W aplikacji Comarch Betterfly (moduł eFaktury) możliwa jest wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur. Więcej informacji na ten temat w artykule:  Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w module eFaktury.

Faktury kosztowe w aplikacji Comarch Betterfly mogą być odbierane na dwa sposoby: automatycznie lub na żądanie.

 

Import faktur kosztowych z KSeF na żądanie (ręcznie).

Pobieranie dokumentów możesz uruchomić z dwóch miejsc:

• Ekran startowy: wybierz opcję „Dodaj fakturę kosztową z KSeF”.

• Lista faktur: wejdź w menu Koszty -> Faktury kosztowe i użyj przycisku „Pobierz z KSeF”.

• Przebieg procesu:

1. Program najpierw sprawdzi konfigurację połączenia. Jeśli nie jest ono aktywne, pojawi się okno umożliwiające przejście do ustawień:

2. Jeśli połączenie jest poprawne, wyświetli się okno wyboru dat:

   • Pierwszy import: domyślnie ustawi się zakres od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do dzisiaj. Możesz tu również od razu włączyć funkcję automatycznego pobierania faktur przy logowaniu.

   • Kolejny import: system zasugeruje daty od ostatniego pobranego dokumentu do dnia dzisiejszego.

3. Po zakończeniu importu jeżeli są dokumenty należy kliknąć: Dalej:

   • Jeśli pobrano jedną fakturę – otworzy się jej formularz.

   • Jeśli pobrano wiele faktur – trafią one na listę ze statusem „Edycja możliwa”.

4. Po zakończeniu procesu otrzymasz komunikat podsumowujący import.

Automatyczne pobieranie dokumentów z KSeF

Jeśli w konfiguracji zaznaczono parametr „Automatyczne pobieranie dokumentów z KSeF”, system uruchamia pobieranie fakturur zakupu z KSeF  przy każdym zalogowaniu lub odświeżeniu aplikacji.

• Pobrane dokumenty trafią na listę „Faktury kosztowe”.

• Zostaną oznaczone pomarańczową ikonką KSeF oraz statusem „Edycja możliwa”.

• Informację o nowych dokumentach znajdziesz każdorazowo w Centrum powiadomień. Możesz tam rozwinąć szczegóły, aby sprawdzić wynik procesu.

Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF

Na zaimportowanym dokumencie możesz wykonać następujące czynności:

• Zmiana danych: Możesz edytować formę i termin płatności, przypisać kategorię kosztową oraz dodać uwagi dla Biura Rachunkowego.

• Dane sprzedawcy: Nie podlegają edycji. Jeśli kontrahenta nie ma w słowniku, system pozwoli zapisać jego kartę podczas zatwierdzania dokumentu.

Wskazówka

Wizualizacja PDF: Z poziomu formularza faktury (pod przyciskiem drukarki) możesz zapisać wizualizację dokumentu do pliku PDF.

Zatwierdzanie dokumentu: Po wybraniu przycisku  Zatwierdź lub Zatwierdź i wyślij  faktura zostanie zatwierdzona a w przypadku integracji z Biurem rachunkowym przekazana dalej do księgowości. Na liście otrzyma ona zieloną ikonkę KSeF. Na zatwierdzonym dokumencie nadal dostępny jest podgląd załącznika z wizualizacją.

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wprowadzenie do 10 faktur kosztowych i faktur sprzedaży w miesiącu (łącznie). Pozycje zliczane są według wykorzystanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF = jedna strona OCR&KSeF. W razie potrzeby Użytkownik może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch. Przejście na pakiet eFaktury Plus daje możliwość wprowadzania nielimitowanej ilości dokumentów.

Zobacz także:

Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?  

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury jest możliwa wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł z Krajowym Systemem e-Faktur. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule:  Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w module eFaktury.

Jak przebiega wysyłka dokumentów?

Do KSeF możesz wysyłać faktury sprzedaży oraz korekty (użytkownicy pakietu eFaktury Plus mają dostęp do szerszej listy typów dokumentów).

Wysyłka następuje automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu. Cały proces składa się z następujących kroków:

• Weryfikacja: System sprawdza, czy dokument spełnia wymogi wysyłki.
• Wysyłka do KSeF: Po przyjęciu dokumentu system nadaje mu numer referencyjny.
• Odebranie UPO: Po otrzymaniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru, faktura zyskuje oficjalny numer KSeF.
• Wysyłka do Biura Rachunkowego: W przypadku kont zintegrowanych z księgowością, dokument jest przesyłany do Biura jako ostatni krok procesu.

 

Status dokumentu w KSeF oraz jego numer można sprawdzić na formularzu dokumentu w sekcji Krajowy System e-Faktur.

• Weryfikacja dokumentu w KSeF

• Proces zakończony

Powiadomienia o przebiegu wysyłki

Wszelkie informacje o przebiegu wysyłki (szczególnie o niepowodzeniach) znajdziesz w Centrum powiadomień po zalogowaniu do aplikacji.

• Kliknięcie w powiadomienie otworzy formularz konkretnej faktury.
• Rozwinięcie szczegółów pozwoli Ci sprawdzić dokładną przyczynę zatrzymania procesu.

Co zrobić, gdy proces zostanie przerwany?

Jeśli proces wysyłki zostanie przerwany, dokument otrzyma jeden z poniższych statusów. Zobacz, co one oznaczają i jakie działania możesz podjąć:

• Status: "Nie wysłano do KSeF".  Oznacza, że dokument został odrzucony przez system państwowy i a jeżeli konto jest spięte z Biurem Rachunkowym to także nie trafił do księgowości. Możesz poprawić dane i wybrać ponowną wysyłkę lub anulować dokument.

• Status: "Nie udało się pobrać UPO".  Dokument trafił do KSeF, ale wystąpił problem z pobraniem potwierdzeni. Użyj przycisku Wyślij, aby wznowić proces (pobrać UPO i wysłać fakturę do księgowości).

• Status: "Nie udało się wysłać do Biura Rachunkowego".  Dokument jest poprawnie zarejestrowany w KSeF, ale nie dotarł do Twojego księgowego. Użyj przycisku Wyślij, aby przekazać dokument do biura (bez ponawiania operacji w KSeF).

Czym jest anulowanie dokumentu?

Anulowanie jest równoznaczne z jego wycofaniem:

• Numer dokumentu zostaje zwolniony (możesz wystawić nową, poprawną fakturę z tym samym numerem).

• Dokument pozostaje na liście z oznaczeniem "Anulowany".

Uwaga

Anulowanego dokumentu nie można już wysłać do KSeF ani do Biura Rachunkowego.

 

W programie Comarch Betterfly moduł eFaktury istnieje możliwość importu faktur sprzedaży z KSeF.

Funkcja ręcznego importu dokumentów z KSeF będzie dostępna, jeśli Biuro Rachunkowe w systemie Comarch ERP Optima (wersja 2025.0 lub nowsza) oddznaczy  parametr „Fakturowanie w programie Comarch”.

Wskazówka

Jeżeli klient Comarch Betterfly wcześniej fakturował na pakiecie eFaktury, po włączeniu przez biuro rachunkowe parametru o niefakturowaniu na aplikacji Comarch Betterfly, użytkownik nie będzie widział wcześniej wystawionych faktur jeżeli nie będą one zatwierdzone i wysłane do KSeF (w przypadku gdy powinny być wysłane do KSeF). Przed wyłączeniem fakturowania należy się upewnić, że faktury są zatwierdzone/wysłane do KSeF i mają odebrane UPO.

