W programie Comarch Betterfly moduł eFaktury istnieje możliwość importu faktur sprzedaży z KSeF.

Funkcja ręcznego importu dokumentów z KSeF będzie dostępna, jeśli Biuro Rachunkowe w systemie Comarch ERP Optima (wersja 2025.0 lub nowsza) oddznaczy  parametr „Fakturowanie w programie Comarch”.

Wskazówka

Jeżeli klient Comarch Betterfly wcześniej fakturował na pakiecie eFaktury, po włączeniu przez biuro rachunkowe parametru o niefakturowaniu na aplikacji Comarch Betterfly, użytkownik nie będzie widział wcześniej wystawionych faktur jeżeli nie będą one zatwierdzone i wysłane do KSeF (w przypadku gdy powinny być wysłane do KSeF). Przed wyłączeniem fakturowania należy się upewnić, że faktury są zatwierdzone/wysłane do KSeF i mają odebrane UPO.

Po udostępnieniu tej funkcjonalności przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Przychody pojawi się lista Sprzedaż, na którą będzie można pobrać faktury sprzedaży z KSeF.

Import z KSeF będzie można uruchomić za pomocą przycisku "Pobierz z KSeF"

Aktywacja importu faktur sprzedaży z KSeF

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF, należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule:

Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Po skonfigurowaniu wymiany danych z KSeF pojawi się okno, na którym należy wskazać zakres dat:

• Jeśli jest to pierwszy import z KSeF: domyślnie ustawiony zostanie zakres od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej
• Jeśli jest to kolejny import: zakres dat zostanie automatycznie ustawiony od daty ostatnio zaimportowanego dokumentu do daty bieżącej

Po zakończeniu importu

• W przypadku zaimportowania kilku dokumentów będą one widoczne na liście Sprzedaż.

• Jeśli zaimportowany zostanie jeden dokument, kliknięcie przycisku Dalej otworzy formularz pojedynczej faktury.

Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF

Na zaimportowanej fakturze Użytkownik może dokonać następujących zmian:

• Forma i termin płatności: możliwość dostosowania
• Kategoria: przypisanie odpowiedniej kategorii sprzedaży
• Informacje dodatkowe: uzupełnienie informacji dla Biura Rachunkowego

Sekcja dane Nabywcy

Dane nabywcy są zablokowane do edycji. W przypadku, gdy kontrahent nie znajduje się w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty podczas zatwierdzania dokumentu.

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może:

• Wybrać odpowiednią kategorię sprzedaży.
• Uzupełnić dodatkowe informacje dla księgowego.

W prawym górnym rogu ekranu jest dostępny przycisk "Drukuj", za pomocą którego można pobrać wizualizację faktury z KSeF.

Wysyłka do Biura Rachunkowego

Po kliknięciu przycisku Wyślij do Biura Rachunkowego faktura zostanie zatwierdzona i przesłana do biura rachunkowego. Na zatwierdzonym dokumencie możliwy jest podgląd załącznika z wizualizacją faktury zaimportowanej z KSeF.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Wysyłka do Biura Rachunkowego
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu

Warunki dostępności opcji seryjnych

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są aktywne w następujących przypadkach:

• Zaznaczono jedną fakturę, która nie została wysłana do Biura Rachunkowego.
• Zaznaczono kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status „Niewysłana do Biura Rachunkowego”.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście Sprzedaż w menu kontekstowym pojawi się opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży.

• Jeśli zaznaczone dokumenty mają przypisane różne kategorie, zostaną one zastąpione nowo wybraną kategorią.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wprowadzić nowy Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży zaimportowanych z KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

• Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który został już wysłany, pojawi się odpowiedni komunikat:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij  faktury zostaną wysłane do księgowego a po zakończeniu przesyłania pojawi się komunikat potwierdzający (toast):

Wskazówka

Aplikacja pozwala na wysłanie do Biura Rachunkowego maksymalnie 10 dokumentów miesięcznie (łącznie sprzedażowych i kosztowych).  Jeśli wymagane jest zwiększenie limitu, należy rozszerzyć ilość stron pakietu OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF odpowiada jednej stronie OCR.

Istnieje także możliwość przejścia na pakiet eFaktury Plus, który daje możliwość wystawiania nielimitowanej ilości dokumentów w programie Comarch Betterfly.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chce wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z Biurem Rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Jak dodać dokument sprzedaży przez OCR:

https://pomoc.comarchbetterfly.pl/index.php/dokumentacja/jak-dodac-dokument-sprzedazy-przez-ocr/

W aplikacji Comarch Betterfly (pakiet eFaktury Plus) jest możliwa wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegóły znajdziesz w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Wysyłka dokumentów do KSeF. Do systemu KSeF możesz wysyłać:

• faktury sprzedaży,
• faktury zaliczkowe oraz finalne,
• faktury VAT marża,
• korekty powyższych dokumentów.

Kiedy następuje wysyłka? 

Wysłanie następuje w momencie zatwierdzenia dokumentu lub na życzenie (jeżeli użytkownik na roli ma odznaczony parametr Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF przy zatwierdzaniu dokumentów). Więcej na ten temat w artykule: Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF w Comarch Betterfly. Proces jest całkowicie automatyczny i składa się z kilku etapów:

• weryfikacji wymogów wysyłki,
• wysłania do KSeF (dokument otrzymuje numer referencyjny),
• odebrania UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – na tym etapie dokument otrzymuje numer KSeF
• utworzenia zapisu w rejestrze VAT sprzedaży

Status dokumentu w KSeF oraz jego numer referencyjny i numer KSeF można sprawdzić na formularzu dokumentu, na zakładce KSeF.

