Współpraca z Biurem Rachunkowym

 
 
 

 

Wskazówka

Jeżeli poszukujesz obsługi księgowej, wybierając opcję Prześlij zgłoszenie, otrzymasz ofertę współpracy dopasowaną do Twoich potrzeb. Więcej informacji znajdziesz w pomocy Jak wyszukać księgowego?

Po kliknięciu w opcję Wyślij wiadomość aplikacja przygotuje treść wiadomości z danymi, które biuro rachunkowe będzie potrzebowało do uruchomienia Internetowej Wymiany Danych. Wprowadź adres e-mail Twojego biura rachunkowego i przekaż informacje do księgowego wysyłając wiadomość bezpośrednio z aplikacji Betterfly.

Wskazówka

Współpraca w ramach Internetowej Wymiany Danych jest dostępna z księgowymi zrzeszonymi w ramach  iKsięgowość24.

Kolejne kroki konfiguracyjne są wykonywane przez biuro rachunkowe. Po ich zakończeniu w aplikacji pojawi się komunikat z nazwą Biura i przyciskiem Potwierdź współpracę.

Po potwierdzeniu współpracy aplikacja będzie działać w trybie pełnej funkcjonalności:

• dostępna będzie wizytówka Biura Rachunkowego,
• aktywny będzie przycisk Zatwierdź i wyślij na fakturze sprzedaży,
• aktywny będzie przycisk Wyślij do Biura Rachunkowego na dokumencie kosztowym,
• na pulpicie aplikacji będzie można odczytać informacje o podatkach i opłatach przesłanych przez Biuro Rachunkowe.

  Zobacz także: Jestem Biurem Rachunkowym - jak uruchomić wymianę dokumentów z Klientem Comarch Betterfly moduł eFaktury? Gdzie znaleźć dane kontaktowe do Biura Rachunkowego? Jak wysłać dokument do Biura Rachunkowego?  

Biuro Rachunkowe, z którym została nawiązana współpraca ma możliwość udostępnienia listy kategorii Klientom Comarch Betterfly moduł eFaktury.

Za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów Biuro Rachunkowe może udostępnić listy kategorii wraz z ich opisem w podziale na:

Kategorie sprzedaży – dla dokumentów sprzedażowych Kategorie zakupu – dla dokumentów zakupowych

Gdy Biuro Rachunkowe nie przesłało jeszcze żadnej kategorii w sekcji: Informacje dla Biura Rachunkowego znajdującej się na karcie kontrahenta oraz formularzach dokumentów, będzie widoczna poniższa informacja:

„Twój Księgowy nie przesłał jeszcze kategorii. Skontaktuj się z Księgowym, jeżeli potrzebujesz więcej informacji.”

Kategorie na karcie kontrahenta

Kategorie na karcie kontrahenta są widoczne w sekcji: Informacje dla Biura Rachunkowego.

Kategoria sprzedaży oraz kategoria zakupu może zostać przypisana do kontrahentów bezpośrednio przez Biuro Rachunkowe.

Użytkownik ma możliwość zmiany przypisanej kategorii na inną dostępną na liście.

W przypadku nowych kontrahentów Użytkownik ma możliwość przypisania kategorii spośród opcji dostępnych na liście.

Jeżeli na dokumencie zostanie wybrany kontrahent, dla którego są przypisane kategorie, to na dokumenty sprzedażowe przeniesie się kategoria sprzedaży a na dokumenty zakupowe kategoria zakupu.

Kategorie na formularzach dokumentów

Kategorie na formularzach dokumentów są widoczne w sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego.

Sekcja jest widoczna na formularzach poniższych dokumentów:

• Faktura sprzedaży
• Korekta faktury sprzedaży
• Faktura zakupu

Oprócz pola Kategoria sprzedaży dla dokumentów sprzedażowych oraz Kategoria zakupu dla dokumentów zakupowych w sekcji: Informacje dla Biura Rachunkowego znajduje się również pole przeznaczone na opis, w którym Użytkownik może umieścić dodatkowe informacje dla Biura Rachunkowego.

Uwaga

W przypadku dokumentów kosztowych pole opisowe może być polem wymaganym w zależności od ustawień po stronie Biura Rachunkowego.