Po udostępnieniu tej funkcjonalności przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Przychody pojawi się lista Sprzedaż, na którą będzie można pobrać faktury sprzedaży z KSeF.

Import z KSeF będzie można uruchomić za pomocą przycisku "Pobierz z KSeF"

Aktywacja importu faktur sprzedaży z KSeF

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF, należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule:

Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Po skonfigurowaniu wymiany danych z KSeF pojawi się okno, na którym należy wskazać zakres dat:

• Jeśli jest to pierwszy import z KSeF: domyślnie ustawiony zostanie zakres od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej
• Jeśli jest to kolejny import: zakres dat zostanie automatycznie ustawiony od daty ostatnio zaimportowanego dokumentu do daty bieżącej

Po zakończeniu importu

• W przypadku zaimportowania kilku dokumentów będą one widoczne na liście Sprzedaż.

• Jeśli zaimportowany zostanie jeden dokument, kliknięcie przycisku Dalej otworzy formularz pojedynczej faktury.

Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF

Na zaimportowanej fakturze Użytkownik może dokonać następujących zmian:

• Forma i termin płatności: możliwość dostosowania
• Kategoria: przypisanie odpowiedniej kategorii sprzedaży
• Informacje dodatkowe: uzupełnienie informacji dla Biura Rachunkowego

Sekcja dane Nabywcy

Dane nabywcy są zablokowane do edycji. W przypadku, gdy kontrahent nie znajduje się w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty podczas zatwierdzania dokumentu.

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może:

• Wybrać odpowiednią kategorię sprzedaży.
• Uzupełnić dodatkowe informacje dla księgowego.

W prawym górnym rogu ekranu jest dostępny przycisk "Drukuj", za pomocą którego można pobrać wizualizację faktury z KSeF.

Wysyłka do Biura Rachunkowego

Po kliknięciu przycisku Wyślij do Biura Rachunkowego faktura zostanie zatwierdzona i przesłana do biura rachunkowego. Na zatwierdzonym dokumencie możliwy jest podgląd załącznika z wizualizacją faktury zaimportowanej z KSeF.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Wysyłka do Biura Rachunkowego
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu

Warunki dostępności opcji seryjnych

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są aktywne w następujących przypadkach:

• Zaznaczono jedną fakturę, która nie została wysłana do Biura Rachunkowego.
• Zaznaczono kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status „Niewysłana do Biura Rachunkowego”.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście Sprzedaż w menu kontekstowym pojawi się opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży.

• Jeśli zaznaczone dokumenty mają przypisane różne kategorie, zostaną one zastąpione nowo wybraną kategorią.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wprowadzić nowy Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży zaimportowanych z KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

• Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który został już wysłany, pojawi się odpowiedni komunikat:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij  faktury zostaną wysłane do księgowego a po zakończeniu przesyłania pojawi się komunikat potwierdzający (toast):

Wskazówka

Aplikacja pozwala na wysłanie do Biura Rachunkowego maksymalnie 10 dokumentów miesięcznie (łącznie sprzedażowych i kosztowych).  Jeśli wymagane jest zwiększenie limitu, należy rozszerzyć ilość stron pakietu OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF odpowiada jednej stronie OCR.

Istnieje także możliwość przejścia na pakiet eFaktury Plus, który daje możliwość wystawiania nielimitowanej ilości dokumentów w programie Comarch Betterfly.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chce wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z Biurem Rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Jak dodać dokument sprzedaży przez OCR:

https://pomoc.comarchbetterfly.pl/index.php/dokumentacja/jak-dodac-dokument-sprzedazy-przez-ocr/

Od czego zacząć konfigurowanie konta z  Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)? Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur. W tym celu należy: 1..Przejść do Ustawień na zakładkę KSeF: 2..Wybrać odpowiednie środowisko: W artykule Jakie środowisko KSeF wybrać? dowiesz się więcej na ten temat. 3..Oraz wybrać sposób uwierzytelniania w KSeF: Użytkownik ma możliwość wyboru sposobu uwierzytelniania:

• Certyfikat Ministerstwa Finansów - certyfikat należy wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF. W artykule Jak skonfigurować uwierzytelnianie za pomocą certyfikatu więcej szczegółów dotyczących tego sposobu uwierzytelniania. Po tygodniu token utworzony w systemie wygasa. W artykule Odświeżanie dostępu do certyfikatu w KSeF więcej informacji na ten temat.
• Token - stosowana dotychczas metoda polega na podaniu tokenu wygenerowanego w Aplikacji Podatnika KSeF. W artykule Jak skonfigurować uwierzytelnianie za pomocą tokenu więcej szczegółów dotyczących tego sposobu uwierzytelniania.

Uwaga

Uwierzytelnianie za pomocą tokenu będzie możliwe do końca 2026 roku.

Uwaga

W przypadku, gdy z programu korzysta wielu użytkowników każdy z nich powinien mieć swoje konto i wgrać na nim  swoje certyfikaty. Ministerstwo apeluje, aby pliki certyfikatów i hasła traktować z taką samą uwagą jak dane do bankowości elektronicznej i nie udostępniać ich osobom nieupoważnionym.

4..Następnie można Zapisać ustawienia lub dodatkowo ustawić inne parametry współpracy z KSeF Ustawienie odpowiednich parametrów, które pozwalają dostosować komunikację z systemem ministerialnym do aktualnych potrzeb firmy zostały opisane jest w artykule Jakie parametry można ustawić w Comarch Betterfly. 5. Po zapisaniu ustawień dodaj certyfikaty, gdy wybrany sposób uwierzytelniania to :

• Token w razie awarii należy dodać Certyfikat KSeF offline.
• Certyfikat Ministerstwa Finansów należy dodać Certyfikat uwierzytelniający a dodatkowo w razie awarii Certyfikat KSeF offline:

Więcej na temat działania programu podczas awarii systemu można przeczytać w artykule Jak wystawić fakturę podczas niedostępności i awarii KSeF? Jeżeli posiadasz pakiet eFaktury Plus to szczegóły dotyczące konfiguracji KSeF znajdziesz w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Zobacz także:

• Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
• Jak pobrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

