszty – Faktury zakupu (lista przeznaczona do wprowadzania faktur za produkty przeznaczone do dalszej odsprzedaży), za pomocą przycisku Pokaż listę faktur z KSeF, który znajduje się nad listą:
- menu Księgowość – Rejestr VAT zakupów, za pomocą przycisku Pokaż listę faktur z KSeF, który znajduje się nad listą:
- Na pulpicie startowym jest możliwość ustawienia skrótu do listy faktur z KSeF. Aby wybrać skrót należy kliknąć na przycisk ołówka w prawym górnym rogu:
Gdy pojawi się okno Dostosuj skróty użytkownika, należy odznaczyć jeden z zaznaczonych skrótów i zaznaczyć Pokaż listę faktur z KSeF:
Po przejściu na listę Faktury z KSeF Użytkownik ma możliwość pobrania faktur z KSeF za wybrany okres za pomocą przycisku Pobierz z KSeF.
Po uruchomieniu procesu importu program sprawdza czy jest skonfigurowana wymiana danych z KSeF:
- Jeśli nie, pojawi się odpowiednie okno, z którego będzie można przejść do ustawień:
- Jeśli wymiana danych z KSeF jest skonfigurowana – pojawi się okno, na którym należy wskazać okres, za jaki faktury mają zostać pobrane
- jeśli jest to pierwszy import z KSeF, to domyślnie ustawi się zakres dat od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej. Dodatkowo możliwość zaznaczenia parametru o automatycznym pobieraniu faktur kosztowych z KSeF po zalogowaniu do programu:
-
- Jeśli jest to kolejny import, to domyślnie ustawi się zakres dat od ostatniego pobranego dokumentu do daty bieżącej.
Po kliknięciu na przycisk Pobierz, import faktur zostanie uruchomiony w tle i pojawi się toast z informacją: Trwa pobieranie faktur z KSeF. Po jego zakończeniu otrzymasz komunikat w Centrum powiadomień.
Informacje o rezultacie importu faktur są widoczne w Centrum powiadomień.
Jeżeli pobrano nowe faktury Użytkownik z poziomu komunikatu wyświetlanego w Centrum powiadomień może przejść na listę Faktury z KSeF odfiltrowaną do faktur niezakwalifikowanych.
Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:
- Numer – numer dokumentu
- NIP – NIP kontrahenta,
- Kontrahent – nazwa kontrahenta,
- Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF,
- Data przesłania – jest to data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy,
- Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
- VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
- Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
- Waluta – symbol waluty,
- Status – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Przeniesiony do rejestru VAT, Przeniesiony do faktury zakupu, Zarchiwizowany.
Z poziomu listy dostępne są dwa rodzaje filtrów:
- Status – domyślnie filtr przyjmuje wartość Niezakwalifikowane – na liście są widoczne dokumenty niezakwalifikowane.
-
Okres – domyślnie filtr przyjmuje wartość Wszystkie. Okres można zawęzić do konkretnego zakresu dat.
Z poziomu listy dostępny jest eksport listy do arkusza Excel (za pomocą przycisku Eksport do arkusza Excel dostępnym przed przyciskiem Pobierz z KSeF).
Podgląd dokumentu pobranego z KSeF
Z poziomu listy faktur z KSeF, po kliknięciu na numer faktury, zostanie podniesiony formularz, który jest podzielony na 2 części:
po lewej stronie umieszczona jest wizualizacja faktury z KSeF,
po prawej stronie znajdują się następujące sekcje:
Kwalifikacja – w programie Comarch Betterfly zdefiniowano 4 kwalifikacje jakimi można opisać dokumenty z KSeF:
- Niezweryfikowany– kwalifikacja ustawiona na dokumencie domyślnie po pobraniu dokumentu z KSeF, oznacza, że dokument nie został jeszcze sprawdzony lub trwa jego weryfikacja z kontrahentem, w polu Notatka można wprowadzić odpowiednią adnotację na ten temat,
- Faktura kosztowa – kwalifikacja przeznaczona dla dokumentów, które są od razu kwalifikowane jako koszty np. wydatki administracyjne, operacyjne, różnego rodzaju usługi. Tego typu faktury zostaną przeniesione do rejestru VAT zakupu, z taką ilością pozycji ile jest stawek VAT na dokumencie (bez wyszczególniania poszczególnych pozycji towarowych),
- Zakup towarów – kwalifikacja przeznaczona dla faktur, które dokumentują zakup produktów do dalszej odsprzedaży. Taka faktura zostanie przeniesiona jako Faktura zakupu do menu Koszty – Faktury zakupu, czyli będą na niej wyszczególnione poszczególne towary.