W przypadku gdy Biuro Rachunkowe prześle na przykład jedynie listę dotyczącą kategorii zakupu a nie udostępni jeszcze listy związanej z kategorią sprzedaży, w Comarch Betterfly moduł eFaktury w polu Kategoria sprzedaży będzie widoczna jedynie pozycja Brak kategorii.

W przypadku gdy Biuro Rachunkowe ustawi kategorię jako nieaktywną po swojej stronie, to po zaimportowaniu danych przesłanych przez Biuro Rachunkowe dana kategoria w Comarch Betterfly moduł eFaktury, zostanie oznaczona jako nieaktywna a Użytkownik przed zapisaniem karty kontrahenta lub formularza dokumentu będzie musiał wybrać z listy inną dostępną kategorię.

Uwaga

Kategorię i opis można zmienić na dokumencie, jeżeli nie został jeszcze przesłany do Biura Rachunkowego.

W programie Comarch Betterfly moduł eFaktury istnieje możliwość importu faktur sprzedaży z KSeF.

Funkcja ręcznego importu dokumentów z KSeF będzie dostępna, jeśli Biuro Rachunkowe w systemie Comarch ERP Optima (wersja 2025.0 lub nowsza) oddznaczy  parametr „Fakturowanie w programie Comarch”.

Wskazówka

Jeżeli klient Comarch Betterfly wcześniej fakturował na pakiecie eFaktury, po włączeniu przez biuro rachunkowe parametru o niefakturowaniu na aplikacji Comarch Betterfly, użytkownik nie będzie widział wcześniej wystawionych faktur jeżeli nie będą one zatwierdzone i wysłane do KSeF (w przypadku gdy powinny być wysłane do KSeF). Przed wyłączeniem fakturowania należy się upewnić, że faktury są zatwierdzone/wysłane do KSeF i mają odebrane UPO.

Po udostępnieniu tej funkcjonalności przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Przychody pojawi się lista Sprzedaż, na którą będzie można pobrać faktury sprzedaży z KSeF.

Import z KSeF będzie można uruchomić za pomocą przycisku "Pobierz z KSeF"

Aktywacja importu faktur sprzedaży z KSeF

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF, należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule:

Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Po skonfigurowaniu wymiany danych z KSeF pojawi się okno, na którym należy wskazać zakres dat:

• Jeśli jest to pierwszy import z KSeF: domyślnie ustawiony zostanie zakres od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej
• Jeśli jest to kolejny import: zakres dat zostanie automatycznie ustawiony od daty ostatnio zaimportowanego dokumentu do daty bieżącej

Po zakończeniu importu

• W przypadku zaimportowania kilku dokumentów będą one widoczne na liście Sprzedaż.

• Jeśli zaimportowany zostanie jeden dokument, kliknięcie przycisku Dalej otworzy formularz pojedynczej faktury.

Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF

Na zaimportowanej fakturze Użytkownik może dokonać następujących zmian:

• Forma i termin płatności: możliwość dostosowania
• Kategoria: przypisanie odpowiedniej kategorii sprzedaży
• Informacje dodatkowe: uzupełnienie informacji dla Biura Rachunkowego

Sekcja dane Nabywcy

Dane nabywcy są zablokowane do edycji. W przypadku, gdy kontrahent nie znajduje się w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty podczas zatwierdzania dokumentu.

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może:

• Wybrać odpowiednią kategorię sprzedaży.
• Uzupełnić dodatkowe informacje dla księgowego.

W prawym górnym rogu ekranu jest dostępny przycisk "Drukuj", za pomocą którego można pobrać wizualizację faktury z KSeF.

Wysyłka do Biura Rachunkowego

Po kliknięciu przycisku Wyślij do Biura Rachunkowego faktura zostanie zatwierdzona i przesłana do biura rachunkowego. Na zatwierdzonym dokumencie możliwy jest podgląd załącznika z wizualizacją faktury zaimportowanej z KSeF.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Wysyłka do Biura Rachunkowego
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu

Warunki dostępności opcji seryjnych

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są aktywne w następujących przypadkach:

• Zaznaczono jedną fakturę, która nie została wysłana do Biura Rachunkowego.
• Zaznaczono kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status „Niewysłana do Biura Rachunkowego”.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście Sprzedaż w menu kontekstowym pojawi się opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży.