W ramach rozwoju naszych produktów, z dniem 15 października 2025 r. konta użytkowników Comarch ERP XT Start zostały przeniesione do nowej wersji systemu pod nazwą Comarch Betterfly. W Comarch Betterfly możecie Państwo korzystać z programu bezpłatnie w ramach modułu eFaktury. Zachowane pozostają kluczowe funkcje programu, czyli bezpłatny moduł eFaktury odpowiada funkcjonalnościom, z których korzystali użytkownicy Comarch ERP XT Start. Nie zatrzymujemy też naszych ciągłych działań nad dodawaniem nowych możliwości, o których będziemy z radością informować. Aby zapewnić przejrzystość oferty ujednolicamy limity dla dokumentów, które można bezpłatnie wprowadzić w programie; wprowadzamy limit 10 dokumentów miesięcznie (wspólny dla faktur sprzedażowych i kosztowych). Dla wielu mikroprzedsiębiorstw jest to w pełni wystarczająca liczba do obsługi podstawowych procesów. Dla firm o większych potrzebach, które potrzebują obsługiwać nielimitowaną liczbę dokumentów, przygotowaliśmy możliwość łatwej migracji i rozszerzenia modułu do wersji eFaktury Plus w dowolnym momencie. Użytkownik po wybraniu i przejściu z modułu eFaktury na eFaktury Plus nie może migrować powrotnie do bezpłatnej wersji, z której korzystał wcześniej. Dzięki współpracy z Biurem Rachunkowym użytkownicy Comarch Betterly eFaktury zyskują pewną elastyczność, bo po wykorzystaniu swojego pakietu 10 dostępnych stron będą mogli nadal korzystać z usługi Comarch OCR bez potrzeby zakupu pakietu Comarch OCR; kolejne strony mogą być pobierane z limitu stron pakietu Comarch OCR Biura Rachunkowego. To opcja dostępna dla Klientów Biur Rachunkowych, które pracują na naszych programach klasy ERP. Aby Użytkownicy obecnej aplikacji mobilnej ERP XT Start mogli dalej korzystać z systemu na urządzeniach mobilnych muszą począwszy od 15 października pobrać i zainstalować nową aplikację Comarch Betterfly (dostępną w Google Play i App Store). Wprowadzane zmiany pozwalają nam dalej rozwijać platformę w sposób zrównoważony i w przyszłości wprowadzać nowe, przydatne funkcje dla wszystkich użytkowników. Naszym celem jest zapewnienie stabilnego i nowoczesnego narzędzia, które będzie rosło razem z Waszą firmą. Zmieniamy się dla Was – chcemy, aby nasza oferta była bardziej przejrzysta i dopasowana do różnych potrzeb, od startujących firm po te o ugruntowanej pozycji.

W przypadku problemów technicznych po stronie rządowej lub własnej infrastruktury, system Betterfly umożliwia  zachowanie ciągłości sprzedaży poprzez obsługę trzech trybów niedostępności: Offline, Offline24 oraz Awaria KSeF.

Oto jak przebiega proces wystawiania dokumentów w sytuacjach awaryjnych:

• Wybór trybu na dokumencie: Podczas wystawiania faktury w warunkach braku łączności, użytkownik musi na konkretnym dokumencie ręcznie wskazać odpowiedni tryb pracy: Offline24, Offline lub Awaria KSeF.

• Zatwierdzanie dokumentu: Program pozwala na zatwierdzenie faktury, mimo braku połączenia z bramką ministerialną. Dokumenty te nie są wysyłane automatycznie; użytkownik musi zainicjować ich przesłanie ręcznie po przywróceniu sprawności systemu KSeF.

• Księgowanie i JPK: Dokumenty wystawione w trybach niedostępności trafiają bezpośrednio do rejestrów VAT. Są one oznaczane specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 nawet bez nadanego numeru KSeF.

• Wydruk faktury: Jeśli faktura musi zostać wydrukowana przed wysyłką do KSeF, na dokumencie pojawią się dwa kody QR: Offline i Certyfikat. Tytuł dokumentu zostanie automatycznie dostosowany do odbiorcy: Faktura VAT dla osób fizycznych i kontrahentów zagranicznych lub Potwierdzenie transakcji dla kontrahentów krajowych.

• Wymagany Certyfikat Offline: Do poprawnego wydruku  dokumentu w trybach Offline24, Offline lub Awaria KSeF niezbędne jest posiadanie skonfigurowanego Certyfikatu Offline. W momencie generowania wydruku program poprosi o podanie hasła do tego certyfikatu, a po jego zweryfikowaniu utworzy wydruk z kodem QR pozwalającym na weryfikację wystawcy.

Pamiętaj o terminach wysyłki:

• Offline24: wysyłka niezwłocznie po rozwiązaniu problemów, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia

• Offline: wysyłka w ciągu 1 dnia roboczego od ustania niedostępności.

• Awaria KSeF: wysyłka w ciągu 7 dni od ustania awarii. W przypadku awarii całkowitej (krytycznej), przepisy dopuszczają brak obowiązku późniejszej wysyłki do KSeF.

Podczas wystawiania dokumentu w systemie Comarch Betterfly, Użytkownik może wybrać jeden z trybów pracy z KSeF, dostosowany do aktualnej sytuacji technicznej lub prawnej.

1. Tryb Online (Standardowy)

• Kiedy stosować: Jest to domyślny tryb pracy systemu, gdy internet oraz bramka ministerialna działają poprawnie.
• Działanie: Faktura po zatwierdzeniu jest niezwłocznie przesyłana do KSeF.

Wskazówka

Informacje o uprawnieniach niezbędnych do automatycznej wysyłki dokumentów znajdziesz w artykule: Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF w Comarch Betterfly.

• Skutek: Dokument automatycznie otrzymuje oficjalny numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Faktura jest od razu przenoszona do rejestru VAT sprzedaży i księgowana.

 

2. Tryby pracy przy utrudnieniach (Offline i Awaria)

W poniższych trybach dokument jest od razu księgowany w rejestrze VAT ze specjalnymi kodami JPK (co zapewnia poprawność deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF). Po późniejszym przesłaniu faktury, numer KSeF zostanie automatycznie uzupełniony w księgowości.

• Tryb Offline24 (Niedostępność po stronie użytkownika)

  • Kiedy: Gdy masz problem z własnym łączem internetowym lub infrastrukturą, a system ministerialny działa poprawnie.
  • Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Comach Betterfly bez natychmiastowego połączenia z serwerami MF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
  • Termin wysyłki: Niezwłocznie po rozwiązaniu problemu, nie później niż w następnym dniu roboczym.

  • Wydruk: Zawiera specjalne oznaczenia i kod QR (na podstawie certyfikatu offline).

• Tryb Offline (Planowana niedostępność KSeF)

  • Kiedy: Podczas ogłoszonych przerw technicznych i prac serwisowych Ministerstwa Finansów.
  • Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly, mimo braku możliwości nawiązania połączenia z bramką KSeF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
  • Termin wysyłki: W ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia przerwy technicznej.

  • Wydruk: Posiada tytuł dostosowany do kontrahenta oraz kody QR.

• Awaria KSeF (Czasowa awaria systemu MF)

  • Kiedy: W sytuacjach nieprzewidzianych nagłych usterek technicznych po stronie Ministerstwa Finansów.
  • Działanie: Program pozwala na wystawienie i zatwierdzenie dokumentu wewnątrz Betterfly bez konieczności nawiązania połączenia z bramką KSeF. Taki dokument jest od razu księgowany do rejestru VAT, jednak zapis w rejestrze jest oznaczony specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 mimo braku numeru KSeF w danym momencie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF uzyskuje on numer KSeF, który jest automatycznie uzupełniany po stronie księgowości.
  • Termin wysyłki: Masz na to 7 dni od momentu ustania awarii.

  • Wydruk: Zawiera dwa kody QR (Offline i Certyfikat) oraz tytuł dostosowany do typu kontrahenta.

3. Tryb Awaria całkowita (Krytyczna niedostępność systemu MF)

• Kiedy stosować: W sytuacjach nadzwyczajnych, przy długotrwałym błędzie centralnej infrastruktury KSeF przez dłuższy czas.
• Działanie: Program pozwala na wystawienie faktury lokalnie w Comarch Betterfly.
• Termin wysyłki:Zgodnie z przepisami dla tego trybu, dokumenty te nie muszą być przesyłane do KSeF po ustaniu awarii. Faktura od razu trafia do rejestrów VAT i stanowi pełnoprawną podstawę do rozliczeń.

