Jakie są tryby wystawiania faktury w KSeF i kiedy je stosować?

Podczas wystawiania dokumentu Uzytkownik może wybrać jeden z trybów wystawiania faktury związanych z KSeF:

Tryb Online (Standardowy) – jest to domyślny tryb pracy systemu. Faktura po zatwierdzeniu jest niezwłocznie przesyłana do KSeF. Dokument automatycznie otrzymuje oficjalny numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), co jest potwierdzeniem poprawnego wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Dokument jest też od razu przenoszony do rejestru VAT sprzedaży i księowany.

Tryb Offline24 (Niedostępność po stronie użytkownika) – tryb ten jest stosowany w sytuacjach, gdy to użytkownik ma problem z dostępem do KSeF (np. awaria lokalnego łącza internetowego lub problemy z infrastrukturą własną), a system ministerialny działa poprawnie. Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Comach Betterfly bez natychmiastowego połączenia z serwerami MF. Zgodnie z przepisami, faktura wystawiona w tym trybie musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie po rozwiązaniu problemów, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Jeśli konieczne jest przekazanie faktury nabywcy przed jej wysłaniem do KSeF, na wydruku stosowane są specjalne oznaczenia (w tym kody QR generowane na podstawie certyfikatu offline).
Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.

Tryb Offline (Planowana niedostępność KSeF) – tryb ten jest stosowany w sytuacjach, gdy system ministerialny jest czasowo wyłączony z powodu zaplanowanych prac serwisowych, modernizacji lub przerw technicznych ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów. Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly, mimo braku możliwości nawiązania połączenia z bramką KSeF. Zgodnie z przepisami, faktury wystawione w tym trybie muszą zostać przesłane do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od momentu ustania niedostępności systemu.
Jeśli konieczne jest przekazanie faktury nabywcy przed jej wysłaniem do KSeF, na wydruku stosowane są specjalne oznaczenia (w tym kody QR generowane na podstawie certyfikatu offline), a dokument posiada tytuł dostosowany do typu kontrahenta.
Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.

Awaria KSeF (Czasowa awaria systemu MF) – tryb ten jest stosowany w sytuacjach nieprzewidzianych, gdy po stronie Ministerstwa Finansów dojdzie do nagłej usterki technicznej uniemożliwiającej bieżącą obsługę dokumentów. Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly bez konieczności nawiązania połączenia z bramką KSeF. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktury wystawione w tym trybie muszą zostać przesłane do KSeF w ciągu 7 dni od momentu ustania awarii. Jeśli konieczne jest przekazanie faktury nabywcy przed jej wysłaniem do KSeF, na wydruku stosowane są dwa kody QR (Offline i Certyfikat) generowane na podstawie certyfikatu offline , a dokument posiada tytuł dostosowany do typu kontrahenta (Faktura VAT lub Potwierdzenie transakcji).
Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.

Tryb Awaria całkowita (Krytyczna niedostępność systemu MF) – tryb ten jest aktywowany w sytuacjach nadzwyczajnych, gdy po stronie Ministerstwa Finansów dochodzi do poważnego błędu uniemożliwiającego działanie centralnej infrastruktury KSeF przez dłuższy czas. W tym specyficznym trybie program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie faktury lokalnie w Comarch Betterfly, która od razu trafia do rejestrów VAT i stanowi pełnoprawną podstawę do rozliczeń podatkowych. Zgodnie z aktualnymi przepisami dla tego trybu, dokumenty te nie muszą być przesyłane do KSeF po ustaniu awarii, co odróżnia go od trybów offline.
Dokument jest od razu przenoszony do rejestrów VAT i ksiegowany.

Tryb Nie podlega (Wyłączenie z obsługi KSeF) – tryb ten jest stosowany dla dokumentów, które z mocy prawa lub zgodnie z konfiguracją systemu nie są przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Dotyczy to w szczególności faktur wystawianych dla osób fizycznych (B2C), jeśli w ustawieniach programu odznaczono parametr ich automatycznej wysyłki. Program pozwala na swobodne wystawienie, zatwierdzenie i wydruk takiego dokumentu bez podejmowania jakichkolwiek prób połączenia z serwerami Ministerstwa Finansów. Faktura po zatwierdzeniu od razu otrzymuje status finalny, trafia do odpowiednich rejestrów VAT, a na jej wydruku nie pojawiają się elementy charakterystyczne dla KSeF, takie jak kody QR czy numer identyfikacyjny systemu ministerialnego.