• Jeśli zaznaczone dokumenty mają przypisane różne kategorie, zostaną one zastąpione nowo wybraną kategorią.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wprowadzić nowy Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży zaimportowanych z KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

• Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który został już wysłany, pojawi się odpowiedni komunikat:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij  faktury zostaną wysłane do księgowego a po zakończeniu przesyłania pojawi się komunikat potwierdzający (toast):

Wskazówka

Aplikacja pozwala na wysłanie do Biura Rachunkowego maksymalnie 10 dokumentów miesięcznie (łącznie sprzedażowych i kosztowych).  Jeśli wymagane jest zwiększenie limitu, należy rozszerzyć ilość stron pakietu OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF odpowiada jednej stronie OCR.

Istnieje także możliwość przejścia na pakiet eFaktury Plus, który daje możliwość wystawiania nielimitowanej ilości dokumentów w programie Comarch Betterfly.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chce wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z Biurem Rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Jak dodać dokument sprzedaży przez OCR:

https://pomoc.comarchbetterfly.pl/index.php/dokumentacja/jak-dodac-dokument-sprzedazy-przez-ocr/

Wysyłka dokumentów do Biura Rachunkowego, z którym jest nawiązana współpraca jest możliwa w następujący sposób: 1. Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży oraz dokumentu kosztowego, dokument jest automatycznie wysyłany do Biura Rachunkowego

Dla faktur sprzedaży wysyłka następuje w momencie zatwierdzenia dokumentu za pomocą opcji Zatwierdź i wyślij. Dokumenty kosztowe (po zweryfikowaniu dokumentu z plikiem, dostępnym na zakładce "Załączniki") można zatwierdzić za pomocą opcji Wyślij do Biura Rachunkowego. Dokumenty zatwierdzone nie podlegają modyfikacji.

2. Dodatkowa wymiana danych

W menu Usługi księgowe / Moje Biuro Rachunkowe / Wyślij dokumenty, można wysyłać dokumenty z dowolnego okresu. Należy uzupełnić zakres dat i wysłać dokumenty za pomocą opcji Wyślij.

Jeżeli parametr Wyślij wszystkie dokumenty zostanie zaznaczony, dokumenty przekazane wcześniej do Biura Rachunkowego zostaną wysłane ponownie.

Jeżeli w podanym okresie występują dokumenty niegotowe, podczas wysyłki pojawi się komunikat:

Użytkownik ma wtedy możliwość wysłania dokumentów, które są już gotowe, wybierając opcję Wyślij tylko gotowe dokumenty, bądź wyświetlenia listy dokumentów niegotowych wybierając opcję Pokaż niegotowe dokumenty.

Zobacz więcej: Co oznacza komunikat “Wykryliśmy faktury, które nie mogą jeszcze trafić do księgowego” przy wysyłce dokumentów do księgowego? Dlaczego moje dokumenty nie są gotowe do wysyłki do księgowego?  

Aplikacja Comarch Betterfly moduł eFaktury umożliwia dwukierunkową wymianę danych z Biurem Rachunkowym.

Użytkownik aplikacji wysyła do Biura faktury sprzedaży oraz dokumenty kosztowe, Biuro natomiast może przesyłać informacje o płatnościach podatkowych oraz o wystawionej fakturze za usługi księgowe.

Biuro Rachunkowe, które chce oferować tę usługę nowym Klientom, musi być zarejestrowane w Społeczności Biur Rachunkowych iKsięgowość24.

Szczegółowa instrukcja jak uruchomić Internetową Wymianę Dokumentów znajduje się tutaj.

Szczegółowe informacje na temat wysyłki płatności znajdują się tutaj.

Dane kontaktowe do Biura Rachunkowego są widoczne:

• w aplikacji przeglądarkowej - w menu głównym Usługi księgowe/ Moje Biuro Rachunkowe

• w aplikacjach mobilnych w menu - w menu głównym Usługi księgowe/ Moje Biuro Rachunkowe

Zakres informacji obejmuje adres strony internetowej, adres e-mail oraz telefon kontaktowy. W przypadku aplikacji mobilnej z tego poziomu można od razu zadzwonić do Biura Rachunkowego lub wysłać wiadomość e-mail poprzez własną aplikację pocztową zainstalowaną na urządzeniu.