4. Tryb Nie podlega (Wyłączenie z obsługi KSeF)

• Kiedy stosować: Dla dokumentów, które z mocy prawa nie trafiają do KSeF (np. faktury dla osób fizycznych – B2C, jeśli wyłączono ich automatyczną wysyłkę).
• Działanie: System nie podejmuje prób połączenia z serwerami MF.

• Skutek: Faktura po zatwierdzeniu otrzymuje status finalny i trafia do rejestrów VAT. Na wydruku nie pojawiają się elementy charakterystyczne dla KSeF (kody QR czy numer identyfikacyjny).

Do księgowego nie zostaną wysłane dokumenty, które są niedokończone czyli:

• nie zostały zatwierdzone,
• zostały zatwierdzone ale nie zostały wysłane do KSeF (jeżeli komunikacja z KSeF jest skonfigurowana),
• zostały zatwierdzone i wysłane do KSeF ale nie odebrano UPO (dokument nie ma numeru KSeF),
• zostały pobrane z KSeF ale użytkownik pakietu eFaktury Plus nie zweryfikował faktury i nie zdecydował czy transakcja miała miejsce oraz do której ewidencji powinna zostać zakwalifikowana.

Jakie mogą być przyczyny zakwalifikowania faktury sprzedaży jako niegotowej i jakie działanie użytkownika jest potrzebne?

Integracja z KSeF	Status	Status przetwarzania	Nr KSeF	Przyczyna	Wymagana akcja użytkownika
Wyłączona lub Włączona	Wersja robocza	niezależnie od statusu	nie dotyczy	Niezatwierdzona faktura	Zatwierdź fakturę lub ją usuń.
Włączona	Zatwierdzono	Zakończone	brak	Sprawdź na zakładce KSeF na formularzu faktury czy dokument z ustawionym trybem Online, którego nie wysłano.	Wyślij do KSeF lub zmień tryb na „Nie podlega”.
Włączona	Zatwierdzono	Zakończone	brak	Sprawdź na zakładce KSeF na formularzu faktury czy dokument z ustawionym trybem Offline24, Offline lub Awaria KSeF, którego nie wysłano.	Wyślij do KSeF po ustaniu przyczyny (zgodnie z terminem) lub anuluj jeżeli faktura nie została wprowadzona do obrotu gospodarczego.
Włączona	Zatwierdzono	Błąd przetwarzania	brak	Sprawdź przyczynę/treść błędu na zakładce KSeF na formularzu faktury.	W razie wątpliwości jak postąpić skontaktuj się z Asystą Comarch

Wszystkie dokumenty, które nie mogą zostać wysłane do księgowego i/lub blokują zamknięcie miesiąca, na kontach z pakietem eFaktury Plus lub eFaktury Plus + Magazyn, są dostępne na liście Dokumenty niegotowe.    

1. Generowanie certyfikatu uwierzytelniającego

W aplikacji KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów należy wygenerować przede wszystkim certyfikat umożliwiający uwierzytelnienie.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa, od 01.02.2026 generowanie certyfikatów jest możliwe po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF. 

Po wygenerowaniu certyfikatu otrzymasz dwa pliki: *.cert oraz *.key.

Wskazówka

Pamiętaj: Certyfikat jest zabezpieczony hasłem. Należy je zapamiętać, ponieważ będzie cyklicznie wykorzystywane do odświeżania dostępu do KSeF w programie.

 

2. Konfiguracja w programie

Aby skonfigurować połączenie w aplikacji Comarch Betterfly:

1. Wejdź w Ustawienia programu na zakładkę KSeF.

2. Wybierz sposób uwierzytelniania: Certyfikaty Ministerstwa Finansów.

3. Wgraj oba uzyskane pliki ( *.cert oraz *.key. )

4. Podaj hasło do certyfikatu uwierzytelniającego KSeF.

Uwaga

Hasło nie jest przechowywane w programie – jest wykorzystywane jednorazowo do uwierzytelnienia. Na podstawie podanych danych system automatycznie tworzy tokeny (access i refresh), które pozwalają na automatyczną pracę przez tydzień bez konieczności ponownego wpisywania hasła przy wysyłce dokumentów.

 

3. Certyfikat offline

Dodatkowo należy pobrać z aplikacji Ministerstwa Finansów certyfikat do weryfikacji wystawcy faktury. Jest on niezbędny w przypadku awarii lub niedostępności systemu KSeF.

• Konfiguracja: Wskaż pliki *.cert oraz *.key. Podczas samej konfiguracji nie trzeba podawać hasła.
• Zastosowanie: Hasło będzie wymagane dopiero w momencie wydruku dokumentu bez numeru KSeF. Na takim wydruku pojawi się wówczas dodatkowy kod QR z informacjami o certyfikacie wystawcy.

Uwaga

Wielu użytkowników: Jeśli z programu korzysta kilka osób, każdy użytkownik powinien posiadać własne konto i wgrać na nim swoje indywidualne certyfikaty.                                  Ochrona danych: Ministerstwo apeluje, aby pliki certyfikatów oraz hasła traktować z taką samą uwagą jak dane do bankowości elektronicznej. Nie udostępniaj ich osobom nieupoważnionym.

Jakie środowisko KSeF wybrać?

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wybranie w Ustawieniach odpowiedniego środowiska. Należy przejść na listę KSeF:

Użytkownik ma możliwość przełączania się pomiędzy środowiskiem produkcyjnym a demonstracyjnym. Funkcja ta, dostępna wcześniej tylko w pakiecie eFaktury Plus, zostaje teraz udostępniona wszystkim użytkownikom Betterfly eFaktury, pozwalając na bezpieczne sprawdzenie działania systemu. Poniżej krótkie przedstawienie różnic między tymi środowiskami:

1. środowisko demo - praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta opcja umożliwia przetestowanie wysyłki faktur sprzedaży do KSeF, a faktura wysłana na środowisko demo ma dostępne wszystkie opcje: korekty, anulowania itp. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/
2. środowisko produkcyjne - praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu prawnego. Faktury wysłanej do produkcyjnego KSeF nie można już anulować, można ją jedynie skorygować. Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.

Czym jest token?

Po wybraniu środowiska KSeF należy wygenerować odpowiedni token. Jest to unikalny kod służący do uwierzytelniania użytkownika podczas wymiany danych między programem Comarch Betterfly a Krajowym Systemem e-Faktur.

Uwaga

Tokeny wygenerowane w starszej wersji systemu (KSeF 1.0) przestają być aktywne. Nawet jeśli posiadasz już skonfigurowany dostęp do KSeF, konieczne jest przeprowadzenie nowej konfiguracji dla standardu KSeF 2.0.

Jak wygenerować i wprowadzić token?

• Generowanie: Zaloguj się na platformie KSeF i przejdź do zakładki: Tokeny > Generuj token.

• Uprawnienia: Podczas generowania tokenu upewnij się, że zaznaczone są dwa kluczowe uprawnienia:

  • Wystawianie faktur

  • Przeglądanie faktur

Jeśli te uprawnienia nie są dostępne i oznaczone jako - oznacza to, że użytkownik nie ma nadanych wystarczających uprawnień przez administratora konta w Aplikacji Podatnika KSeF. Należy wtedy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za nadawanie uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF w celu rozszerzenia uprawnień.

• Wprowadzanie w programie: Skopiowany kod wklej w pole Token w oknie Konfiguracja, na zakładce KSeF.

Uwaga

Uwierzytelnianie za pomocą tokenu będzie możliwe do końca 2026 roku.

