Sprzedaż i zakupy

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury jest możliwa wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wprowadzenie tokenu. Więcej informacji na ten temat w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Uwaga

Współpraca z platformą KSeF dotyczy zawsze środowiska produkcyjnego.

Import faktur kosztowych z KSeF

Faktury kosztowe z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury odbierane są automatycznie lub na żądanie.

Import faktur kosztowych z KSeF na żądanie Import dokumentów jest możliwy z poziomu:

• Ekranu startowego wybierając: Dodaj fakturę kosztową z KSeF

 

• Listy zakupów wybierając: Dodaj z KSeF

  Po uruchomieniu procesu importu program sprawdza czy istnieją dokumenty sprzedaży z datą wystawienia wcześniejszą niż data bieżąca, które nie są jeszcze zatwierdzone. Jeśli takie dokumenty istnieją to pojawi się komunikat:   Kolejny krok to sprawdzenie czy jest skonfigurowana wymiana danych z KSeF.

• Jeśli nie, to to pojawi się odpowiednie okno, gdzie jest możliwość skonfigurowania wymiany danych z KSeF

 

• Jeśli wymiana danych z KSeF jest skonfigurowana to pojawi się okno, na którym należy wskazać zakres dat
  • jeśli jest to pierwszy import z KSeF, to domyślnie ustawi się zakres dat od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej. Dodatkowo możliwość zaznaczenia parametru o automatycznym pobieraniu faktur z KSeF po zalogowaniu do programu:

 

• Jeśli jest to kolejny import, to domyślnie ustawi się zakres dat od ostatniego pobranego dokumentu do daty bieżącej:

Po zakończonym imporcie:

• Po kliknięciu w przycisk: Dalej otworzy się formularz zaimportowanej faktury
• Jeśli pobranych zostanie kilka dokumentów to będą one widoczne na liście: Zakupy ze statusem Niewysłane

Po każdym odebraniu dokumentów wyświetlony jest komunikat informujący o przebiegu procesu importu:   Automatyczne pobieranie dokumentów z KSeF

Jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr: Automatyczne pobieranie z KSeF, to po zalogowaniu do programu lub odświeżeniu aplikacji uruchamiane jest pobieranie dokumentów z KSeF. Pobrane dokumenty są widoczne na liście Zakupy ze statusem Niewysłane.

Dodatkowo informacja o nowych pobranych dokumentach zostanie wyświetlona w Centrum powiadomień. Sprawdź powiadomienie

W momencie zakończenia automatycznego procesu odbioru dokumentów w Centrum powiadomień pojawia się nowa wiadomość dla Użytkownika, informująca o tym, czy udało się zaimportować dokument z KSeF.

Po rozwinięciu szczegółów można sprawdzić, jak zakończył się proces.   Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF

Na zaimportowanej fakturze użytkownik ma możliwość zmiany formy i terminu płatności, dodatkowo może opisać dokument kategorią, dodać dodatkowe informacje dla Biura Rachunkowego. Dane sprzedawcy nie są możliwe do zmiany. Jeśli jednak kontrahenta nie ma w słowniku, to jest możliwość zapisania jego karty podczas zatwierdzania dokumentu.

Uwaga

W bieżącej wersji programu nie jest obsługiwany import faktur walutowych. Kwoty należy uzupełnić ręcznie po stronie Biura Rachunkowego

Po wybraniu przycisku: Wyślij do Biura Rachunkowego faktura zostanie zatwierdzona i wysłana do Biura Rachunkowego. Na zatwierdzonym dokumencie jest możliwość podglądu załącznika z wizualizacją faktury zaimportowanej z KSeF.

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do Biura Rachunkowego do 20 faktur kosztowych w miesiącu. Pozycje zliczane są według wykorzystanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF = jedna strona OCR&KSeF. W razie potrzeby Użytkownik może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch.

  Zobacz także: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?  

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Aktualnie korzystanie z KSeF jest dobrowolnie, jednak zachęcamy już teraz do zapoznania sie z działaniem platformy, zanim wdrożenie KSeF w firmie stanie się obligatoryjne.

Więcej informacji o KSeF można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

Integracja Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur obejmuje konfigurację systemu oraz możliwość wysłania wystawionych faktur na platformę.

W artykułach Pomocy zawarte są informacje o tym, w jaki sposób:

• poprawnie skonfigurować współpracę z KSeF
• wysłać fakturę na platformę
• jak pobrać fakturę na listę zakupów

Wystawianie faktur sprzedaży jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury lub za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS. Lista faktur sprzedaży dostępna jest w menu Sprzedaż. Aby dodać nowy dokument, należy wybrać opcję "Dodaj". Otworzy się wówczas formularz nowej faktury sprzedaży. Należy uzupełnić kontrahenta oraz dodać pozycje faktury.