Jeżeli wysyłka się nie powiedzie, na zakładce KSeF będzie dostępna informacja o powodzie. Dodatkowo, w przypadku niepowodzenia przy wysyłce - informacja zostanie przekazana do Centrum powiadomień. Centrum powiadomień

Po zalogowaniu na konto w aplikacji dostępne jest Centrum powiadomień. W Centrum zbierane są powiadomienia dotyczące m.in. wysyłania dokumentów do KSeF w sytuacji gdy wysyłka się nie powiedzie.

Po rozwinięciu szczegółów można sprawdzić, jak zakończył się proces, a po kliknięciu w konkretne powiadomienie – otworzyć formularz faktury i sprawdzić szczegóły:

Przerwanie procesu wysyłki

Proces może zostać przerwany na dwa sposoby:

1. Dokument nie został przyjęty w KSeF                                                                                                              Dokument otrzymuje status Nie wysłano do KSeF. W tej sytuacji masz dwie opcje dostępne z poziomu formularza i menu kontekstowego dla danego dokumentu:

• Ponowna wysyłka (po poprawieniu ewentualnych błędów)

• Anulowanie dokumentu.

2. Nie udało się pobrać UPO                                                                                                                                          Dokument otrzymuje status Nie udało się pobrać UPO. Na formularzu dokumentu oraz w menu kontekstowym (na liście) dostępna będzie opcja Odbierz UPO.

Jej wybranie:

• Wznowi proces i pobierze brakujące UPO.

• Prześle dokument do Biura Rachunkowego (jeżeli Twoje konto jest z nim zintegrowane).

Co oznacza anulowanie dokumentu?

Anulowanie to wycofanie dokumentu:

• Numeracja: Numer dokumentu zostaje zwolniony – możesz wystawić kolejny, poprawny dokument z tym samym numerem.
• Widoczność: Dokument pozostaje na liście z oznaczeniem „anulowany”.
• Ograniczenia: Anulowanego dokumentu nie można ponownie wysłać do KSeF

W przypadku problemów technicznych po stronie rządowej lub własnej infrastruktury, system Betterfly umożliwia  zachowanie ciągłości sprzedaży poprzez obsługę trzech trybów niedostępności: Offline, Offline24 oraz Awaria KSeF.

Oto jak przebiega proces wystawiania dokumentów w sytuacjach awaryjnych:

• Wybór trybu na dokumencie: Podczas wystawiania faktury w warunkach braku łączności, użytkownik musi na konkretnym dokumencie ręcznie wskazać odpowiedni tryb pracy: Offline24, Offline lub Awaria KSeF.

• Zatwierdzanie dokumentu: Program pozwala na zatwierdzenie faktury, mimo braku połączenia z bramką ministerialną. Dokumenty te nie są wysyłane automatycznie; użytkownik musi zainicjować ich przesłanie ręcznie po przywróceniu sprawności systemu KSeF.

• Księgowanie i JPK: Dokumenty wystawione w trybach niedostępności trafiają bezpośrednio do rejestrów VAT. Są one oznaczane specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 nawet bez nadanego numeru KSeF.

• Wydruk faktury: Jeśli faktura musi zostać wydrukowana przed wysyłką do KSeF, na dokumencie pojawią się dwa kody QR: Offline i Certyfikat. Tytuł dokumentu zostanie automatycznie dostosowany do odbiorcy: Faktura VAT dla osób fizycznych i kontrahentów zagranicznych lub Potwierdzenie transakcji dla kontrahentów krajowych.

• Wymagany Certyfikat Offline: Do poprawnego wydruku  dokumentu w trybach Offline24, Offline lub Awaria KSeF niezbędne jest posiadanie skonfigurowanego Certyfikatu Offline. W momencie generowania wydruku program poprosi o podanie hasła do tego certyfikatu, a po jego zweryfikowaniu utworzy wydruk z kodem QR pozwalającym na weryfikację wystawcy.

Pamiętaj o terminach wysyłki:

• Offline24: wysyłka niezwłocznie po rozwiązaniu problemów, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia

• Offline: wysyłka w ciągu 1 dnia roboczego od ustania niedostępności.

• Awaria KSeF: wysyłka w ciągu 7 dni od ustania awarii. W przypadku awarii całkowitej (krytycznej), przepisy dopuszczają brak obowiązku późniejszej wysyłki do KSeF.

Wystawianie faktur sprzedaży jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury lub za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS. Lista faktur sprzedaży dostępna jest w menu Przychody. Aby dodać nowy dokument, należy wybrać opcję Wystaw fakturę. Otworzy się wówczas formularz nowej faktury sprzedaży. Należy uzupełnić kontrahenta oraz dodać pozycje faktury.

W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu ikoną ołówka, która znajduje się na górnym pasku formularza.

Po kliknięciu w opcję: Wybierz kontrahenta wyświetla się lista kontrahentów, z której można wybrać właściwego. Jeśli kontrahenta nie widać na liście, można wyszukać go wpisując nazwę w polu wyszukiwania. Jeśli w programie nie będzie istniał taki kontrahent, można też dodać jego kartę klikając na ikonę z plusem (Dodaj nowego kontrahenta).

Podobnie należy postąpić, aby dodać produkty na fakturę. Po kliknięciu na: Dodaj pozycję” zostanie wyświetlona lista produktów. Można wybrać produkt z listy oraz skorzystać z wyszukiwarki.

Dzięki opcji: Dodaj pozycję ręcznie można wprowadzić pozycje, których nie ma na liście produktów oraz zdecydować:

• czy będzie to jednorazowa operacja (np. wykonanie usługi, która nie jest powtarzalna i w związku z tym nie ma potrzeby wprowadzać jej do katalogu produktów) lub
• czy przy okazji pierwszej sprzedaży utworzyć od razu kartę produktu, która będzie dostępna na liście dla kolejnych transakcji - wówczas należy kliknąć w opcję: Utwórz kartę usługi/towaru

Na fakturze sprzedaży można też ustalić datę dokumentu i formę zapłaty, wybrać sposób przeliczania faktury od cen netto lub brutto oraz podać dodatkowe informacje w polu Opis.