W tej sekcji można także odnaleźć adresy biura oraz opcję dodatkowej wymiany danych.   Zobacz także: Gdzie można wysłać wiadomość do Biura Rachunkowego?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury po uruchomieniu wymiany danych z Biurem Rachunkowym, na pulpicie startowym wyświetla się sekcja: Podatki i opłaty. Biuro Rachunkowe, po wyliczeniu odpowiednich zobowiązań Klienta, przesyła te informacje w ramach wymiany danych.

Wskazówka

Aplikacja pobiera dane wysłane przez Biuro Rachunkowe o każdej pełnej godzinie. Dodatkowo można także w razie potrzeby skorzystać z opcji odświeżenia danych, która pozwala na wczytanie do aplikacji nowych płatności i/lub nowych kart kontrahentów w wybranym przez Użytkownika momencie.

Informacje wyświetlane na pulpicie pogrupowane są w czterech kategoriach:

• Składki ZUS
• Podatek PIT
• Podatek VAT
• Usługi księgowe

Każda pozycja jest prezentowana na pulpicie w konkretnym miesiącu wynikającym z terminu płatności. Pod nazwą płatności znajduje się także krótki komunikat dotyczący ilości dni lub statusu "Zapłacono". Status ten można zmieniać w szczegółach każdej z płatności. Niezapłacone podatki i opłaty będą się wyświetlać także w kolejnych miesiącach z odpowiednim alertem. W przypadku, gdy wybrana pozycja nie została przesłana przez Biuro Rachunkowe, na pulpicie wyświetlany jest komunikat "Oczekuje na dane". Pod przyciskiem: Zobacz więcej znajduje się pełna lista wszystkich płatności z sekcji: Podatki i opłaty, jakie odebrano z Biura Rachunkowego.

Informacja o składkach ZUS

W szczegółach płatności można odczytać kolejno:

• Odbiorca płatności: Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• Indywidualny rachunek składkowy: numer rachunku w ZUS
• NIP płatnika: NIP firmy
• Typ wpłaty: Składka za miesiąc X
• Termin: termin płatności z deklaracji ZUS DRA
• Opis: Deklaracja DRA numer: Y
• Kwota: wartość wynikająca z deklaracji ZUS DRA

Informacja o podatku PIT Płatność do zaliczek/deklaracji PIT (PIT-36, PIT-36L, PIT-28) prezentuje następujące informacje:

• Typ formularza: PIT
• Indywidualny rachunek podatkowy: numer indywidualnego rachunku podatnika
• Odbiorca płatności: Urząd Skarbowy z deklaracji podatkowej
• Kwota: wartość wynikająca z deklaracji podatkowej
• Okres rozliczenia: odpowiednio M - Miesiąc, K - Kwartał, R - Rok, wraz z określeniem konkretnego okresu w dalszych polach
• Typ i numer identyfikatora: NIP firmy
• Opis: dane dotyczące rodzaju deklaracji
• Termin: termin płatności z deklaracji podatkowej

Informacja o podatku VAT Płatność do deklaracji VAT (VAT-7, JPK_V7M, JPK_V7K) prezentuje następujące informacje:

• Typ formularza: VAT-7
• Indywidualny rachunek podatkowy: numer indywidualnego rachunku podatnika
• Odbiorca płatności: Urząd Skarbowy z deklaracji podatkowej
• Kwota: wartość wynikająca z deklaracji podatkowej
• Okres rozliczenia: odpowiednio M - Miesiąc, K - Kwartał, R - Rok, wraz z określeniem konkretnego okresu w dalszych polach
• Typ i numer identyfikatora: NIP firmy
• Opis: dane dotyczące rodzaju deklaracji
• Termin: termin płatności z deklaracji podatkowej

Informacja o usługach księgowych Płatność za usługi Biura Rachunkowego zawiera dane z wystawionej faktury:

• Odbiorca: nazwa Biura Rachunkowego
• Numer rachunku: numer rachunku Biura Rachunkowego
• Opis: dane dotyczące numeru faktury
• Kwota: wartość faktury
• Termin: termin płatności z faktury
• Pobierz dokument: plik z wydrukiem faktury za usługi Biura Rachunkowego, możliwy do pobrania jeśli Biuro go załączyło