W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu ikoną ołówka, która znajduje się na górnym pasku formularza.

Po kliknięciu w opcję "Wybierz kontrahenta” wyświetla się lista kontrahentów, z której można wybrać właściwego. Jeśli kontrahenta nie widać na liście, można wyszukać go wpisując nazwę w polu "Szukaj”. Jeśli w programie nie będzie istniał taki kontrahent, można też dodać jego kartę klikając na ikonę z plusem.

Podobnie należy postąpić, aby dodać produkty na fakturę. Po kliknięciu na "Dodaj pozycję” zostanie wyświetlona lista produktów. Można wybrać produkt z listy oraz skorzystać z wyszukiwarki.

Dzięki opcji "Dodaj ręcznie" można wprowadzić pozycje, których nie ma na liście produktów oraz zdecydować:

• czy będzie to jednorazowa operacja (np. wykonanie usługi, która nie jest powtarzalna i w związku z tym nie ma potrzeby wprowadzać jej do katalogu produktów) lub
• czy przy okazji pierwszej sprzedaży utworzyć od razu kartę produktu, która będzie dostępna na liście dla kolejnych transakcji - wówczas należy kliknąć w opcję "Dodaj kartę produktu".

Na fakturze sprzedaży można też ustalić datę dokumentu i formę zapłaty, wybrać sposób przeliczania faktury od cen netto lub brutto oraz podać dodatkowe informacje w polu Opis.

Wprowadzoną fakturę można:

• zapisać - wówczas będzie jeszcze możliwość jej edycji (tzw. zapis do bufora)
• zatwierdzić i wysłać do Biura Rachunkowego - przyciskiem "Zatwierdź i wyślij" - wówczas dokument będzie dostępny w trybie do odczytu

Uwaga

Użycie przycisku "Zatwierdź i wyślij"  jest nieodwracalne. Nie ma możliwości anulowania zatwierdzonego dokumentu.

Po zapisaniu lub zatwierdzeniu faktury jest możliwość skorzystania z dodatkowych opcji:

• wysyłki faktury mailem do kontrahenta
• wydruku faktury

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wprowadzenie 10 faktur sprzedaży w miesiącu. Pozycje zliczane są według daty wprowadzenia dokumentu.

  W aplikacjach mobilnych wystawianie faktur sprzedaży przebiega analogicznie i jest dostępne w menu Sprzedaż po kliknięciu w ikonę plusa.                                                       Zobacz także: Jak zmienić numer faktury sprzedaży? Jak dodać i edytować produkt? Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak dodać dokument kosztowy?

W programie Comarch Betterfly moduł eFaktury istnieje możliwość importu faktur sprzedaży z KSeF. Funkcja ręcznego importu dokumentów z KSeF będzie dostępna, jeśli Biuro Rachunkowe w systemie Comarch ERP Optima (wersja 2025.0 lub nowsza) oddznaczy  parametr „Fakturowanie w programie Comarch”. Po udostępnieniu tej funkcjonalności przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Dokumenty pojawi się lista Sprzedaż, natomiast lista Fakturowanie zostanie ukryta. Import z KSeF będzie możliwy bezpośrednio z poziomu listy „Sprzedaż” po wybraniu opcji „Dodaj z KSeF” dostępnej w  menu rozwijalnym. Aktywacja importu faktur sprzedaży z KSeF Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF, należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur, wprowadzając token autoryzacyjny. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Uwaga

Współpraca z platformą KSeF dotyczy zawsze środowiska produkcyjnego.

Po skonfigurowaniu wymiany danych z KSeF pojawi się okno, na którym należy wskazać zakres dat:

• Jeśli jest to pierwszy import z KSeF: domyślnie ustawiony zostanie zakres od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej
• Jeśli jest to kolejny import: zakres dat zostanie automatycznie ustawiony od daty ostatnio zaimportowanego dokumentu do daty bieżącej

  Po zakończeniu importu

• W przypadku zaimportowania kilku dokumentów będą one widoczne na liście Sprzedaż.

• Jeśli zaimportowany zostanie jeden dokument, kliknięcie przycisku Dalej otworzy formularz pojedynczej faktury.

Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF Na zaimportowanej fakturze Użytkownik może dokonać następujących zmian:

• Forma i termin płatności: możliwość dostosowania
• Kategoria: przypisanie odpowiedniej kategorii sprzedaży
• Informacje dodatkowe: uzupełnienie informacji dla Biura Rachunkowego

Sekcja dane Nabywcy Dane nabywcy są zablokowane do edycji. W przypadku, gdy kontrahent nie znajduje się w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty podczas zatwierdzania dokumentu. W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może:

• Wybrać odpowiednią kategorię sprzedaży.
• Uzupełnić dodatkowe informacje dla księgowego.