Wprowadzoną fakturę można:

• zapisać - wówczas będzie jeszcze możliwość jej edycji (tzw. zapis do bufora)
• zapisać i zatwierdzić - wówczas dokument będzie dostępny tylko w trybie do odczytu
• zatwierdzić i wysłać do Biura Rachunkowego - przyciskiem: Zatwierdź i wyślij - wówczas dokument będzie dostępny w trybie do odczytu. Ta opcja jest dostępna, jeśli aktywna jest współpraca z Biurem Rachunkowym.

Uwaga

Użycie przycisku "Zatwierdź i wyślij"  jest nieodwracalne. Nie ma możliwości anulowania zatwierdzonego dokumentu.

Po zapisaniu lub zatwierdzeniu faktury dostępne są opcje:

• Drukuj
• Wyślij e-mailem
• Wystaw korektę - opcja tylko dla zatwierdzonego formularza faktury

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wprowadzenie 10 faktur sprzedaży w miesiącu. Pozycje zliczane są według daty wprowadzenia dokumentu.

W aplikacjach mobilnych wystawianie faktur sprzedaży przebiega analogicznie i jest dostępne w menu Przychody po kliknięciu w ikonę plusa. Zobacz także: Jak zmienić numer faktury sprzedaży? Jak dodać i edytować produkt? Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak dodać dokument kosztowy?

Zmiana numeru dokumentu na fakturach sprzedaży (oraz korektach) jest możliwa podczas wystawiania nowego dokumentu oraz na dokumentach zapisanych ''do bufora''. Aby zmienić numer należy na formularzu w polu, gdzie jest numer dokumentu, kliknąć w ikonę ołówka.

W kolejnym kroku pojawią się opcje do wyboru. Numer dokumentu jest nadawany w momencie jego zapisu:

• jeśli wybrana jest opcja Kolejny dostępny – przy zapisie zostanie nadany kolejny najwyższy numer w schemacie numeracji
• jeśli istnieje konieczność nadania konkretnego numeru dokumentu można go wpisać po wybraniu opcji Podany ręcznie. Wtedy dokument zostanie zapisany z podanym numerem pod warunkiem, że nie został on wcześniej wykorzystany na innym dokumencie.

Zmiana numeru dokumentu jest również możliwa w aplikacjach mobilnych i jest dostępna z poziomu formularza faktury w polu: Zmień numer. Zobacz także: Jak wystawić fakturę sprzedaży?  

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury na górnej belce pulpitu startowego wyświetla się ikona Powiadomień. Ikona będzie oznaczona czerwonym alertem jeśli dla Użytkownika będą nowe komunikaty, które jeszcze nie były wyświetlone. Po otwarciu listy powiadomień alert zostanie usunięty. Przyciskiem: Zobacz wszystkie można przejść do pełnej listy powiadomień, która zawiera trzy sekcje:

• Wszystkie - wszystkie komunikaty
• Biuro Rachunkowe - komunikaty o odebranych płatnościach / kontrahentach
• KSeF - komunikaty związane z komunikacją z Krajowym Systemem e-Faktur - potwierdzenia wysyłki faktur sprzedaży oraz odbioru faktur zakupu

Każdy komunikat ma oznaczenie niebieskiej kropki, jeśli jest nieprzeczytany. Komunikaty można oznaczać zbiorczo poprzez opcję "Oznacz jako przeczytane" lub pojedynczo. Jeśli komunikat dotyczy konkretnego dokumentu, po kliknięciu nastąpi automatyczne przejście np. do płatności z Biura Rachunkowego lub faktury sprzedaży wysłanej do KSeF. Zobacz także: Jak odbierać powiadomienia PUSH na telefonie? Jakie informacje o podatkach i opłatach można odbierać z Biura Rachunkowego? Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Jak pobrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Od 1 października 2020 roku do celów prawidłowego sporządzenia deklaracji JPK_V7M (podatek VAT miesięczny) i JPK_V7K (podatek VAT kwartalny) należy stosować odpowiednie oznaczenia rejestrowanych transakcji. Dzięki temu Biuro Rachunkowe otrzyma informacje niezbędne do wysyłki deklaracji podatkowej w nowym formacie plików JPK.

Jeśli Użytkownik aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury świadczy usługi lub obraca towarami wskazanymi przez Ministerstwo Finansów, powinien oznaczać transakcje za pomocą kodów JPK_V7. Zarówno na karcie produktu, jak i kontrahenta, można zdefiniować domyślne kody JPK_V7. W ten sposób przypisane kody będą automatycznie przenoszone na transakcje, jeśli pojawi się na nich dany produkt lub zostanie wskazany kontrahent:

• na kartach wszystkich produktów wymienionych w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów zalecamy wprowadzić domyślne kody towarowe. Dzięki temu oznaczone zostaną wszystkie transakcje, na jakie taki towar trafi.
• na karcie kontrahenta warto wskazać domyślne kody JPK_V7, jeśli przeprowadzany jest z nim określony rodzaj transakcji.

Na przykład jeśli dany kontrahent to tzw. rolnik ryczałtowy, warto na jego karcie wprowadzić kod VAT_RR. Wtedy automatycznie wszystkie rejestrowane dla niego faktury zakupu zostaną automatycznie oznaczone takim kodem.