 Parametry konfiguracyjne KSeF  w Comarch Betterfly.

W programie wprowadziliśmy również elastyczne ustawienia, które pozwalają dostosować komunikację z systemem ministerialnym do aktualnych potrzeb firmy. 

1. Zakres współpracy z KSeF.

Ten parametr pozwala zdecydować, w jakim stopniu program ma integrować się z Krajowym Systemem e-Faktur:

• Wysyłka i odbiór dokumentów: Pełna integracja przeznaczona dla firm, które od 1 lutego 2026 r. będą korzystać z KSeF zarówno do odbierania dokumentów kosztowych, jak i do oficjalnej wysyłki wystawionych faktur sprzedaży.
• Tylko odbiór dokumentów: Opcja przeznaczona dla użytkowników, którzy od 1 lutego 2026 r. nie mają jeszcze obowiązku wysyłania własnych faktur do KSeF, ale są zobowiązani do pobierania faktur zakupowych wystawionych przez ich dostawców.

2. Data rozpoczęcia wysyłki do KSeF.

Wskazanie tej daty pozwala określić moment, od którego dokumenty zatwierdzane w programie będą automatycznie przekazywane do systemu krajowego. Podczas pierwszej konfiguracji lub zmiany środowiska (np. z Demo na Produkcyjne), program automatycznie podpowie w tym miejscu datę bieżącą, która uzytkownik może zmodyfikować zgodnie z rzeczywista data rozpoczęcia wysyłki.

Weryfikacja daty następuje w momencie zatwierdzania faktury:

• Dokumenty z datą wystawienia wcześniejszą niż wskazana w konfiguracji zostaną zatwierdzone wyłącznie lokalnie w programie.
• Dokumenty z datą wystawienia równą lub późniejszą niż data graniczna są procesowane zgodnie z uprawnieniami zalogowanego użytkownika:
  • Jeśli operator ma włączoną automatyczną wysyłkę – po zatwierdzeniu faktury system od razu przekaże dokument do KSeF.
  • Jeśli operator nie korzysta z automatycznej wysyłki – dokument zostanie zatwierdzony lokalnie, a wysyłka będzie możliwa do wykonania ręcznie (na żądanie).

W obu przypadkach program weryfikuje datę graniczną: próba wysłania dokumentu (zarówno automatyczna, jak i ręczna) wystawionego przed wskazaną datą rozpoczęcia wysyłki zostanie zablokowana, o czym system poinformuje stosownym komunikatem w Centrum powiadomień.

3. Automatyczne pobieranie faktur z KSeF.

Włączenie tego parametru znacząco usprawnia obieg dokumentów w firmie - każdorazowo podczas logowania do programu system automatycznie sprawdzi, czy w serwisie Ministerstwa Finansów pojawiły się nowe faktury kosztowe wystawione na Twój NIP.

W przypadku Użytkowników Comarch Betterfly eFaktury faktury kosztowe są automatycznie przenoszona na listę Faktury kosztowe. Dokumenty te wymagają weryfikacji przed przesłaniem do Biura Rachunkowego. Jeśli wybrana faktura nie powinna zostać przekazana do księgowości, można ją swobodnie usunąć z listy.

W przypadku kont w Comarch Betterfly e-Faktury wszystkie nowo wykryte dokumenty są pobierane i wyświetlane w dedykowanej liście Faktury z KSeF. Z poziomu listy pobranych faktur użytkownik ma pełną kontrolę nad dalszym procesowaniem dokumentu:

Przeniesienie do Rejestru VAT: Pozwala na szybkie zaksięgowanie dokumentu w rejestrze zakupów VAT.

Przeniesienie do faktury zakupu: Umożliwia utworzenie pełnej Faktury Zakupu w module handlowym.

Jeśli dokument nie wymaga dalszego procesowania (np. nie podlega odliczeniu lub jest duplikatem), użytkownik może go zarchiwizować bezpośrednio w systemie Betterfly, co usuwa go z listy bieżących faktur bez usuwania z bazy danych.

4. Wysyłanie dokumentów dla osób fizycznych.

Zgodnie z przepisami, przesyłanie faktur wystawionych dla osób fizycznych (B2C) do KSeF jest dobrowolne. Aby ułatwić zarządzanie tym procesem, wprowadziliśmy dedykowany parametr automatyzacji:

Parametr zaznaczony: Faktury dla osób fizycznych będą traktowane jak standardowe e-faktury i przesyłane do systemu KSeF.

Parametr odznaczony: Program automatycznie nada takim dokumentom status KSeF: nie podlega. Dzięki temu nie zostaną one wysłane do systemu ministerialnego, co eliminuje ryzyko pomyłkowej wysyłki danych konsumentów.

5. Wysyłanie danych kontaktowych firmy. 

Użytkownik ma możliwość określenia, czy dane kontaktowe jego firmy, takie jak adres e-mail oraz numer telefonu, powinny być przekazywane w strukturze e-Faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

Użytkownik powinien zaznaczyć lub odznaczyć ten parametr w zależności od preferencji:

• Parametr zaznaczony: Dane kontaktowe (telefon i e-mail) z ustawień firmy zostaną dołączone do pliku XML każdej wysyłanej faktury.
• Parametr odznaczony: Faktury będą wysyłane do KSeF bez tych informacji.

Jeśli opcja jest aktywna, system automatycznie uzupełnia następujące pola w sekcji danych wystawcy (Podmiot1):

• Adres e-mail jest przesyłany w polu Email.
• Numer telefonu jest przesyłany w polu Telefon.

6. Adnotacja Metoda kasowa.

W przypadku rozliczania się metodą kasową, niezbędne jest zapewnienie, aby informacja ta trafiła do systemu KSeF w odpowiednim polu struktury eFaktury(P_16). Aby na znacznik ten był zawsze zaznaczony na każdym nowym dokumencie  należy zaznaczyć parametr: Oznaczenie faktur adnotacją Metoda kasowa. Więcej na ten temat w artykule Jak oznaczyć „Metodę kasową” na fakturze do KSeF?

Odświeżanie dostępu

Po tygodniu, kiedy token wygaśnie, użytkownik otrzyma odpowiednie powiadomienie na pulpicie startowym. Będzie mógł wtedy odnowić dostęp po ponownym podaniu hasła do certyfikatu.

W celu przekazania specyficznych informacji, dla których nie przewidziano dedykowanych pól w standardowej strukturze faktury (np. numer projektu, dane kierowcy, kod zlecenia), użytkownik powinien skorzystać z tabeli opisów dodatkowych.

Instrukcja dodawania opisów:

1. Na formularzu wystawianej faktury należy przejść bezpośrednio do sekcji Opis dodatkowy KSeF (lub na zakładkę KSeF).

2. W sekcji Opis dodatkowy w KSeF użytkownik powinien wprowadzić dane w formie pary:

• Numer pozycji – określa zakres opisu. Pozostawienie tego pola pustego oznacza, że informacja dotyczy całego dokumentu (nagłówka). Wpisanie numeru pozycji (odpowiadającego numerowi elementu na fakturze) przypisuje opis do konkretnej pozycji towarowej.
• Rodzaj informacji – nazwa dodatkowej informacji (np. "Numer zlecenia").
• Treść informacji – treść przypisana do klucza (np. "ZLEC/2026/03/15").

Po zatwierdzeniu dokumentu dane zostaną umieszczone w strukturze e-Faktury (XML) w polu DodatkowyOpis/Klucz oraz DodatkowyOpis/Wartosc.