 

W górnej części pulpitu aplikacji znajduje się ikona koperty. Po jej wybraniu następuje przejście do panelu wiadomości, gdzie można komunikować się z Biurem Rachunkowym, z którym jest uruchomiona wymiana danych. Widok pulpitu w wersji przeglądarkowej. Widok pulpitu w aplikacji mobilnej Wiadomości można organizować wg poszczególnych tematów. Korespondencję może rozpocząć zarówno Biuro Rachunkowe jak i Użytkownik aplikacji. Rozmowy w aplikacji wyświetlane są w podziale na dwie sekcje:

• aktywne - od najnowszych wiadomości do najstarszych
• zakończone - Biuro Rachunkowe może zamknąć wybrany wątek, jeśli nie będzie on już kontynuowany. Użytkownik aplikacji będzie miał jedynie podgląd takiej rozmowy, bez możliwości dalszych odpowiedzi

Po otrzymaniu nowej wiadomości na pulpicie aplikacji jest wyświetlany odpowiedni alert. Dodatkowe oznaczenie znajduje się także na liście rozmów. Oprócz wymiany wiadomości tekstowych, Użytkownicy mają możliwość dodawania załączników do 5 MB - plików graficznych i dokumentów pdf.

Wskazówka

Edytor wiadomości dla Biura Rachunkowego dostępny jest po zalogowaniu się do panelu iKsięgowość24.  

  Zobacz także: Gdzie znaleźć dane kontaktowe do Biura Rachunkowego?

Do księgowego nie zostaną wysłane dokumenty, które są niedokończone czyli:

• nie zostały zatwierdzone,
• zostały zatwierdzone ale nie zostały wysłane do KSeF (jeżeli komunikacja z KSeF jest skonfigurowana),
• zostały zatwierdzone i wysłane do KSeF ale nie odebrano UPO (dokument nie ma numeru KSeF),
• zostały pobrane z KSeF ale użytkownik pakietu eFaktury Plus nie zweryfikował faktury i nie zdecydował czy transakcja miała miejsce oraz do której ewidencji powinna zostać zakwalifikowana.

Jakie mogą być przyczyny zakwalifikowania faktury sprzedaży jako niegotowej i jakie działanie użytkownika jest potrzebne?

Integracja z KSeF	Status	Status przetwarzania	Nr KSeF	Przyczyna	Wymagana akcja użytkownika
Wyłączona lub Włączona	Wersja robocza	niezależnie od statusu	nie dotyczy	Niezatwierdzona faktura	Zatwierdź fakturę lub ją usuń.
Włączona	Zatwierdzono	Zakończone	brak	Sprawdź na zakładce KSeF na formularzu faktury czy dokument z ustawionym trybem Online, którego nie wysłano.	Wyślij do KSeF lub zmień tryb na „Nie podlega”.
Włączona	Zatwierdzono	Zakończone	brak	Sprawdź na zakładce KSeF na formularzu faktury czy dokument z ustawionym trybem Offline24, Offline lub Awaria KSeF, którego nie wysłano.	Wyślij do KSeF po ustaniu przyczyny (zgodnie z terminem) lub anuluj jeżeli faktura nie została wprowadzona do obrotu gospodarczego.
Włączona	Zatwierdzono	Błąd przetwarzania	brak	Sprawdź przyczynę/treść błędu na zakładce KSeF na formularzu faktury.	W razie wątpliwości jak postąpić skontaktuj się z Asystą Comarch

Wszystkie dokumenty, które nie mogą zostać wysłane do księgowego i/lub blokują zamknięcie miesiąca, na kontach z pakietem eFaktury Plus lub eFaktury Plus + Magazyn, są dostępne na liście Dokumenty niegotowe.    

Proces zamykania miesiąca pozwala Klientowi Biura Rachunkowego potwierdzić, że wprowadził i przekazał wszystkie wymagane dokumenty za dany miesiąc. Umożliwia to Księgowemu rozpoczęcie prac związanych z zamknięciem księgowym miesiąca i przygotowaniem deklaracji podatkowych.