  Lista oznaczeń JPK_V7: Ministerstwo Finansów zdefiniowało listę kodów towarowych, które powinny być oznaczane dla dokumentu, na którym zarejestrowano sprzedaż danego rodzaju:

• GTU_01 – dostawa napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_02 – dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
• GTU_03 – dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
• GTU_04 – dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_05 – dostawa odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79–91 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_06 – dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7–9, 59–63, 65, 66, 69 i 94–96 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_07 – dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701–8708 oraz CN 8708 10
• GTU_08 – dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1–3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12–25, 33–40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_09 – dostawa leków oraz wyrobów medycznych – produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.)
• GTU_10 – dostawa budynków, budowli i gruntów
• GTU_11 – świadczenia usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532)
• GTU_12 – świadczenia usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych
• GTU_13 – świadczenia usług transportowych i gospodarki magazynowej – Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1

Procedury, podobnie jak kody towarowe, opisują dokument pod kątem dodatkowych informacji o transakcji. Nie są one jednak ściśle powiązane z towarem. Są podzielone na procedury dla dokumentów sprzedaży i zakupu. Procedury dla sprzedaży:

• SW – dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy
• EE – świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy
• TP – istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy
• TT_WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• TT_D – dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• MR_T – świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy
• MR_UZ – dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy
• I_42 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)
• I_63 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)
• B_SPV – transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowanego zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy
• B_SPV_DOSTAWA – dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy
• B_MPV_PROWIZJA – świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowanych zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Procedury dla zakupu:

• IMP – podatek naliczony z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanych zgodnie z art. 33a ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Oprócz wspomnianych kodów towarowych oraz procedur, do opisu transakcji służą typy dokumentów. Dostępne typy dokumentów dla sprzedaży to:

• RO – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących
• WEW – dokument wewnętrzny
• FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy

Dla zakupu dostępne są typy:

• VAT_RR – faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy
• WEW – dokument wewnętrzny
• MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy.

  Zobacz także: Jak dodać i edytować produkt?

Jak dodać i edytować dane kontrahenta?

Jak wystawić fakturę sprzedaży? Jak dodać dokument kosztowy?

1. Ile dokumentów mogę wystawić bezpłatnie w pakiecie eFaktury?

W ramach bezpłatnego pakietu możesz wprowadzić łącznie 10 dokumentów miesięcznie. Limit ten dotyczy wszystkich dokumentów sprzedażowych oraz kosztowych razem – niezależnie od tego, czy dodasz je ręcznie, przez system OCR (skanowanie), czy pobierzesz z KSeF.

2. Poprzednio mogłem wystawić 10 faktur sprzedaży i osobno 20 dokumentów kosztowych przez OCR. Czy to się zmienia?

Tak, dostosowaliśmy działanie systemu do warunków handlowych pakietu eFaktury. Zgodnie z oficjalną ofertą, łączny limit wynosi 10 dokumentów miesięcznie (obejmuje on zarówno faktury sprzedaży, jak i dokumenty kosztowe). Jeśli Twoje potrzeby wzrosły i potrzebujesz przetwarzać więcej dokumentów, z przyjemnością pomożemy Ci dobrać wyższy pakiet, który dotrzyma kroku Twojej firmie.

3. Wcześniej udawało mi się wystawić więcej niż 10 dokumentów miesięcznie. Dlaczego teraz system to blokuje?

To prawda, we wcześniejszych wersjach programu system pozwalał na przekraczanie tego limitu ze względu na brak automatycznej weryfikacji. Wiemy, że zmiany w codziennej pracy bywają wyzwaniem, dlatego jeśli limit 10 dokumentów to dla Ciebie za mało, chętnie przedstawimy Ci opcje wyższych pakietów z większymi limitami.

4. Czy korekty do faktur wliczają się do limitu 10 dokumentów?

Nie. Korekty  nie są wliczane do miesięcznego limitu. Możesz je wystawiać bez przeszkód nawet po wyczerpaniu limitu 10 dokumentów.

5. Co dokładnie system traktuje jako "wystawiony dokument"?

Wystawiony dokument to dokument:

• dodany na liście Przychodów - dokument nie musi być zatwierdzony
• wczytania pliku przez OCR  
• pobrany z KSeF

6. Dlaczego mój limit został wyczerpany, skoro wystawiłem ręcznie tylko kilka dokumentów?

Miesięczny limit jest wspólny dla wszystkich metod dodawania dokumentów. Upewnij się, czy:

• Nie pobierałeś dokumentów z KSeF (automatycznie lub ręcznie) – każdy pobrany dokument zmniejsza limit.
• Nie wczytywałeś dokumentów kosztowych przez OCR - każdy wczytany dokument pomniejsza limit.
• Nie posiadasz w buforze dokumentów wystawionych ręcznie, które nie zostały usunięte.

6. Jaki jest limit stron OCR w bezpłatnym pakiecie?

W bezpłatnym pakiecie jest jeden limit dla wszystkich dokumentów i wynosi on 10.

7. Czy po wyczerpaniu limitu 10 dokumentów mogę nadal korzystać z bezpłatnego pakietu?

Po wyczerpaniu limitu 10 dokumentów nadal możesz odczytać dokumenty i korzystać z innych opcji. Aby wystawiać i dodawać kolejne dokumenty w programu bez ograniczeń przejdź się na pakiet eFaktury Plus. 

8. Jak przelicza się limit, gdy wystawiam dokumenty ręcznie, ale posiadam płatny pakiet OCR?

Przy pakiecie udostępnionym przez  Biuro Rachunkowe oraz własnym pakiecie OCR, dla dokumentów wystawianych ręcznie obowiązuje przelicznik: 1 wystawiony dokument = 1 (do limitu nie wliczane są korekty).

9. Czy dokumenty, które pobieram z KSeF, wliczają się do limitu 10 dokumentów?

Tak. Każdy dokument pobrany z KSeF – zarówno ręcznie, jak i automatycznie przez system – wlicza się do limitu 10 dokumentów.

10. Co się stanie z automatycznym importem z KSeF, jeśli wykorzystany cały limit?

Jeśli limit zostanie wyczerpany, system zablokuje automatyczne pobieranie dokumentów kosztowych i wyświetli odpowiedni komunikat w Centrum powiadomień. Twoje dane są bezpieczne – dokumenty nie znikają z KSeF, po prostu nie zostaną zaimportowane do programu do momentu przejścia na pakiet płatny.

