Jak zamknąć miesiąc przy współpracy z biurem rachunkowym?

Proces zamykania miesiąca pozwala klientowi biura rachunkowego potwierdzić, że wprowadził i przekazał wszystkie wymagane dokumenty za dany miesiąc. Umożliwia to księgowemu rozpoczęcie prac związanych z zamknięciem księgowym miesiąca i przygotowaniem deklaracji podatkowych.

Zamknięcie miesiąca jest możliwe, gdy użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD).

Miesiąc może być zamknięty:

• z poziomu programu Comarch Betterfly przez użytkownika,
• z poziomu programu Comarch ERP Optima przez biuro rachunkowe,
• automatycznie po upływie terminu na zamknięcie miesiąca – w przypadku gdy biuro rachunkowe przesłało termin i miesiąc nie został wcześniej zamknięty przez użytkownika lub księgowego.

Funkcja Zamknięcie miesiąca może być stosowana przez biuro rachunkowe w dwóch trybach:

• fakultatywnym – klient biura rachunkowego sam wybiera moment w którym zamyka miesiąc lub miesiąc zamyka księgowy gdy w inny sposób otrzyma potwierdzenie od klienta o dostarczeniu wszystkich dokumentów – jest to domyślny tryb działania funkcji,
• obligatoryjnym – księgowy ustala termin na zamykanie miesięcy – klient biura rachunkowego może zamknąć miesiąc przed upływem terminu ale jeżeli tego nie zrobi – miesiąc zostanie zamknięty automatycznie po upływie terminu. Wprowadzanie kolejnych dokumentów do zamkniętego miesiąca będzie zablokowane i klient biura rachunkowego będzie mógł wprowadzić dokumenty albo do bieżącego miesiąca albo będzie mógł poprosić księgowego o otwarcie miesiąca.

Obsługa zamknięcia miesiąca

Zamknięcie miesiąca przez użytkownika jest możliwe za pomocą przycisku Zamknij miesiąc, który znajduje się na Pulpicie w sekcji z wizytówką biura rachunkowego.

Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy biuro rachunkowe nie przesłało terminu na zamykanie miesięcy.

Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy biuro rachunkowe przesłało termin na zamykanie miesięcy.

Po kliknięciu przycisku Zamknij miesiąc pojawi się okno z komunikatem potwierdzającym chęć zamknięcia miesiąca:

Weryfikacja dokumentów przed zamknięciem miesiąca

Gdy użytkownik zdecyduje się zamknąć dany miesiąc program Comarch Betterfly dokona weryfikacji dokumentów.

Weryfikacja obejmuje sprawdzenie:

• Czy w systemie istnieją niezatwierdzone lub niewysłane do KSeF: faktury sprzedaży (zwykłe, zaliczkowe, finalne, VAT marża), rachunki, paragony oraz korekty tych dokumentów?

• Czy w systemie istnieją niezatwierdzone faktury zakupu lub ich korekty?

• Czy istnieją faktury pobrane z KSeF, które nie zostały jeszcze zakwalifikowane?

Jeżeli w miesiącu zamykanym przez Użytkownika znajduje się przynajmniej jeden dokument spełniający któreś z wymienionych kryteriów, zostanie wyświetlona informacja:

Wykrycie niegotowych dokumentów blokuje dalszy proces zamknięcia miesiąca. Użytkownik powinien zweryfikować dokumenty, które blokują proces zamknięcia miesiąca.

Po kliknięciu opcji Pokaż niegotowe dokumenty Użytkownik zostanie przeniesiony na listę Dokumenty niegotowe z wyfiltrowanymi dokumentami w miesiącu, który próbował zamknąć. Z tego poziomu możliwa jest ich weryfikacja. Wysłanie zaległych faktur do KSeF oraz kwalifikację faktur pobranych z KSeF, Użytkownik musi wykonać ręcznie.

Jeśli wszystkie dokumenty zostaną zweryfikowane należy powtórzyć proces zamknięcia miesiąca.

Jeśli nie zostaną znalezione żadne niegotowe dokumenty, nastąpi automatyczna wysyłka dokumentów do biura rachunkowego, a miesiąc zostanie zamknięty.

Automatyczne zamknięcie miesiąca

Jeżeli księgowy przesłał termin na zamykanie miesięcy i upłynie termin na zamknięcie konkretnego miesiąca:

• system automatycznie sprawdzi czy w zamykanym miesiącu są dokumenty zatwierdzone ale nie wysłane do księgowego – jeżeli są – zostaną wysłane,
• system automatycznie zamknie miesiąc.

Użytkownik otrzyma powiadomienie o automatycznym zamknięciu miesiąca do Centrum powiadomień:

Użytkownik będzie mógł usunąć dokumenty w buforze bez potrzeby otwierania miesiąca przez księgowego.

Blokada na wprowadzanie dokumentów

W zamkniętym miesiącu użytkownik nie ma możliwości dodawania nowych dokumentów ani modyfikowania niezatwierdzonych jeżeli zapis spowodowałby dodanie dokumentu do zamkniętego miesiąca.

Blokada dotyczy dokumentów i wybranych na nich dat jak poniżej:

W module Faktury:

• Faktura sprzedaży – data wystawienia
• Faktura sprzedaży zaliczkowa – data wystawienia
• Faktura sprzedaży finalna – data wystawienia
• Faktura VAT marża – data wystawienia
• Korekty do ww. dokumentów – data wystawienia
• Rachunek – data wystawienia
• Paragon lub jego korekta – data wystawienia
• Faktura zakupu lub jego korekta – data wpływu

W module Księgowość:

• Faktura sprzedaży w Rejestrze VAT – data wystawienia
• Ewidencja dodatkowa przychodów – data wystawienia
• Faktura zakupu w Rejestrze VAT – data wpływu
• Ewidencja dodatkowa kosztów – data wpływu

Jeżeli w Ustawieniach użytkownik zaznaczy parametr dotyczący wysyłki do księgowego informacji o ruchu w magazynie (Ustawienia / Przychody/Koszty / Faktury → Informacja o ruchu w magazynie), blokada będzie dotyczyć również dokumentów w module Magazyn i wybranych dla nich dat jak poniżej:

• Wydania zewnętrzne – data wystawienia
• Przyjęcia zewnętrzne – data wpływu
• Rozchody wewnętrzne – data wydania
• Przychody wewnętrzne – data przyjęcia

Gdy na dokumencie użytkownik wskaże datę wystawienia (dla dokumentów sprzedażowych) lub datę wpływu (dla dokumentów kosztowych), która zawiera się w zamkniętym okresie pojawi się komunikat informujący o tym, że miesiąc jest zamknięty.

Powiadomienia o zamknięciu miesiąca

Użytkownik może znaleźć poniższe informacje o zamknięciu miesiąca w Centrum powiadomień:

• gdy miesiąc zostanie zamknięty przez księgowego:

• gdy miesiąc zostanie zamknięty automatycznie:

• gdy miesiąc zostanie otwarty przez księgowego i księgowy przesłał nowy termin na zamknięcie miesiąca:

• gdy miesiąc został zamknięty, ale zostały znalezione niegotowe dokumenty:

Zobacz także:

Jak otworzyć zamknięty miesiąc?

Jak przekazać dokument księgowemu gdy miesiąc jest zamknięty?