Zamknięcie miesiąca jest możliwe, gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów.

Miesiąc może być zamknięty:

• z poziomu programu Comarch Betterfly moduł eFaktury przez Użytkownika,
• z poziomu programu Comarch ERP Optima przez Biuro Rachunkowe,
• automatycznie po upływie terminu na zamknięcie miesiąca – w przypadku gdy  Biuro Rachunkowe przesłało termin i miesiąc nie został wcześniej zamknięty przez Użytkownika lub Księgowego.

Funkcja Zamknięcie miesiąca może być stosowana przez Biuro Rachunkowe w dwóch trybach:

• fakultatywnym – Klient Biura Rachunkowego sam wybiera moment w którym zamyka miesiąc lub miesiąc zamyka Księgowy gdy w inny sposób otrzyma potwierdzenie od Klienta o dostarczeniu wszystkich dokumentów - jest to domyślny tryb działania funkcji,
• obligatoryjnym – Księgowy ustala termin na zamykanie miesięcy - Klient Biura Rachunkowego może zamknąć miesiąc przed upływem terminu, ale jeżeli tego nie zrobi – miesiąc zostanie zamknięty automatycznie po upływie terminu. Wprowadzanie kolejnych dokumentów do zamkniętego miesiąca będzie zablokowane i Klient Biura Rachunkowego będzie mógł wprowadzić dokumenty albo do bieżącego miesiąca albo będzie mógł poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.

Obsługa zamknięcia miesiąca

Zamknięcie miesiąca przez Użytkownika jest możliwe za pomocą przycisku Zamknij miesiąc, który znajduje się na Pulpicie w sekcji z wizytówką Biura Rachunkowego.

Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy Biuro Rachunkowe nie przesłało terminu na zamykanie miesięcy.

Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy Biuro Rachunkowe przesłało termin na zamykanie miesięcy.

Po kliknięciu przycisku Zamknij miesiąc pojawi się okno z komunikatem potwierdzającym chęć zamknięcia miesiąca.

Weryfikacja dokumentów przed zamknięciem miesiąca

Gdy Użytkownik zdecyduje się zamknąć dany miesiąc program Comarch Betterfly moduł eFaktury dokona weryfikacji dokumentów.

Weryfikacja obejmuje sprawdzenie:

• Czy w systemie istnieją niezatwierdzone lub niewysłane do KSeF faktury sprzedaży oraz korekty?

• Czy istnieją faktury pobrane z KSeF, które nie zostały jeszcze zakwalifikowane?

Jeżeli w miesiącu zamykanym przez Użytkownika znajduje się przynajmniej jeden dokument spełniający któreś z wymienionych kryteriów, zostanie wyświetlona informacja:

Wykrycie niegotowych dokumentów blokuje dalszy proces zamknięcia miesiąca. Użytkownik powinien zweryfikować dokumenty, które blokują proces zamknięcia miesiąca.

Po kliknięciu opcji Pokaż niegotowe dokumenty Użytkownik zostanie przeniesiony na listę Dokumenty niegotowe z wyfiltrowanymi dokumentami w miesiącu, który próbował zamknąć. Z tego poziomu możliwa jest ich weryfikacja. Wysłanie zaległych faktur do KSeF oraz kwalifikację faktur pobranych z KSeF, Użytkownik musi wykonać ręcznie.

Jeśli wszystkie dokumenty zostaną zweryfikowane należy powtórzyć proces zamknięcia miesiąca.

Jeśli nie zostaną znalezione żadne niegotowe dokumenty, nastąpi automatyczna wysyłka dokumentów do biura rachunkowego, a miesiąc zostanie zamknięty.

Uwaga

Zamknięcie miesiąca jest możliwe tylko dla miesiąca poprzedniego i wcześniejszych. Nie można zamknąć miesiąca, który jeszcze się nie skończył.

Automatyczne zamknięcie miesiąca

Jeżeli Księgowy przesłał termin na zamykanie miesięcy i upłynie termin na zamknięcie konkretnego miesiąca:

• system automatycznie sprawdzi czy w zamykanym miesiącu są dokumenty zatwierdzone ale nie wysłane do Księgowego – jeżeli są – zostaną wysłane,
• system automatycznie zamknie miesiąc.