11. Dlaczego dokumenty z KSeF wcześniej były pobierane, mimo że mój limit się skończył?

We wcześniejszych wersjach systemu priorytetem było dla nas zapewnienie ciągłości komunikacji z KSeF, dlatego mechanizm limitowania nie blokował pobierania dokumentów. Obecna aktualizacja dostosowuje działanie programu do warunków handlowych pakietu eFaktury (limit 10 dokumentów miesięcznie). Jeśli Twój biznes się rozwija i potrzebujesz pobierać z KSeF większą liczbę faktur, z przyjemnością pomożemy Ci wybrać pakiet z wyższym limitem, dopasowany do Twoich potrzeb.

12. Czym różni się pakiet eFaktury (Freemium) od płatnego eFaktury Plus?

• eFaktury (Freemium): Wersja całkowicie bezpłatna. Posiada limit do 10 dokumentów miesięcznie (sprzedaż + koszty łącznie). Nie zawiera funkcji tworzenia ofert oraz faktur zaliczkowych i innych dokumentów. 
• eFaktury Plus: Wersja płatna. Nie posiada żadnych limitów na wystawianie i rejestrowanie dokumentów (oprócz limitu OCR zgodnie z cennikiem). Daje dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak tworzenie ofert czy faktur zaliczkowych.

13. Czy mogę zresetować swój limit, jeśli skończył się przed końcem miesiąca?

Nie. Limit 10 dokumentów odnawia się całkowicie automatycznie na początku każdego nowego miesiąca kalendarzowego. Nie ma możliwości jego ręcznego zresetowania ani przeniesienia niewykorzystanych dokumentów na kolejny miesiąc.

• Wyjątek: Jeśli posiadasz aktywny, płatny pakiet OCR (własny lub z biura rachunkowego), po wyczerpaniu limitu 10 dokumentów możesz dalej korzystać z systemu, a kolejne dokumenty będą pobierane z pakietu OCR.

 

Wprowadzanie dokumentów kosztowych jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury oraz za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS. Dokumenty kosztowe dostępne są na liście Koszty/ Faktury kosztowe. Klikając odpowiednio w opcję: Wczytaj z pliku lub w ikonę plusa w aplikacjach mobilnych można wczytać nowy dokument. Każdy dokument jest automatycznie przetwarzany przez usługę Comarch OCR&KSeF. Aplikacja pozwala na dodanie plików w formacie .jpg, .pdf lub .png o maksymalnym rozmiarze 2 MB. Dodatkowo w aplikacji mobilnej jest możliwość dodania dokumentu za pomocą zdjęcia - zostanie wówczas uruchomiony aparat umożliwiający wykonanie zdjęcia faktury. Aplikacja zacznie podświetlać proponowany obszar dokumentu na kolor niebieski.

Wskazówka

Warto pamiętać, aby wykonać czytelne i dobrej jakości zdjęcie, co ułatwi późniejsze rozpoznawanie dokumentu przez usługę OCR&KSeF. Faktura powinna więc leżeć na płaskiej powierzchni, być dobrze oświetlona, cały dokument powinien być widoczny na zdjęciu.

W aplikacji mobilnej po wykonaniu zdjęcia bądź wybraniu pliku dodatkowo można wykonać edycję: zmianę kolorów, odwrócenie czy przycięcie obszaru dokumentu. Jeśli zdjęcie jest gotowe, można przejść do kolejnego kroku. Podczas odczytu dokumentu rozpoznawane są następujące dane:

• Numer NIP – po znalezieniu numeru NIP sprzedawcy jest on sprawdzany w rejestrze GUS, po czym na dokument kosztowy przenoszone są dane pobrane z GUS
• Numer dokumentu
• Data wystawienia i zakupu
• Forma i termin zapłaty
• Stawki VAT oraz kwoty
• Numer rachunku bankowego

Jeśli usługa OCR&KSeF rozpozna dane kontrahenta, którego jeszcze nie ma w bazie, jest możliwość zapisania jego karty. Jeśli zapisane dane kontrahenta różnią się, można je zaktualizować. W razie potrzeby jest także możliwość zmiany kontrahenta na innego. Przy dodawaniu faktury kosztowej poprzez aplikację przeglądarkową Comarch Betterfly moduł eFaktury  dokument jest widoczny wraz z rozpoznanymi danymi oraz podglądem dokumentu. Ułatwia to jego weryfikację. Aby szybko zweryfikować fakturę dodawaną za pomocą aplikacji mobilnej, należy skorzystać z dostępnej zakładki Załącznik, na której widoczna jest odczytana faktura. Na dokumentach zakupu warto również ustalić odpowiednie kody JPK_V7 dla danej transakcji, które będą niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT w Biurze Rachunkowym (JPK_V7M lub JPK_V7K). Przyciskiem Wyślij do Biura Rachunkowego należy zatwierdzić odczytane dane. Dokument po przesłaniu do Biura Rachunkowego będzie dostępny w trybie do odczytu. W każdej chwili będzie można także podejrzeć załącznik.

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do Biura Rachunkowego do 20 faktur kosztowych w miesiącu. Pozycje zliczane są według daty wprowadzania ich do systemu i według wykorzystanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF. Użytkownik w każdym miesiącu może wykorzystać bezpłatnie 20 stron. W razie potrzeby może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch.

Zobacz także: Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Biuro rachunkowe, z którym została nawiązana współpraca, może udostępnić klientom Comarch Betterfly moduł eFaktury i możliwość dodawania dokumentów sprzedaży na podstawie skanów. Funkcja jest dostępna dla biur rachunkowych od wersji Comarch ERP Optima 2025.0.

Wskazówka

Jeżeli klient Comarch Betterfly wcześniej fakturował na pakiecie eFaktury, po włączeniu przez biuro rachunkowe parametru o niefakturowaniu na aplikacji Comarch Betterfly, użytkownik nie będzie widział wcześniej wystawionych faktur, jeżeli nie będą one zatwierdzone i wysłane do KSeF (w przypadku gdy powinny być wysłane do KSeF). Przed wyłączeniem fakturowania należy się upewnić, że faktury są zatwierdzone/wysłane do KSeF i mają odebrane UPO.