- Archiwum – kwalifikacja przeznaczona dla pozostałych dokumentów, w szczególności dla dokumentów, które użytkownik odrzucił i nie chce ich przenosić do ewidencji podatkowych ani przekazywać do księgowego. W polu Notatka można wprowadzić odpowiednią adnotację na ten temat.
Sekcje widoczne dla każdego rodzaju kwalifikacji:
- KSeF – znajdują się tutaj dane odczytane z dokumentu pobranego z KSeF. Dane nie są możliwe do edycji.
- Notatka – w tym polu użytkownik może wprowadzić komentarz do dokumentu, w szczególności jeżeli trwają wyjaśnienia z kontrahentem lub użytkownik nie decyduje się jej wprowadzić w koszty / przekazywać księgowemu. Notatka nie jest przenoszona na dokumenty, które powstają przy kwalifikacji jako faktura kosztowa lub zakup towarów.
- Sprzedawca – sekcja jest dostępna, gdy nie uda się zidentyfikować kontrahenta o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF. Wtedy automatycznie zaznaczana jest opcja Zapisz kartę kontrahenta, a po zapisaniu dokumentu zostanie założona nowa karta kontrahenta.
Sekcje widoczne tylko na Fakturze kosztowej i obsługa kwalifikacji do faktury kosztowej:
Dane transakcyjne – Użytkownik może zmienić datę wpływu, termin i formę zapłaty, które zostaną przeniesione na dokument w rejestrze VAT oraz płatność.
Jeżeli kontrahent został zidentyfikowany a rodzaj formy płatności pobranej z KSeF jest zgodny z rodzajem na karcie kontrahenta to forma płatności zostanie przeniesiona z karty kontrahenta. W przeciwnym wypadku forma zapłaty w sekcji Data i forma zapłaty zostanie uzupełniona zgodnie z poniższym:
- gotówka, gdy forma płatności z KSeF gotówka, bon, czek, mobilna,
- przelew, gdy forma płatności z KSeF kredyt, przelew,
- karta, gdy forma płatności z KSeF karta.
W sytuacji gdy pole forma płatności w sekcji KSeF jest puste forma zapłaty w sekcji Data i forma zapłaty zostanie uzupełniona jak poniżej:
- gdy zidentyfikowano kontrahenta przeniesie się forma płatności z karty kontrahenta,
- gdy nie udało się zidentyfikować kontrahenta przeniesie się domyślna forma płatności z Konfiguracji.
W przypadku gdy w sekcji KSeF pole Termin płatności nie jest uzupełnione, w polu Termin zapłaty podpowie się data liczona zgodnie z datą przesłania oraz formą zapłaty.
JPK_V7 – w przypadku gdy weryfikacja statusu podatnika będzie negatywna lub nie uda się sprawdzić statusu parametr Uwzględniać w JPK_V7 zostanie odznaczony.
Waluta – sekcja jest widoczna, gdy wybrana jest kwalifikacja Przenieś do rejestru VAT oraz waluta na pobranej fakturze z KSeF jest inna niż PLN.
Pozycje – znajdują się tutaj dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Użytkownik ma możliwość modyfikacji danych w tej sekcji.
Opis/ Informacje dla Biura rachunkowego – sekcja może przyjmować nazwę Opis lub Informacje dla Biura rachunkowego zgodnie z poniższym:
- Opis, gdy nie jest włączona Internetowa Wymiana Dokumentów, lub gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów, ale w Konfiguracji został odznaczony parametr Korzystam z kategorii otrzymanych z Biura Rachunkowego.
- Informacje dla Biura rachunkowego, gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów, a w Konfiguracji został zaznaczony parametr Korzystam z kategorii otrzymanych z Biura Rachunkowego.