Użytkownik otrzyma powiadomienie o automatycznym zamknięciu miesiąca do Centrum powiadomień:

Użytkownik będzie mógł usunąć dokumenty w buforze bez potrzeby otwierania miesiąca przez Księgowego.

Blokada na wprowadzanie dokumentów

W zamkniętym miesiącu Użytkownik nie ma możliwości dodawania nowych dokumentów ani modyfikowania niezatwierdzonych jeżeli zapis spowodowałby dodanie dokumentu do zamkniętego miesiąca.

Blokada dotyczy dokumentów i wybranych na nich dat jak poniżej:

• Faktura sprzedaży – data wystawienia
• Korekta faktury sprzedaży - data wystawienia
• Faktura zakupu - data wpływu
• Inne wydatki - data wpływu

Gdy na dokumencie Użytkownik wskaże datę wystawienia (dla dokumentów sprzedażowych) lub datę wpływu (dla dokumentów kosztowych), która zawiera się w zamkniętym okresie pojawi się komunikat informujący o zamknięciu miesiąca.

Uwaga

Użytkownik nie ma możliwości wysłania do Biura Rachunkowego faktury zaimportowanej z KSeF, której data wpływu zawiera się w zamkniętym okresie. Aby wysłać taką fakturę do Księgowego należy albo wprowadzić datę wpływu z bieżącego miesiąca albo poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.

Wskazówka

Użytkownik ma możliwość rozliczania dokumentów w zamkniętym miesiącu.

Blokada wysyłki po zamknięciu miesiąca

Gdy dany miesiąc został zamknięty wysyłka dokumentów za dany okres do Biura Rachunkowego przez IWD nie jest możliwa.

Jeżeli zakres dat, wybrany na oknie Dodatkowa wymiana danych, obejmuje, nawet częściowo, przynajmniej jeden zamknięty miesiąc zostanie wyświetlona informacja jak poniżej:

W przypadku gdy jest potrzeba aby ponownie wysłać dokumenty należy skontaktować się z Księgowym, który musi w takiej sytuacji otworzyć miesiąc.

W przypadku gdy Użytkownik otrzymał fakturę kosztową dotyczącą miesiąca, który został już zamknięty należy:

1. wprowadzić fakturę z datą wpływu obejmującą bieżący miesiąc i wysłać dane do Księgowego lub
2. poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.

Jeżeli Użytkownik potrzebuje przekazać Księgowemu inny dokument – należy skontaktować się z Księgowym w celu otwarcia miesiąca.

Otwarcie zamkniętego miesiąca

Zamknięty miesiąc może otworzyć tylko Księgowy. W związku z tym aby otworzyć zamknięty miesiąc należy skontaktować się z Księgowym. Można wykorzystać w tym celu panel wiadomości. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Gdzie można wysłać wiadomość do Biura Rachunkowego?

Po przesłaniu przez Biuro Rachunkowe przez IWD informacji o otwarciu miesiąca dany miesiąc zostanie otwarty, w Centrum powiadomień pojawi się informacja o tym fakcie, a na Pulpicie w sekcji „Zamknięcie miesiąca” będzie aktywny przycisk Zamknij miesiąc.

Powiadomienia o zamknięciu miesiąca

W Centrum powiadomień Użytkownik może znaleźć poniższe informacje o zamknięciu miesiąca.

• gdy miesiąc zostanie zamknięty przez Księgowego:

• gdy miesiąc zostanie zamknięty automatycznie:

• gdy miesiąc zostanie otwarty przez Księgowego i Księgowy przesłał nowy termin na zamknięcie miesiąca:

 

Biuro Rachunkowe, z którym została nawiązana współpraca ma możliwość udostępnienia Klientom Comarch Betterfly moduł eFaktury informacji o podatkach i opłatach oraz wydruków, na podstawie których zostały wyliczone zobowiązania.

Na menu głównym Usługi księgowe/ Wydruki od księgowego po odebraniu danych od Księgowego, będą dostępne wydruki dotyczące zaliczek i deklaracji, zapisów księgowych oraz rejestrów VAT.

Kliknięcie w wydruk otworzy podgląd wydruku. Z tego poziomu będzie możliwe pobranie lub wydrukowanie dokumentu.