Po udostępnieniu tej opcji przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Przychody pojawi się lista Sprzedaż.

Wprowadzanie dokumentów sprzedaży na podstawie skanów jest możliwe zarówno poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury, jak i za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS.

Dokument sprzedaży na podstawie skanu można wprowadzić:

1. Za pomocą skrótu Dodaj fakturę sprzedaży z pliku na głównej stronie aplikacji lub
2. Za pomocą przycisku Wczytaj z pliku na liście Sprzedaż w menu Przychody.

Każdy dokument jest automatycznie przetwarzany przez usługę Comarch OCR&KSeF. Aplikacja pozwala na dodanie plików w formatach .jpg, .pdf lub .png, o maksymalnym rozmiarze 2 MB.

W aplikacji mobilnej dodatkowo możliwe jest dodanie dokumentu za pomocą zdjęcia – wówczas uruchomi się aparat, a aplikacja podświetli proponowany obszar dokumentu na kolor niebieski.

Wskazówka

Warto pamiętać, aby wykonać czytelne i dobrej jakości zdjęcie, co ułatwi późniejsze rozpoznanie dokumentu przez OCR&KSeF. Faktura powinna być umieszczona na płaskiej powierzchni, dobrze oświetlona, a cały dokument musi być widoczny na zdjęciu.

Po wykonaniu zdjęcia lub wybraniu pliku w aplikacji mobilnej, dostępna jest opcja edycji: zmiana kolorów, odwrócenie obrazu czy przycięcie obszaru dokumentu. Po zakończeniu edycji można przejść do kolejnego kroku.

Odczytywanie danych z dokumentu Pliki można wczytywać do programu:

1. pojedynczo – wtedy po każdym odczytanym pliku można zweryfikować dokument i wysłać go od razu do biura rachunkowego albo
2. seryjnie – zaznaczyć wiele plików a następnie można skorzystać z operacji seryjnych.

Podczas odczytu dokumentu przez OCR&KSeF, rozpoznawane są następujące dane:

• Numer NIP – po rozpoznaniu numeru NIP nabywcy, jest on sprawdzany w rejestrze GUS, a dane pobrane z GUS zostają przeniesione na dokument.
• Numer dokumentu
• Data wystawienia i data sprzedaży
• Forma płatności i termin zapłaty
• Stawki VAT oraz kwoty

Jeżeli OCR&KSeF rozpozna dane kontrahenta, który nie znajduje się jeszcze w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty. W przypadku różnicy między zapisanymi danymi a nowymi, użytkownik ma możliwość ich aktualizacji lub wyboru innego kontrahenta.

Uwaga

W bieżącej wersji programu nie są obsługiwane faktury walutowe. Kwoty należy uzupełnić ręcznie po stronie biura rachunkowego.

Weryfikacja i przesyłanie dokumentu

Po odczytaniu dokumentu przez Comarch OCR&KSeF przez aplikację przeglądarkową plik zostanie zwizualizowany w oknie po lewej stronie ekranu – po prawej stronie zostaną wyświetlone odczytane dane, które można w razie potrzeby skorygować.

Aby szybko zweryfikować dokument w aplikacji mobilnej, można skorzystać z zakładki Załącznik, gdzie wyświetlona jest odczytana faktura.

Na dokumentach sprzedaży można również ustawić odpowiednie kody JPK_V7 dla transakcji, co jest niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT w biurze rachunkowym (JPK_V7M lub JPK_V7K).

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może wybrać kategorię sprzedaży oraz dodać dodatkowe informacje dla księgowego.

Aby zatwierdzić odczytane dane, należy kliknąć przycisk Wyślij do Biura Rachunkowego. Po przesłaniu dokumentu, będzie on dostępny do odczytu, a załącznik można podejrzeć w każdej chwili.

Kliknięcie na przycisk Anuluj nie zapisze wprowadzonych przez użytkownika zmian na formularzu – na liście będzie widoczny zeskanowany dokument z danymi jakie zostały automatycznie odczytane.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu
• Wysyłka do Biura Rachunkowego

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są dostępne, jeśli:

• Zaznaczona jest jedna faktura niewysłana do biura rachunkowego,
• Zaznaczone jest kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status Niewysłana do Biura Rachunkowego.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów, w menu kontekstowym widoczna jest opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży. Jeśli na zaznaczonych dokumentach była przypisana inna kategoria, zostanie ona zmieniona na nową.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż po zaznaczeniu wybranych dokumentów, dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wyborze wyświetli się okno, w którym można wprowadzić Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży dodanych przez OCR&KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który już został wysłany zostanie wyświetlony komunikat jak poniżej:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij nastąpi weryfikacja konfiguracji Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD).

• Jeśli konfiguracja IWD nie jest prawidłowa, pojawi się poniższy komunikat:

• Jeśli IWD jest poprawnie skonfigurowane, zostanie wyświetlone okno z potwierdzeniem wysyłki dokumentów:

Po zakończeniu przesyłania pojawi się poniższy toast:

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do biura rachunkowego do 20 dokumentów (łącznie sprzedażowych i kosztowych) w miesiącu. Liczba ta zliczana jest według daty wprowadzenia dokumentu do systemu oraz liczby stron w usłudze Comarch OCR&KSeF.

Każdy użytkownik ma możliwość bezpłatnego przesłania do 20 stron miesięcznie. Jeśli potrzebna jest większa ilość, można rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament w sklepie Comarch.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chciałby wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z biurem rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży w module eFaktury?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury karty kontrahentów są dostępne z poziomu:

• aplikacji przeglądarkowej - w menu głównym Kontrahenci

• aplikacji mobilnych w menu Więcej - Kontrahenci.