Funkcje i zasady działania:

• Zapamiętywanie kluczy: Każdy nowo wpisany „Rodzaj informacji” jest automatycznie zapisywany. Przy wystawianiu kolejnych faktur możesz wybrać wcześniej użytą nazwę z rozwijalnej listy.
• Liczba opisów: Możesz dodać wiele wierszy z różnymi kluczami w ramach jednego dokumentu.
• Długość pola: Pole rodzaju oraz treści informacji może zawierać do 256 znaków.
• Prezentacja danych: Opisy są przesyłane do KSeF i widoczne na wizualizacji e-Faktury.

Uwaga

Dane te nie są prezentowane na standardowym wydruku faktury generowanym bezpośrednio z programu.

 

Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF? Sposób wysyłki faktur do KSeF zależy od posiadanego pakietu oraz nadanych uprawnień w menu Użytkownicy.

1. Pakiet Comarch Betterfly eFaktury

W tym pakiecie wysyłka do KSeF odbywa się zawsze automatycznie. Warunkiem jest poprawna konfiguracja połączenia z KSeF oraz ustawienie zakresu współpracy obejmującego zarówno odbiór, jak i wysyłkę faktur. Więcej na ten temat w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w module eFaktury.

2. Pakiet Comarch Betterfly eFaktury Plus

W pakiecie Plus zarządzanie wysyłką zależy od systemu ról i uprawnień. Pozwala to kontrolować, którzy pracownicy mogą wysyłać dokumenty do Ministerstwa Finansów.

Po zintegrowaniu aplikacji z KSeF, Administrator nadaje uprawnienia na formularzu Roli (dostępnym w menu: Ustawienia / Użytkownicy i Role / zakładka Role).

W zależności od konfiguracji roli, proces zatwierdzania faktury może przebiegać na trzy sposoby:

• Uprawnienie do wysyłania dokumentów do KSeF i odbierania UPO (Wysyłka na żądanie)

  • Po nadaniu tego uprawnienia, dokument po zatwierdzeniu jest zapisywany w systemie, ale nie trafia do KSeF automatycznie.

  • Użytkownik musi samodzielnie wybrać opcję „Wyślij do KSeF”, która pojawia się na formularzu dokumentu lub w menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu dostępnym z listy.

• Automatyczne wysyłanie dokumentów do KSeF

  • Nadanie tego uprawnienia powoduje, że po kliknięciu przycisku „Zatwierdź”, system w tle automatycznie przesyła dokument do KSeF.

  • Użytkownik otrzymuje informację o statusie wysyłki bez konieczności wykonywania dodatkowych akcji.

• Brak uprawnień do wysyłki

  • Użytkownik może wystawiać i zatwierdzać faktury, ale przyciski i funkcje związane z wysyłką do KSeF są dla niego niedostępne.

  • Wysłanie takiego dokumentu musi zostać wykonane przez innego pracownika z odpowiednimi uprawnieniami (np. księgowego lub administratora).

Wskazówka

W tym miejscu można także dla Roli nadać uprawnienia do pobierania faktur z KSeF.

Więcej informacji na temat nadawania uprawnień Użytkownikom można przeczytać w artykule: Jak nadać uprawnienia Użytkownikowi poprzez przypisanie mu roli?

Jak dodać Numer Klienta na fakturze?

Numer Klienta to pole opcjonalne, służące do identyfikacji kontrahenta w Twojej bazie lub systemie odbiorcy.Aby go uzupełnić:

1. W edycji Kontrahenta
2. Przejdź do sekcji Dane dla KSeF.
3. Uzupełnij pole Numer Klienta.

Wskazówka

Wartość ta zostanie wysłana do KSeF w polu NrKlienta.

 

Jak uzupełnić numer GLN?

Numer GLN to pole opcjonalne, służące do unikalnej identyfikacji jednostek biznesowych i ich lokalizacji w obrocie elektronicznym.

1. W edycji Kontrahenta
2. Przejdź do sekcji Dane dla KSeF.
3. Uzupełnij pole Numer GLN.

Wskazówka

Wartość ta zostanie wysłana do KSeF w polu GLN (zarówno dla Nabywcy, jak i Odbiorcy).

 

Jak uzupełnić Identyfikator Wewnętrzny (IDWew)?

Uwaga

Możliwość dodania drugiego rachunku bankowego na fakturze jest dostępna wyłącznie dla użytkowników korzystających z pakietu eFaktury Plus.

Identyfikator wewnętrzny (IDWew) to unikalny kod składający się z numeru NIP jednostki macierzystej (Nabywcy) oraz ciągu cyfr identyfikujących konkretny podmiot podrzędny (Odbiorcę). Zastępuje on numer NIP u Odbiorcy i jest prezentowany na formularzu dokumentu, na wydruku oraz w strukturze e-Faktury przesyłanej do KSeF.

Aby ustawić identyfikator:

1. Otwórz kartę kontrahenta (np. danej szkoły lub oddziału).
2. W sekcji Dane dla KSeF uzupełnij pole Identyfikator wewnętrzny (IDWew).

Zasady wysyłki pola IDWew do KSeF:

System automatycznie decyduje o jego wysyłce na podstawie następujących reguł:

• Ten sam NIP Nabywcy i Odbiorcy: Jeśli na fakturze Nabywca i Odbiorca mają ten sam numer NIP, a Odbiorca ma uzupełnione pole IDWew w swojej kartotece.
• Odbiorca bez numeru NIP: Jeśli Odbiorca nie posiada własnego NIP-u, ale ma nadany IDWew – system również przekaże ten identyfikator do KSeF.
• Pozostałe przypadki: Jeśli powyższe warunki nie są spełnione (np. Nabywca i Odbiorca mają różne numery NIP), dane Odbiorcy są wyświetlane na dotychczasowych zasadach (bez IDWew).

Poniżej znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji z KSeF 1..Jak skonfigurować KSeF? Jak skonfigurować system Comarch Betterfly z Ksefem zostało opisane w artykule:

• dla kont z pakietem eFaktury Plus: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
• dla kont z pakietem eFaktury: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w module eFaktury.

2..Jak nadać uprawnienia do wysyłki i odbioru faktur z KSeF? Aby nadać uprawnienia do wysyłki i odbioru faktur z KSeF:

1. Wejdź na listę  Ustawieniach / Użytkownicy i role
2. Przejdź na zakładkę Role
3. Wybierz z menu pod 3 kropkami Edytuj i na roli wybierz uprawnienia dla:

• Administratora
• Użytkownika

Więcej w artykule: Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF w Comarch Betterfly. 3..Dlaczego nie mogę dodać certyfikatu używanego w innej spółce / mam brak uprawnień do pobierania  dokumentów (błąd 403)?

Błąd najczęściej dotyczy spółek i wynika z braku odpowiednich uprawnień w systemie KSeF.

Uprawnienia do pracy w KSeF nadaje osoba wskazana w formularzu ZAW-FA. Po otrzymaniu uprawnień administracyjnych należy samodzielnie nadać sobie uprawnienia do zapisu i odczytu faktur. Następnie konieczne jest wylogowanie się z systemu oraz ponowne zalogowanie. Dopiero po ponownym zalogowaniu można wygenerować token z właściwymi uprawnieniami.