Po zaznaczeniu na liście jednego, bądź kilku wydruków jest dostępna opcja Pobierz. Po jej kliknięciu zostanie pobrany plik .pdf zawierający wydruk (jeśli zaznaczony był jeden wydruk) lub plik w formacie .zip zawierający kilka wydruków (jeśli na liście zostało zaznaczonych kilka wydruków).

Zobacz także: Jakie informacje o podatkach i opłatach można odbierać z Biura Rachunkowego?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury na górnej belce pulpitu startowego wyświetla się ikona Powiadomień. Ikona będzie oznaczona czerwonym alertem jeśli dla Użytkownika będą nowe komunikaty, które jeszcze nie były wyświetlone. Po otwarciu listy powiadomień alert zostanie usunięty. Przyciskiem: Zobacz wszystkie można przejść do pełnej listy powiadomień, która zawiera trzy sekcje:

• Wszystkie - wszystkie komunikaty
• Biuro Rachunkowe - komunikaty o odebranych płatnościach / kontrahentach
• KSeF - komunikaty związane z komunikacją z Krajowym Systemem e-Faktur - potwierdzenia wysyłki faktur sprzedaży oraz odbioru faktur zakupu

Każdy komunikat ma oznaczenie niebieskiej kropki, jeśli jest nieprzeczytany. Komunikaty można oznaczać zbiorczo poprzez opcję "Oznacz jako przeczytane" lub pojedynczo. Jeśli komunikat dotyczy konkretnego dokumentu, po kliknięciu nastąpi automatyczne przejście np. do płatności z Biura Rachunkowego lub faktury sprzedaży wysłanej do KSeF. Zobacz także: Jak odbierać powiadomienia PUSH na telefonie? Jakie informacje o podatkach i opłatach można odbierać z Biura Rachunkowego? Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Jak pobrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Przypisanie kategorii sprzedaży/zakupu do kontrahenta przyspiesza opisywanie dokumentów dla Biura rachunkowego, ponieważ jest ona automatycznie przenoszona na wprowadzane dokumenty.

Użytkownik ma możliwość seryjnego przypisywania kategorii sprzedaży oraz zakupu dla wielu kontrahentów jednocześnie.

Na liście Kontrahenci, po zaznaczeniu jednego lub więcej kontrahentów, w menu kontekstowym dostępne są opcje Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień kategorię zakupu.

Wybierając opcję Zmień kategorię sprzedaży, Użytkownik może przypisać nową kategorię sprzedaży dla wybranych kontrahentów.

Analogicznie, opcja Zmień kategorię zakupu umożliwia przypisanie nowej kategorii zakupu.

Jeśli żaden z zaznaczonych kontrahentów nie ma przypisanej kategorii, wybrana kategoria zostanie ustawiona dla wszystkich zaznaczonych kontrahentów. W przypadku, gdy któryś z kontrahentów miał już przypisaną kategorię, zostanie ona zastąpiona nową.

Na liście Kontrahenci przypisane kategorie są widoczne w kolumnach: Kategoria sprzedaży i Kategoria zakupu.

Uwaga

Jeśli dla danego kontrahenta został już dodany dokument, kategoria na formularzu tego dokumentu nie zostanie zmieniona.

Podczas wysyłki dokumentów do Biura Rachunkowego poprzez mechanizm Internetowej Wymiany Danych (IWD) może pojawić się komunikat „Wykryliśmy faktury, które nie mogą jeszcze trafić do księgowego przy wysyłce dokumentów do księgowego”, informujący, iż w danym okresie znajdują się dokumenty, które nie są gotowe do wysyłki (mogą to być np. niezatwierdzone faktury).

Użytkownik ma wtedy możliwość wysłania dokumentów, które są już gotowe, wybierając opcję Wyślij tylko gotowe dokumenty, bądź wyświetlenia listy dokumentów niegotowych wybierając opcję Pokaż niegotowe dokumenty.

Więcej informacji na temat dokumentów niegotowych można przeczytać w artykułach: Dlaczego moje dokumenty nie są gotowe do wysyłki do księgowego? Jak znaleźć dokumenty, których nie można wysłać do księgowego i/lub blokują zatwierdzenie miesiąca?