Nowego kontrahenta można dodać kolejno:

• w aplikacji przeglądarkowej - wybierając opcję "Dodaj",
• w aplikacjach mobilnych - klikając na ikonę plusa.

Pojawi się wówczas do uzupełnienia formularz kontrahenta.

Wygląd dla aplikacji dostępnej przez przeglądarkę: Wygląd dla aplikacji mobilnych:

Po wpisaniu numeru NIP dane kontrahenta są automatycznie pobierane z GUS. Dodatkowo weryfikowany jest też status podatnika VAT. Na formularzu, w sekcji Firma możemy określić rodzaj i status kontrahenta. Rodzaj ma wpływ na sposób wystawiania dokumentów dla kontrahenta. Dla podmiotów gospodarczych dokumenty domyślnie wystawiane są w cenach netto, natomiast dla osób fizycznych – w cenach brutto. Określony status kontrahenta również ma odzwierciedlenie na wystawianych dla niego dokumentach. W przypadku statusu "wewnątrzunijny" i "pozaunijny" na dokumentach nie będzie naliczany podatek VAT. W sekcji Dodatkowe można wybrać domyślną formę płatności kontrahenta, która będzie się automatycznie ustawiać na wystawianych dla niego dokumentach oraz przypisać domyślne kody JPK_V7.

Karty istniejących kontrahentów można w każdej chwili edytować, aby wprowadzać potrzebne modyfikacje.

  Zobacz także: Kiedy ustawić domyślne kody JPK_V7 dla produktów i kontrahentów? Jak dodać i edytować produkt? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury lista produktów jest dostępna z poziomu:

• aplikacji przeglądarkowej w menu głównym Usługi i Towary

• aplikacji mobilnych w menu Usługi i Towary

Nowy produkt można dodać:

• za pomocą aplikacji przeglądarkowej - wybierając opcję: Dodaj na liście produktów,
• za pomocą aplikacji mobilnych - klikając na ikonę plusa.

Otworzy się wówczas formularz nowego produktu. Należy na nim określić czy produkt jest towarem czy usługą oraz uzupełnić dane o produkcie: nazwę, cenę, stawkę VAT, jednostkę miary. Jest też możliwość dodania kodu JPK_V7, opisu czy zdjęcia produktu. W razie potrzeby drukowania opisów produktów na wystawianych fakturach sprzedaży, można zaznaczyć dodatkową opcję: Kopiuj opis na dokument. Karty istniejących produktów można w każdej chwili edytować, aby dokonać potrzebnych modyfikacji. Zobacz także: Kiedy ustawić domyślne kody JPK_V7 dla produktów i kontrahentów? Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Wprowadzanie dokumentów jako inny wydatek jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury.

Lista: Inne wydatki służy do dodawania dokumentów, które nie są dokumentami VAT oraz Użytkownik chciałby prowadzić ich osobną ewidencję. Jest możliwość również wysyłki takich dokumentów do Biura Rachunkowego za pomocą IWD podobnie jak obecnie jest to możliwe dla faktur sprzedaży oraz zakupu.

Dodawanie innego wydatku dostępne jest na liście Inne wydatki. Klikając odpowiednio w opcję: Dodaj można wczytać nowy dokument z pliku. Do dodawania dokumentów jest  wykorzystywana usługa Comarch OCR&KSeF na zasadzie skanera dla dokumentów.

Aplikacja pozwala na dodanie plików w formacie .jpg, .pdf lub .png o maksymalnym rozmiarze 2 MB.

Podczas uzupełniania dokumentu należy samodzielnie wskazać:

• Kontrahenta
• Numer dokumentu
• Odpowiednie daty oraz formy płatności
• Kwotę
• Informację dla Biura Rachunkowego.

Przy dodawaniu innego wydatku poprzez aplikację przeglądarkową Comarch Betterfly moduł eFaktury jest widoczny podgląd dokumentu wraz z polami do uzupełnienia danych. Ułatwia to naniesienie niezbędnych informacji.

Wprowadzony dokument można wysłać do Biura Rachunkowego przyciskiem: Wyślij do Biura Rachunkowego. Dokument po przesłaniu do Biura Rachunkowego będzie dostępny w trybie do odczytu. W każdej chwili będzie można także podejrzeć załącznik.

Z listy Inne wydatki istnieje możliwość usunięcia danego zapisu dokumentu, niezależnie czy został on przesłany do Biura Rachunkowego czy też pozostaje w edycji.

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do Biura Rachunkowego do 20 stron faktur kosztowych oraz innych wydatków w miesiącu.

Pozycje zliczane są według daty wprowadzenia ich do systemu i według wykorzystywanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF.

Użytkownik w każdym miesiącu ma do wykorzystania bezpłatnie 20 stron. W razie potrzeby może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch.

Zobacz także: Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży w module eFaktury? Jak dodać dokument kosztowy?

W programie Comarch Betterfly kraj kontrahenta na potrzeby wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur identyfikowany jest zawsze na podstawie dwuliterowego kodu kraju. Poniżej znajdziesz informacje, jak system przetwarza te dane i jak są one prezentowane w pliku XML.

Wprowadzanie kodu kraju w adresie

W kartotece kontrahenta, w sekcji adresowej, możesz podać dwuliterowy kod kraju obok dotychczasowej nazwy państwa. Podanie kodu bezpośrednio w adresie daje pewność, że właśnie ten symbol zostanie użyty podczas generowania dokumentu elektronicznego.

Jak kraj jest wysyłany w pliku XML?

System automatycznie generuje odpowiednie tagi w strukturze pliku XML faktury, stosując poniższą hierarchię sprawdzania danych:

1. Kod z adresu: W pierwszej kolejności system pobiera dwuliterowy kod kraju wpisany w polu adresu kontrahenta.

2. Prefiks NIP: Jeżeli pole kraju w adresie jest puste, system sprawdza numer NIP kontrahenta i pobiera kod kraju na podstawie jego prefiksu (np. DE, FR).