 Wysyłka do Biura Rachunkowego Po kliknięciu przycisku Wyślij do Biura Rachunkowego faktura zostanie zatwierdzona i przesłana do biura rachunkowego. Na zatwierdzonym dokumencie możliwy jest podgląd załącznika z wizualizacją faktury zaimportowanej z KSeF.  Operacje seryjne na liście Sprzedaż Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Wysyłka do Biura Rachunkowego
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu

Warunki dostępności opcji seryjnych Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są aktywne w następujących przypadkach:

• Zaznaczono jedną fakturę, która nie została wysłana do Biura Rachunkowego.
• Zaznaczono kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status „Niewysłana do Biura Rachunkowego”.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży Po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście Sprzedaż w menu kontekstowym pojawi się opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży.

• Jeśli zaznaczone dokumenty mają przypisane różne kategorie, zostaną one zastąpione nowo wybraną kategorią.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wprowadzić nowy Opis dla Księgowego.  

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży zaimportowanych z KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

• Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który został już wysłany, pojawi się odpowiedni komunikat:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij  wyświetlone zostanie okno z potwierdzeniem wysyłki dokumentów. Po zakończeniu przesyłania pojawi się komunikat potwierdzający (toast):

Wskazówka

Aplikacja pozwala na wysłanie do Biura Rachunkowego maksymalnie 20 dokumentów miesięcznie (łącznie sprzedażowych i kosztowych). Limity te są zliczane na podstawie wykorzystanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF odpowiada jednej stronie OCR. Jeśli wymagane jest zwiększenie limitu, Użytkownik może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament w sklepie Comarch.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chce wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z Biurem Rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży? Jak dodać dokument sprzedaży przez OCR: https://pomoc.comarchbetterfly.pl/index.php/dokumentacja/jak-dodac-dokument-sprzedazy-przez-ocr/

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury na górnej belce pulpitu startowego wyświetla się ikona Powiadomień. Ikona będzie oznaczona czerwonym alertem jeśli dla Użytkownika będą nowe komunikaty, które jeszcze nie były wyświetlone. Po otwarciu listy powiadomień alert zostanie usunięty. Przyciskiem "Zobacz wszystkie" można przejść do pełnej listy powiadomień, która zawiera trzy sekcje:

• Wszystkie - wszystkie komunikaty

• Biuro Rachunkowe - komunikaty o odebranych płatnościach / kontrahentach
• KSeF - komunikaty związane z komunikacją z Krajowym Systemem e-Faktur - potwierdzenia wysyłki faktur sprzedaży oraz odbioru faktur zakupu

Każdy komunikat ma oznaczenie niebieskiej kropki, jeśli jest nieprzeczytany. Komunikaty można oznaczać zbiorczo poprzez opcję "Oznacz jako przeczytane" lub pojedynczo. Jeśli komunikat dotyczy konkretnego dokumentu, po kliknięciu nastąpi automatyczne przejście np. do płatności z Biura Rachunkowego lub faktury sprzedaży wysłanej do KSeF.   Zobacz także: Jak odbierać powiadomienia PUSH na telefonie? Jakie informacje o podatkach i opłatach można odbierać z Biura Rachunkowego? Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Jak pobrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF należy zintegrować swoje konto w Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur. Polega to na wpisaniu tokena wygenerowanego w KSeF w ustawieniach konta w Comarch Betterfly moduł eFaktury.

Krok1: Wygeneruj token na platformie KSeF

Token to 40-znakowy kod służący do uwierzytelniania użytkownika podczas wymiany danych. Token należy wygenerować bezpośrednio na platformie KSeF, z poziomu zakładki Tokeny > Generuj token:

Krok 2: Wklej skopiowany token w ustawieniach swojego konta w Comarch Betterfly moduł eFaktury Ustawienia -> zakładka KSeF:   Po wpisaniu wygenerowanego tokenu:  

Pole na wpisanie tokenu jest dostępne jeśli konto współpracuje z Biurem Rachunkowym. W przeciwnym wypadku w konfiguracji pojawi się odpowiedni komunikat:

Wpisanie tokena KSeF jest zablokowane również w sytuacji, gdy na koncie istnieją dokumenty niezatwierdzone z datą wcześniejszą niż data konfigurowania integracji. W konfiguracji pojawi się wtedy odpowiedni komunikat:

  Zobacz także: Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Jak pobrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Integracja Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

Wprowadzanie dokumentów jako inny wydatek jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury.