Jeśli token zostanie wygenerowany bez wcześniejszego wylogowania i ponownego zalogowania, nie będzie on zawierał wymaganych uprawnień, co spowoduje występowanie błędu 403.

4..Czemu mam nieprawidłowy token (błąd 450)?

Błąd 450 pojawia się podczas logowania do KSeF i oznacza, że program próbuje uwierzytelnić się tokenem, którego system nie akceptuje. Najczęściej wynika to z tego, że token jest już nieaktualny, został wygenerowany dla innego środowiska (np. dla DEMO zamiast PRODUKCJA) albo utracił ważność.

Podmiana tokenu na nowy zazwyczaj rozwiązuje problem od razu.

5..Czemu mam nieprawidłowy certyfikat uwierzytelniający  (błąd 2115)?

Błąd 21115 pojawia się na etapie logowania do KSeF i oznacza problem z certyfikatem użytym do uwierzytelnienia. System odrzuca próbę połączenia, ponieważ przedstawiony certyfikat nie spełnia wymogów aktualnej wersji KSeF.

Najczęściej sytuacja ta występuje po aktualizacji środowiska lub przy pierwszej konfiguracji programu do faktur z KSeF 2.0.

Najczęstsze przyczyny błędu 2115:

• Użycie certyfikatu ze starej architektury (KSeF 1.0) Certyfikaty wykorzystywane w poprzedniej wersji systemu nie są obsługiwane w KSeF 2.0. W takiej sytuacji konieczne jest wygenerowanie nowego certyfikatu zgodnego z aktualnymi wymaganiami.
• Wgranie niewłaściwego rodzaju certyfikatu Częstą przyczyną jest pomylenie certyfikatu uwierzytelniającego z certyfikatem „offline”. Certyfikat offline służy wyłącznie do podpisywania dokumentów poza systemem i nie może być używany do logowania przez API. W polu przeznaczonym do uwierzytelniania należy wskazać właściwy certyfikat kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną przeznaczoną do komunikacji z KSeF.
• Niezgodność środowiska (Demo / Produkcja) Certyfikat przypisany do środowiska testowego nie zadziała w środowisku produkcyjnym i odwrotnie. Warto zweryfikować, czy konfiguracja programu oraz certyfikat dotyczą tego samego środowiska.

Jak rozwiązać problem?

• Zweryfikuj, jaki certyfikat został wgrany w ustawieniach integracji z KSeF.
• Upewnij się, że jest to certyfikat przeznaczony do uwierzytelniania w aktualnej wersji systemu.
• Sprawdź zgodność środowiska (Demo / Produkcja).
• W razie potrzeby wygeneruj nowy certyfikat i wgraj go ponownie w programie księgowym.

6..Mam nieprawidłową treść podpisu (błąd 9105) o co chodzi?

Błąd 9105 oznacza, że serwery Ministerstwa Finansów odrzuciły dokument, ponieważ weryfikacja podpisu elektronicznego (kwalifikowanego lub zaufanego) zakończyła się negatywnie. System nie potrafi potwierdzić tożsamości osoby podpisującej albo integralności podpisanego dokumentu.

Najczęstsze przyczyny błędu 9105:

• Podpis elektroniczny (certyfikat) utracił ważność lub został unieważniony.
• Dane w certyfikacie nie są zgodne z danymi podatnika w bazach MF.
• Wystąpił błąd w procesie kryptograficznej weryfikacji podpisu.

Jak rozwiązać problem?

Zweryfikuj ważność certyfikatu, którym autoryzujesz się w KSeF – Sprawdź, czy certyfikat kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna nie utraciły ważności oraz czy nie zostały unieważnione. Informację o dacie ważności znajdziesz w szczegółach certyfikatu (np. w oprogramowaniu dostawcy podpisu lub w magazynie certyfikatów systemu).

7..Jak pobierać faktury z KSeF bez wysyłania?

Aby tylko pobierać faktury z KSeF w Ustawieniach / KSeF należy zaznaczyć parametr: Tylko odbiór dokumentów.

8..Mam pakiet eFaktury jak dodać odbiorcę?

Na kontach eFaktury nie ma możliwości dodania odbiorcy.  Możliwość dodania odbiorcy jest po wykupieniu pakietu:  eFaktury Plus. W tym Pakiecie jest możliwość:

• dodawania podlegającej JST
• dodawania identyfikatora wewnętrznego (IDWew)
• obsługi grupy VAT (w trakcie implemetacji)

 

M

 

 

W przypadku rozliczania się metodą kasową, niezbędne jest, aby informacja ta trafiła do systemu KSeF w odpowiednim polu struktury e-Faktury (P_16). Program Comarch Betterfly umożliwia oznaczenie tego parametru na dwa sposoby:

1. Oznaczenie na konkretnej fakturze

Wybór znacznika jest możliwy indywidualnie dla każdego dokumentu, niezależnie od ogólnych ustawień konta.

• Podczas wystawiania nowej faktury przejdź do sekcji Dane transakcyjne (lub na zakładkę KSeF).
• Zaznacz pole Adnotacja w KSeF: Metoda kasowa.

Uwaga

Parametr należy zaznaczyć przed wysłaniem dokumentu do KSeF.

2. Automatyczne oznaczanie wszystkich faktur

Jeśli chcesz, aby znacznik był domyślnie zaznaczony na każdej nowej fakturze, skonfiguruj to w ustawieniach programu:

1. Przejdź do Ustawień (ikona koła zębatego).
2. Wybierz sekcję Konfiguracja KSeF.
3. Zaznacz parametr Oznaczanie faktur adnotacją Metoda kasowa.
4. Kliknij Zapisz, aby zatwierdzić zmiany.

W celu powiązania w KSeF faktury z konkretnym zamówieniem, użytkownik może uzupełnić dane identyfikacyjne dokumentu źródłowego. Informacje te ułatwią nabywcy automatyczne rozliczenie dokumentu w jego systemie finansowo-księgowym.

Instrukcja uzupełniania danych

Podczas wystawiania faktury sprzedaży w sekcji Dane transakcyjne (lub na zakładce KSeF) znajdują się dedykowane pola:

• Numer zamówienia – należy wpisać numer dokumentu nadany przez zamawiającego.
• Data zamówienia – należy wskazać datę wystawienia zamówienia z kalendarza.

  Mapowanie do struktury XML

Po uzupełnieniu danych i zatwierdzeniu faktury, system umieści je w następujących polach struktury e-Faktury (XML):

• Numer zamówienia trafia do pola Fa/WarunkiTransakcji/Zamowienia/NrZamowienia.
• Data zamówienia trafia do pola Fa/WarunkiTransakcji/Zamowienia/DataZamowienia

Uwaga

Wprowadzony numer oraz data zamówienia są widoczne na podglądzie e-Faktury (wizualizacji) w KSeF, natomiast nie są widoczne na standardowym wydruku faktury generowanym z programu.

W pakiecie eFaktury, faktury z KSeF są przenoszone automatycznie na listę Faktury kosztowe. Jeżeli faktura pobrana z KSeF budzi wątpliwości i użytkownik uzna, że nie chce jej ujmować w ewidencji i/lub przesyłać do księgowego, powinien ją usunąć z listy. Taka faktura nie zostanie ponownie pobrana z KSeF, a po przejściu na pakiet eFaktury Plus - będzie ona widoczna na liście Faktury z KSeF ze statusem Zarchiwizowana. Zobacz także:

• Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?
• Co zrobić z fakturą pobraną / odebraną z KSeF, która budzi wątpliwości (pakiet eFaktury Plus)?
• Jak pobrać / odebrać fakturę kosztową z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w module eFaktury?