3. Domyślny kod PL: Jeśli zarówno pole kraju w adresie, jak i prefiks numeru NIP są puste, system automatycznie przyjmuje i wysyła do KSeF kod PL.

Przypisanie kategorii sprzedaży/zakupu do kontrahenta przyspiesza opisywanie dokumentów dla Biura rachunkowego, ponieważ jest ona automatycznie przenoszona na wprowadzane dokumenty.

Użytkownik ma możliwość seryjnego przypisywania kategorii sprzedaży oraz zakupu dla wielu kontrahentów jednocześnie.

Na liście Kontrahenci, po zaznaczeniu jednego lub więcej kontrahentów, w menu kontekstowym dostępne są opcje Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień kategorię zakupu.

Wybierając opcję Zmień kategorię sprzedaży, Użytkownik może przypisać nową kategorię sprzedaży dla wybranych kontrahentów.

Analogicznie, opcja Zmień kategorię zakupu umożliwia przypisanie nowej kategorii zakupu.

Jeśli żaden z zaznaczonych kontrahentów nie ma przypisanej kategorii, wybrana kategoria zostanie ustawiona dla wszystkich zaznaczonych kontrahentów. W przypadku, gdy któryś z kontrahentów miał już przypisaną kategorię, zostanie ona zastąpiona nową.

Na liście Kontrahenci przypisane kategorie są widoczne w kolumnach: Kategoria sprzedaży i Kategoria zakupu.

Uwaga

Jeśli dla danego kontrahenta został już dodany dokument, kategoria na formularzu tego dokumentu nie zostanie zmieniona.

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury jest możliwa wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł z Krajowym Systemem e-Faktur. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule:  Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w module eFaktury.

Jak przebiega wysyłka dokumentów?

Do KSeF możesz wysyłać faktury sprzedaży oraz korekty (użytkownicy pakietu eFaktury Plus mają dostęp do szerszej listy typów dokumentów).

Wysyłka następuje automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu. Cały proces składa się z następujących kroków:

• Weryfikacja: System sprawdza, czy dokument spełnia wymogi wysyłki.
• Wysyłka do KSeF: Po przyjęciu dokumentu system nadaje mu numer referencyjny.
• Odebranie UPO: Po otrzymaniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru, faktura zyskuje oficjalny numer KSeF.
• Wysyłka do Biura Rachunkowego: W przypadku kont zintegrowanych z księgowością, dokument jest przesyłany do Biura jako ostatni krok procesu.

 

Status dokumentu w KSeF oraz jego numer można sprawdzić na formularzu dokumentu w sekcji Krajowy System e-Faktur.

• Weryfikacja dokumentu w KSeF

• Proces zakończony

Powiadomienia o przebiegu wysyłki

Wszelkie informacje o przebiegu wysyłki (szczególnie o niepowodzeniach) znajdziesz w Centrum powiadomień po zalogowaniu do aplikacji.

• Kliknięcie w powiadomienie otworzy formularz konkretnej faktury.
• Rozwinięcie szczegółów pozwoli Ci sprawdzić dokładną przyczynę zatrzymania procesu.

Co zrobić, gdy proces zostanie przerwany?

Jeśli proces wysyłki zostanie przerwany, dokument otrzyma jeden z poniższych statusów. Zobacz, co one oznaczają i jakie działania możesz podjąć:

• Status: "Nie wysłano do KSeF".  Oznacza, że dokument został odrzucony przez system państwowy i a jeżeli konto jest spięte z Biurem Rachunkowym to także nie trafił do księgowości. Możesz poprawić dane i wybrać ponowną wysyłkę lub anulować dokument.

• Status: "Nie udało się pobrać UPO".  Dokument trafił do KSeF, ale wystąpił problem z pobraniem potwierdzeni. Użyj przycisku Wyślij, aby wznowić proces (pobrać UPO i wysłać fakturę do księgowości).

• Status: "Nie udało się wysłać do Biura Rachunkowego".  Dokument jest poprawnie zarejestrowany w KSeF, ale nie dotarł do Twojego księgowego. Użyj przycisku Wyślij, aby przekazać dokument do biura (bez ponawiania operacji w KSeF).

Czym jest anulowanie dokumentu?

Anulowanie jest równoznaczne z jego wycofaniem:

• Numer dokumentu zostaje zwolniony (możesz wystawić nową, poprawną fakturę z tym samym numerem).

• Dokument pozostaje na liście z oznaczeniem "Anulowany".

Uwaga

Anulowanego dokumentu nie można już wysłać do KSeF ani do Biura Rachunkowego.

 

Opcja anulowania faktury dostępna jest z poziomu formularza dokumentu oraz listy dokumentów (menu kontekstowe).

Warunki, które muszą być spełnione

Anulowanie jest możliwe, gdy:

• faktura jest zatwierdzona
• faktura nie została jeszcze anulowana
• faktura nie posiada korekty
• użytkownik ma uprawnienia do edycji (nie tylko do odczytu)

Kiedy anulowanie nie jest możliwe?

Opcja anulowania nie jest dostępna, gdy:

• dokument jest zapisany w wersji roboczej(niezatwierdzony)
• dokument został już anulowany
• dokument posiada korektę
• kontrahent został zanonimizowany
• użytkownik ma uprawnienia tylko do odczytu
• dokument został poprawnie przyjęty w KSeF na środowisku produkcyjnym

Anulowanie a status KSeF

Anulowanie faktury wysłanej do Biura Rachunkowego

Jeśli faktura została wysłana do Biura Rachunkowego, opcja anulowania jest nadal dostępna. Przy anulowaniu z poziomu listy dokumentów wyświetlany jest jednak dodatkowy komunikat ostrzegawczy i Użytkownik musi potwierdzić chęć wykonania operacji.