Lista „Innych wydatków” służy do dodawania dokumentów, które nie są dokumentami VAT oraz Użytkownik chciałby prowadzić ich osobną ewidencję. Jest możliwość również wysyłki takich dokumentów do Biura Rachunkowego za pomocą IWD podobnie jak obecnie jest to możliwe dla faktur sprzedaży oraz zakupu.

Dodawanie innego wydatku dostępne jest na liście Inne wydatki. Klikając odpowiednio w opcję „Dodaj” można wczytać nowy dokument z pliku. Do dodawania dokumentów jest  wykorzystywana usługa Comarch OCR&KSeF na zasadzie skanera dla dokumentów.

Aplikacja pozwala na dodanie plików w formacie .jpg, .pdf lub .png o maksymalnym rozmiarze 2 MB.

Podczas uzupełniania dokumentu należy samodzielnie wskazać:

• Kontrahenta
• Numer dokumentu
• Odpowiednie daty oraz formy płatności
• Kwotę
• Informację dla Biura Rachunkowego.

Przy dodawaniu innego wydatku poprzez aplikację przeglądarkową Comarch Betterfly moduł eFaktury jest widoczny podgląd dokumentu wraz z polami do uzupełnienia danych. Ułatwia to naniesienie niezbędnych informacji.

Wprowadzony dokument można wysłać do Biura Rachunkowego przyciskiem „Wyślij do Biura Rachunkowego”. Dokument po przesłaniu do Biura Rachunkowego będzie dostępny w trybie do odczytu. W każdej chwili będzie można także podejrzeć załącznik.

Z listy „Innych wydatków” istnieje możliwość usunięcia danego zapisu dokumentu, niezależnie czy został on przesłany do Biura Rachunkowego czy też pozostaje w edycji.

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do Biura Rachunkowego do 20 stron faktur kosztowych oraz innych wydatków w miesiącu.

Pozycje zliczane są według daty wprowadzenia ich do systemu i według wykorzystywanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF.

Użytkownik w każdym miesiącu ma do wykorzystania bezpłatnie 20 stron. W razie potrzeby może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch.

Zobacz także: Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży? Jak dodać dokument kosztowy?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury lista produktów jest dostępna z poziomu:

• aplikacji przeglądarkowej w menu głównym Produkty

• aplikacji mobilnych w menu Więcej - Produkty.

Nowy produkt można dodać:

• za pomocą aplikacji przeglądarkowej - wybierając opcję "Dodaj" na liście produktów,
• za pomocą aplikacji mobilnych - klikając na ikonę plusa.

Otworzy się wówczas formularz nowego produktu. Należy na nim określić czy produkt jest towarem czy usługą oraz uzupełnić dane o produkcie: nazwę, cenę, stawkę VAT, jednostkę miary. Jest też możliwość dodania kodu JPK_V7, opisu czy zdjęcia produktu. Widok w aplikacji przeglądarkowej: Widok w aplikacji mobilnej: W razie potrzeby drukowania opisów produktów na wystawianych fakturach sprzedaży, można zaznaczyć dodatkową opcję "Kopiuj opis na dokument". Karty istniejących produktów można w każdej chwili edytować, aby dokonać potrzebnych modyfikacji.   Zobacz także: Kiedy ustawić domyślne kody JPK_V7 dla produktów i kontrahentów? Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury jest możliwa wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wprowadzenie tokenu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Uwaga

Współpraca z platformą KSeF dotyczy zawsze środowiska produkcyjnego!

Wysyłka dokumentów do KSeF

Do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można wysłać dokumenty typu: faktury sprzedaży oraz korekta. Wysłanie następuje w momencie zatwierdzenia dokumentu. Proces jest całkowicie automatyczny i składa się z kilku etapów:

• weryfikacji, czy dokument spełnia wymogi wysłania
• wysłania do KSeF - po przyjęciu dokument otrzymuje numer referencyjny
• odebrania UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – na tym etapie dokument otrzymuje swój numer KSeF
• wysłania dokumentu do Biura Rachunkowego

Status dokumentu w KSeF oraz jego numer można sprawdzić na formularzu dokumentu w sekcji Krajowy System e-Faktur.

• Weryfikacja dokumentu w KSeF

• Proces zakończony

  Powiadomienia o przebiegu wysyłki

Po zalogowaniu na konto w aplikacji dostępne jest Centrum powiadomień. W Centrum zbierane są powiadomienia dotyczące m.in. wysyłania dokumentów do KSeF i Biura Rachunkowego.