Po weryfikacji danych, jeżeli faktura pochodzi ze środowiska produkcyjnego KSeF, fakturę kosztową można przenieść do rejestru VAT zakupu za pomocą przycisku Zapisz i przenieś do rejestru VAT. Jeżeli faktura pochodzi ze środowiska Demo – nie można jej przenieść do rejestru VAT zakupów.
Kontrola duplikacji
Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT. Jeżeli aplikacja wykryje dokument od tego samego kontrahenta i z takim samym numerem – zaproponuje powiązanie dokumentów. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT nie ma numeru KSeF – zostanie on uzupełniony.
Po przeniesieniu faktury pojawia się menu kontekstowe, z którego można wrócić na listę faktur z KSeF, przejść do weryfikacji kolejnego dokumentu z KSeF, otworzyć ponownie dokument z KSeF, przejść na listę faktur w rejestrach VAT lub otworzyć dokument utworzony w rejestrze VAT zakupów:
Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT formularz dokumentu pobranego z KSeF jest widoczny w trybie tylko do odczytu.
Z poziomu formularza dokumentu pobranego z KSeF można przejść do zapisu w rejestrze VAT za pomocą przycisku Zobacz dokument w rejestrze VAT.
Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT, a pobranym z KSeF:
- nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF,
- na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przesłania, data wpływu ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia do KSeF, natomiast data zakupu jest zgodna z datą dostawy.
Obsługa kwalifikacji do faktury zakupu
Jeżeli faktura dokumentuje zakup towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży, można ją zakwalifikować do Faktur zakupu. W tym przypadku użytkownik przenosi fakturę za pomocą przycisku Przekształć do faktury zakupu. W wyniku tej operacji podnosi się formularz Faktury zakupu z danymi uzupełnionymi z faktury pobranej z KSeF. W szczególności z pozycjami, które należy zweryfikować: żółty trójkąt z wykrzyknikiem oznacza, że system nie znalazł odpowiadającego produktu w słowniku produktów. Pozycja z faktury KSeF nie została automatycznie dopasowana do żadnego z Twoich produktów – w kolumnie „Produkt w bazie” pojawi się wtedy „Niezmapowane”. Gdyby produkt został rozpoznany, zamiast trójkąta pojawi się zielony znacznik (ptaszek).
- Jak system identyfikuje pozycje
Przy tworzeniu faktury zakupu system automatycznie próbuje rozpoznać każdą pozycję z faktury KSeF w trzech krokach:
-
Po kodzie EAN – jeśli pozycja na fakturze ma kod EAN, system szuka produktu z takim samym kodem w słowniku produktów.
-
Po tabeli dopasowań – jeśli nie znaleziono po EAN, system sprawdza, czy dla danego kontrahenta istnieją wcześniejsze powiązania (np. z poprzednich faktur) na podstawie nazwy produktu u dostawcy lub kodu.
-
Po nazwie produktu – jeśli nadal nie znaleziono, system szuka produktu o identycznej nazwie w słowniku produktów.
Jeśli żaden z tych kroków nie dał wyniku, pozycja zostaje oznaczona trójkątem ostrzegawczym i statusem „Niezmapowane”.
- Co zrobić gdy nie znaleziono towaru
Użytkownik ma do dyspozycji przycisk Weryfikuj, który otwiera okno dialogowe weryfikacji pozycji.
W tym oknie, przy każdej niezmapowanej pozycji, w menu kontekstowym wiersza dostępna jest opcja Powiąż z produktem. Po jej wybraniu otwiera się lista produktów ze słownika, w której można wyszukać i wybrać odpowiedni produkt.
Jeśli produkt nie istnieje jeszcze w słowniku, z tego samego okna dialogowego można dodać nowy produkt – system umożliwia przejście do formularza tworzenia nowego produktu, a po jego zapisaniu automatycznie powiąże go z daną pozycją faktury.
- Kontrola duplikacji przy przenoszeniu faktury zakupu
Kontrola duplikacji przebiega podobnie jak przy przenoszeniu faktury kosztowej do rejestru VAT zakupu. Weryfikacja duplikacji obejmuje faktury wprowadzone na liście Faktury zakupu.
Zobacz także:
Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?
Co zrobić z fakturą pobraną / odebraną z KSeF, która budzi wątpliwości (pakiet eFaktury Plus)?
Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Integracja Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