W momencie zakończenia procesu wysyłki w Centrum pojawia się nowa wiadomość dla Użytkownika, informująca o tym, czy udało się wysłać dokument do KSeF i do Biura Rachunkowego:

Po rozwinięciu szczegółów można sprawdzić, jak zakończył się proces, a po kliknięciu w konkretne powiadomienie – otworzyć formularz faktury i sprawdzić szczegóły:

Przerwanie procesu wysyłki Proces może zostać przerwany z różnych powodów:

• dokument nie zostanie przyjęty w KSeF
• nie uda się pobrać UPO
• nie uda się wysłać dokumentu do Biura Rachunkowego

W przypadku, jeśli dokument z jakiegoś powodu zostanie odrzucony w KSeF, otrzymuje status Nie wysłano do KSeF. Oznacza to, że dokument nie został przyjęty w KSeF oraz nie został wysłany do Biura Rachunkowego.

W takiej sytuacji możliwa jest jego ponowna wysyłka bądź można taki dokument anulować. Obie opcje dostępne są z poziomu formularza dokumentu:

W przypadku, gdy nie uda się pobrać UPO dla dokumentu, otrzyma on status Nie udało się pobrać UPO. Na takim dokumencie dostępny będzie przycisk Wyślij, który wznowi proces na przerwanym etapie, czyli dobierze UPO i wyśle dokument do Biura Rachunkowego.

W przypadku, gdy nie uda się wysłać dokumentu do Biura Rachunkowego, dokument ma status: Nie udało się wysłać do Biura Rachunkowego. Na dokumencie dostępny będzie przycisk Wyślij, który wznowi proces na przerwanym etapie, czyli wyśle dokument do Biura Rachunkowego, bez działań w obszarze integracji z KSeF.

Co oznacza anulowanie dokumentu?

Anulowanie dokumentu jest równoznaczne z jego wycofaniem. Zwalniany jest numer dokumentu i można wystawić kolejny poprawny dokument z tym samym numerem. Na liście taki dokument jest nadal widoczny z oznaczeniem anulowany, nie można go jednak wysłać ponownie do KSeF ani do Biura Rachunkowego.

 

Wprowadzanie dokumentów kosztowych jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury oraz za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS. Dokumenty kosztowe dostępne są na liście Zakupy. Klikając odpowiednio w opcję "Dodaj" lub w ikonę plusa w aplikacjach mobilnych można wczytać nowy dokument z pliku. Każdy dokument jest automatycznie przetwarzany przez usługę Comarch OCR&KSeF. Aplikacja pozwala na dodanie plików w formacie .jpg, .pdf lub .png o maksymalnym rozmiarze 2 MB. Dodatkowo w aplikacji mobilnej jest możliwość dodania dokumentu za pomocą zdjęcia - zostanie wówczas uruchomiony aparat umożliwiający wykonanie zdjęcia faktury. Aplikacja zacznie podświetlać proponowany obszar dokumentu na kolor niebieski.

Wskazówka

Warto pamiętać, aby wykonać czytelne i dobrej jakości zdjęcie, co ułatwi późniejsze rozpoznawanie dokumentu przez usługę OCR&KSeF. Faktura powinna więc leżeć na płaskiej powierzchni, być dobrze oświetlona, cały dokument powinien być widoczny na zdjęciu.

W aplikacji mobilnej po wykonaniu zdjęcia bądź wybraniu pliku dodatkowo można wykonać edycję: zmianę kolorów, odwrócenie czy przycięcie obszaru dokumentu. Jeśli zdjęcie jest gotowe, można przejść do kolejnego kroku.   Podczas odczytu dokumentu rozpoznawane są następujące dane:

• Numer NIP – po znalezieniu numeru NIP sprzedawcy jest on sprawdzany w rejestrze GUS, po czym na dokument kosztowy przenoszone są dane pobrane z GUS
• Numer dokumentu
• Data wystawienia i zakupu
• Forma i termin zapłaty
• Stawki VAT oraz kwoty
• Numer rachunku bankowego

Jeśli usługa OCR&KSeF rozpozna dane kontrahenta, którego jeszcze nie ma w bazie, jest możliwość zapisania jego karty. Jeśli zapisane dane kontrahenta różnią się, można je zaktualizować. W razie potrzeby jest także możliwość zmiany kontrahenta na innego. Przy dodawaniu faktury kosztowej poprzez aplikację przeglądarkową Comarch Betterfly moduł eFaktury  dokument jest widoczny wraz z rozpoznanymi danymi oraz podglądem dokumentu. Ułatwia to jego weryfikację. Aby szybko zweryfikować fakturę dodawaną za pomocą aplikacji mobilnej, należy skorzystać z dostępnej zakładki "Załącznik", na której widoczna jest odczytana faktura.                                                           Na dokumentach zakupu warto również ustalić odpowiednie kody JPK_V7 dla danej transakcji, które będą niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT w Biurze Rachunkowym (JPK_V7M lub JPK_V7K). Przyciskiem "Wyślij do Biura Rachunkowego" należy zatwierdzić odczytane dane. Dokument po przesłaniu do Biura Rachunkowego będzie dostępny w trybie do odczytu. W każdej chwili będzie można także podejrzeć załącznik.  

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do Biura Rachunkowego do 20 faktur kosztowych w miesiącu. Pozycje zliczane są według daty wprowadzania ich do systemu i według wykorzystanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF. Użytkownik w każdym miesiącu może wykorzystać bezpłatnie 20 stron. W razie potrzeby może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch.

  Zobacz także: Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Przypisanie kategorii sprzedaży/zakupu do kontrahenta przyspiesza opisywanie dokumentów dla biura rachunkowego ponieważ jest ona automatycznie przenoszona na wprowadzane dokumenty.

Użytkownik ma możliwość seryjnego przypisywania kategorii sprzedaży oraz zakupu dla wielu kontrahentów jednocześnie.

Na liście Kontrahenci, po zaznaczeniu jednego lub więcej kontrahentów, w menu kontekstowym dostępne są opcje Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień kategorię zakupu.

Wybierając opcję Zmień kategorię sprzedaży, Użytkownik może przypisać nową kategorię sprzedaży dla wybranych kontrahentów.

Analogicznie, opcja Zmień kategorię zakupu umożliwia przypisanie nowej kategorii zakupu.

Jeśli żaden z zaznaczonych kontrahentów nie ma przypisanej kategorii, wybrana kategoria zostanie ustawiona dla wszystkich zaznaczonych kontrahentów. W przypadku, gdy któryś z kontrahentów miał już przypisaną kategorię, zostanie ona zastąpiona nową.

Na liście Kontrahenci przypisane kategorie są widoczne w kolumnach: Kategoria sprzedaży i Kategoria zakupu.

Uwaga

Jeśli dla danego kontrahenta został już dodany dokument, kategoria na formularzu tego dokumentu nie zostanie zmieniona.

Biuro rachunkowe, z którym została nawiązana współpraca, może udostępnić klientom Comarch Betterfly moduł eFaktury możliwość dodawania dokumentów sprzedaży na podstawie skanów. Funkcja jest dostępna dla biur rachunkowych od wersji Comarch ERP Optima 2025.0.

Po udostępnieniu tej opcji przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Dokumenty pojawi się lista Sprzedaż natomiast lista Fakturowanie nie będzie widoczna.

Wprowadzanie dokumentów sprzedaży na podstawie skanów jest możliwe zarówno poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury, jak i za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS.

Dokument sprzedaży na podstawie skanu można wprowadzić:

1. Za pomocą skrótu Dodaj fakturę sprzedaży z pliku na głównej stronie aplikacji lub
2. Za pomocą przycisku Dodaj na liście Sprzedaż w menu Dokumenty.

Każdy dokument jest automatycznie przetwarzany przez usługę Comarch OCR&KSeF. Aplikacja pozwala na dodanie plików w formatach .jpg, .pdf lub .png, o maksymalnym rozmiarze 2 MB.

W aplikacji mobilnej dodatkowo możliwe jest dodanie dokumentu za pomocą zdjęcia – wówczas uruchomi się aparat, a aplikacja podświetli proponowany obszar dokumentu na kolor niebieski.

Wskazówka

Warto pamiętać, aby wykonać czytelne i dobrej jakości zdjęcie, co ułatwi późniejsze rozpoznanie dokumentu przez OCR&KSeF. Faktura powinna być umieszczona na płaskiej powierzchni, dobrze oświetlona, a cały dokument musi być widoczny na zdjęciu.

Po wykonaniu zdjęcia lub wybraniu pliku w aplikacji mobilnej, dostępna jest opcja edycji: zmiana kolorów, odwrócenie obrazu czy przycięcie obszaru dokumentu. Po zakończeniu edycji można przejść do kolejnego kroku.

Odczytywanie danych z dokumentu Pliki można wczytywać do programu:

1. pojedynczo – wtedy po każdym odczytanym pliku można zweryfikować dokument i wysłać go od razu do biura rachunkowego albo
2. seryjnie – zaznaczyć wiele plików a następnie można skorzystać z operacji seryjnych.

Podczas odczytu dokumentu przez OCR&KSeF, rozpoznawane są następujące dane:

• Numer NIP – po rozpoznaniu numeru NIP nabywcy, jest on sprawdzany w rejestrze GUS, a dane pobrane z GUS zostają przeniesione na dokument.
• Numer dokumentu
• Data wystawienia i data sprzedaży
• Forma płatności i termin zapłaty
• Stawki VAT oraz kwoty

Jeżeli OCR&KSeF rozpozna dane kontrahenta, który nie znajduje się jeszcze w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty. W przypadku różnicy między zapisanymi danymi a nowymi, użytkownik ma możliwość ich aktualizacji lub wyboru innego kontrahenta.

Uwaga

W bieżącej wersji programu nie są obsługiwane faktury walutowe. Kwoty należy uzupełnić ręcznie po stronie biura rachunkowego.

Weryfikacja i przesyłanie dokumentu

Po odczytaniu dokumentu przez Comarch OCR&KSeF przez aplikację przeglądarkową plik zostanie zwizualizowany w oknie po lewej stronie ekranu – po prawej stronie zostaną wyświetlone odczytane dane, które można w razie potrzeby skorygować.

Aby szybko zweryfikować dokument w aplikacji mobilnej, można skorzystać z zakładki Załącznik, gdzie wyświetlona jest odczytana faktura.

 

Na dokumentach sprzedaży można również ustawić odpowiednie kody JPK_V7 dla transakcji, co jest niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT w biurze rachunkowym (JPK_V7M lub JPK_V7K).

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może wybrać kategorię sprzedaży oraz dodać dodatkowe informacje dla księgowego.

Aby zatwierdzić odczytane dane, należy kliknąć przycisk Wyślij do Biura Rachunkowego. Po przesłaniu dokumentu, będzie on dostępny do odczytu, a załącznik można podejrzeć w każdej chwili.

Kliknięcie na przycisk Anuluj nie zapisze wprowadzonych przez użytkownika zmian na formularzu – na liście będzie widoczny zeskanowany dokument z danymi jakie zostały automatycznie odczytane.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu
• Wysyłka do Biura Rachunkowego

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są dostępne, jeśli:

• Zaznaczona jest jedna faktura niewysłana do biura rachunkowego,
• Zaznaczone jest kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status Niewysłana do Biura Rachunkowego.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów, w menu kontekstowym widoczna jest opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży. Jeśli na zaznaczonych dokumentach była przypisana inna kategoria, zostanie ona zmieniona na nową.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż po zaznaczeniu wybranych dokumentów, dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wyborze wyświetli się okno, w którym można wprowadzić Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży dodanych przez OCR&KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który już został wysłany zostanie wyświetlony komunikat jak poniżej:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij nastąpi weryfikacja konfiguracji Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD).

• Jeśli konfiguracja IWD nie jest prawidłowa, pojawi się poniższy komunikat:

• Jeśli IWD jest poprawnie skonfigurowane, zostanie wyświetlone okno z potwierdzeniem wysyłki dokumentów:

Po zakończeniu przesyłania pojawi się poniższy toast:

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do biura rachunkowego do 20 dokumentów (łącznie sprzedażowych i kosztowych) w miesiącu. Liczba ta zliczana jest według daty wprowadzenia dokumentu do systemu oraz liczby stron w usłudze Comarch OCR&KSeF.

Każdy użytkownik ma możliwość bezpłatnego przesłania do 20 stron miesięcznie. Jeśli potrzebna jest większa ilość, można rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament w sklepie Comarch.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chciałby wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z biurem rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Od 1 października 2020 roku do celów prawidłowego sporządzenia deklaracji JPK_V7M (podatek VAT miesięczny) i JPK_V7K (podatek VAT kwartalny) należy stosować odpowiednie oznaczenia rejestrowanych transakcji. Dzięki temu Biuro Rachunkowe otrzyma informacje niezbędne do wysyłki deklaracji podatkowej w nowym formacie plików JPK.

Jeśli Użytkownik aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury świadczy usługi lub obraca towarami wskazanymi przez Ministerstwo Finansów, powinien oznaczać transakcje za pomocą kodów JPK_V7. Zarówno na karcie produktu, jak i kontrahenta, można zdefiniować domyślne kody JPK_V7. W ten sposób przypisane kody będą automatycznie przenoszone na transakcje, jeśli pojawi się na nich dany produkt lub zostanie wskazany kontrahent:

• na kartach wszystkich produktów wymienionych w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów zalecamy wprowadzić domyślne kody towarowe. Dzięki temu oznaczone zostaną wszystkie transakcje, na jakie taki towar trafi.
• na karcie kontrahenta warto wskazać domyślne kody JPK_V7, jeśli przeprowadzany jest z nim określony rodzaj transakcji.

Na przykład jeśli dany kontrahent to tzw. rolnik ryczałtowy, warto na jego karcie wprowadzić kod VAT_RR. Wtedy automatycznie wszystkie rejestrowane dla niego faktury zakupu zostaną automatycznie oznaczone takim kodem.

  Lista oznaczeń JPK_V7: Ministerstwo Finansów zdefiniowało listę kodów towarowych, które powinny być oznaczane dla dokumentu, na którym zarejestrowano sprzedaż danego rodzaju:

• GTU_01 – dostawa napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_02 – dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
• GTU_03 – dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
• GTU_04 – dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_05 – dostawa odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79–91 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_06 – dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7–9, 59–63, 65, 66, 69 i 94–96 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_07 – dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701–8708 oraz CN 8708 10
• GTU_08 – dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1–3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12–25, 33–40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_09 – dostawa leków oraz wyrobów medycznych – produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.)
• GTU_10 – dostawa budynków, budowli i gruntów
• GTU_11 – świadczenia usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532)
• GTU_12 – świadczenia usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych
• GTU_13 – świadczenia usług transportowych i gospodarki magazynowej – Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1

Procedury, podobnie jak kody towarowe, opisują dokument pod kątem dodatkowych informacji o transakcji. Nie są one jednak ściśle powiązane z towarem. Są podzielone na procedury dla dokumentów sprzedaży i zakupu. Procedury dla sprzedaży:

• SW – dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy
• EE – świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy
• TP – istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy
• TT_WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• TT_D – dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• MR_T – świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy
• MR_UZ – dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy
• I_42 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)
• I_63 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)
• B_SPV – transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowanego zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy
• B_SPV_DOSTAWA – dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy
• B_MPV_PROWIZJA – świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowanych zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Procedury dla zakupu:

• IMP – podatek naliczony z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanych zgodnie z art. 33a ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Oprócz wspomnianych kodów towarowych oraz procedur, do opisu transakcji służą typy dokumentów. Dostępne typy dokumentów dla sprzedaży to:

• RO – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących
• WEW – dokument wewnętrzny
• FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy

Dla zakupu dostępne są typy:

• VAT_RR – faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy
• WEW – dokument wewnętrzny
• MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy.

  Zobacz także: Jak dodać i edytować produkt?

Jak dodać i edytować dane kontrahenta?

Jak wystawić fakturę sprzedaży? Jak dodać dokument kosztowy?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury karty kontrahentów są dostępne z poziomu:

• aplikacji przeglądarkowej - w menu głównym Kontrahenci

• aplikacji mobilnych w menu Więcej - Kontrahenci.

Nowego kontrahenta można dodać kolejno:

• w aplikacji przeglądarkowej - wybierając opcję "Dodaj",
• w aplikacjach mobilnych - klikając na ikonę plusa.

Pojawi się wówczas do uzupełnienia formularz kontrahenta.

Wygląd dla aplikacji dostępnej przez przeglądarkę: Wygląd dla aplikacji mobilnych:

Po wpisaniu numeru NIP dane kontrahenta są automatycznie pobierane z GUS. Dodatkowo weryfikowany jest też status podatnika VAT. Na formularzu, w sekcji Firma możemy określić rodzaj i status kontrahenta. Rodzaj ma wpływ na sposób wystawiania dokumentów dla kontrahenta. Dla podmiotów gospodarczych dokumenty domyślnie wystawiane są w cenach netto, natomiast dla osób fizycznych – w cenach brutto. Określony status kontrahenta również ma odzwierciedlenie na wystawianych dla niego dokumentach. W przypadku statusu "wewnątrzunijny" i "pozaunijny" na dokumentach nie będzie naliczany podatek VAT. W sekcji Dodatkowe można wybrać domyślną formę płatności kontrahenta, która będzie się automatycznie ustawiać na wystawianych dla niego dokumentach oraz przypisać domyślne kody JPK_V7.

Karty istniejących kontrahentów można w każdej chwili edytować, aby wprowadzać potrzebne modyfikacje.

  Zobacz także: Kiedy ustawić domyślne kody JPK_V7 dla produktów i kontrahentów? Jak dodać i edytować produkt? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Zmiana numeru dokumentu na fakturach sprzedaży (oraz korektach) jest możliwa podczas wystawiania nowego dokumentu oraz na dokumentach zapisanych ''do bufora''. Aby zmienić numer należy na formularzu kliknąć:

• w ikonę ołówka - w przypadku aplikacji przez przeglądarkę

• w pole z numerem dokumentu - w przypadku aplikacji mobilnych

W kolejnym kroku pojawią się opcje do wyboru. Numer dokumentu jest nadawany w momencie jego zapisu:

• jeśli wybrana jest opcja kolejny dostępny – przy zapisie zostanie nadany kolejny najwyższy numer w schemacie numeracji
• jeśli istnieje konieczność nadania konkretnego numeru dokumentu można go wpisać po wybraniu opcji podany ręcznie. Wtedy dokument zostanie zapisany z podanym numerem pod warunkiem, że nie został on wcześniej wykorzystany na innym dokumencie.

  Zobacz także: Jak wystawić fakturę sprzedaży?