Użytkownik ma możliwość określenia, czy dane kontaktowe jego firmy, takie jak adres e-mail oraz numer telefonu, powinny być przekazywane w strukturze e-Faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak zmienić ustawienia?

Informacje te domyślnie są wysyłane do KSeF. Aby to zmienić należy:

• wejść w Ustawienia programu,
• wybrać sekcję dotyczącą KSeF,
• odnaleźć parametr Wysyłanie danych kontaktowych firmy.

 

Działanie parametru.

Użytkownik powinien zaznaczyć lub odznaczyć ten parametr w zależności od preferencji:

• Parametr zaznaczony: Dane kontaktowe (telefon i e-mail) z ustawień firmy zostaną dołączone do pliku XML każdej wysyłanej faktury. System automatycznie uzupełni następujące pola w sekcji danych wystawcy (Podmiot1):
  • Adres e-mail – przesyłany w polu Email.
  • Numer telefonu – przesyłany w polu Telefon.
• Parametr odznaczony: Faktury będą wysyłane do KSeF bez tych informacji.

Podczas wysyłki dokumentów do Biura Rachunkowego poprzez mechanizm Internetowej Wymiany Danych (IWD) może pojawić się komunikat „Wykryliśmy faktury, które nie mogą jeszcze trafić do księgowego przy wysyłce dokumentów do księgowego”, informujący, iż w danym okresie znajdują się dokumenty, które nie są gotowe do wysyłki (mogą to być np. niezatwierdzone faktury).

Użytkownik ma wtedy możliwość wysłania dokumentów, które są już gotowe, wybierając opcję Wyślij tylko gotowe dokumenty, bądź wyświetlenia listy dokumentów niegotowych wybierając opcję Pokaż niegotowe dokumenty.

Więcej informacji na temat dokumentów niegotowych można przeczytać w artykułach: Dlaczego moje dokumenty nie są gotowe do wysyłki do księgowego? Jak znaleźć dokumenty, których nie można wysłać do księgowego i/lub blokują zatwierdzenie miesiąca?

W programie Comarch Betterfly kraj kontrahenta na potrzeby wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur identyfikowany jest zawsze na podstawie dwuliterowego kodu kraju. Poniżej znajdziesz informacje, jak system przetwarza te dane i jak są one prezentowane w pliku XML.

Wprowadzanie kodu kraju w adresie

W kartotece kontrahenta, w sekcji adresowej, możesz podać dwuliterowy kod kraju obok dotychczasowej nazwy państwa. Podanie kodu bezpośrednio w adresie daje pewność, że właśnie ten symbol zostanie użyty podczas generowania dokumentu elektronicznego.

Jak kraj jest wysyłany w pliku XML?

System automatycznie generuje odpowiednie tagi w strukturze pliku XML faktury, stosując poniższą hierarchię sprawdzania danych:

1. Kod z adresu: W pierwszej kolejności system pobiera dwuliterowy kod kraju wpisany w polu adresu kontrahenta.

2. Prefiks NIP: Jeżeli pole kraju w adresie jest puste, system sprawdza numer NIP kontrahenta i pobiera kod kraju na podstawie jego prefiksu (np. DE, FR).

3. Domyślny kod PL: Jeśli zarówno pole kraju w adresie, jak i prefiks numeru NIP są puste, system automatycznie przyjmuje i wysyła do KSeF kod PL.

Użytkownik, który w Ustawienia / Przychody/Koszty w polu Rodzaj płatnika ma wybraną opcję Podatnik zwolniony z VAT, będzie miał automatycznie kwalifikowane faktury kosztowe do ewidencji kosztów.

Dokumenty będą widoczne i kwalifikowane do ewidencji kosztów na liście Faktury kosztowe po wybraniu opcji Pobierz z KSeF.

Wskazówka

Po przesłaniu dokumentów do księgowego, faktury kosztowe będą dostępne w programie Comarch ERP Optima w Ewidencji dodatkowej kosztów.

Zobacz także: Jak pobrać / odebrać fakturę kosztową z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w module eFaktury?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury jest możliwa wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł z Krajowym Systemem e-Faktur. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule:  Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w module eFaktury.

Jak przebiega wysyłka dokumentów?

Do KSeF możesz wysyłać faktury sprzedaży oraz korekty (użytkownicy pakietu eFaktury Plus mają dostęp do szerszej listy typów dokumentów).

Wysyłka następuje automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu. Cały proces składa się z następujących kroków:

• Weryfikacja: System sprawdza, czy dokument spełnia wymogi wysyłki.
• Wysyłka do KSeF: Po przyjęciu dokumentu system nadaje mu numer referencyjny.
• Odebranie UPO: Po otrzymaniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru, faktura zyskuje oficjalny numer KSeF.
• Wysyłka do Biura Rachunkowego: W przypadku kont zintegrowanych z księgowością, dokument jest przesyłany do Biura jako ostatni krok procesu.

 

Status dokumentu w KSeF oraz jego numer można sprawdzić na formularzu dokumentu w sekcji Krajowy System e-Faktur.

• Weryfikacja dokumentu w KSeF

• Proces zakończony

Powiadomienia o przebiegu wysyłki

Wszelkie informacje o przebiegu wysyłki (szczególnie o niepowodzeniach) znajdziesz w Centrum powiadomień po zalogowaniu do aplikacji.

• Kliknięcie w powiadomienie otworzy formularz konkretnej faktury.
• Rozwinięcie szczegółów pozwoli Ci sprawdzić dokładną przyczynę zatrzymania procesu.

Co zrobić, gdy proces zostanie przerwany?

Jeśli proces wysyłki zostanie przerwany, dokument otrzyma jeden z poniższych statusów. Zobacz, co one oznaczają i jakie działania możesz podjąć:

• Status: "Nie wysłano do KSeF".  Oznacza, że dokument został odrzucony przez system państwowy i a jeżeli konto jest spięte z Biurem Rachunkowym to także nie trafił do księgowości. Możesz poprawić dane i wybrać ponowną wysyłkę lub anulować dokument.

• Status: "Nie udało się pobrać UPO".  Dokument trafił do KSeF, ale wystąpił problem z pobraniem potwierdzeni. Użyj przycisku Wyślij, aby wznowić proces (pobrać UPO i wysłać fakturę do księgowości).

• Status: "Nie udało się wysłać do Biura Rachunkowego".  Dokument jest poprawnie zarejestrowany w KSeF, ale nie dotarł do Twojego księgowego. Użyj przycisku Wyślij, aby przekazać dokument do biura (bez ponawiania operacji w KSeF).

Czym jest anulowanie dokumentu?

Anulowanie jest równoznaczne z jego wycofaniem:

• Numer dokumentu zostaje zwolniony (możesz wystawić nową, poprawną fakturę z tym samym numerem).

• Dokument pozostaje na liście z oznaczeniem "Anulowany".

Uwaga

Anulowanego dokumentu nie można już wysłać do KSeF ani do Biura Rachunkowego.

 

Wystawianie faktur sprzedaży jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury lub za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS. Lista faktur sprzedaży dostępna jest w menu Przychody. Aby dodać nowy dokument, należy wybrać opcję Wystaw fakturę. Otworzy się wówczas formularz nowej faktury sprzedaży. Należy uzupełnić kontrahenta oraz dodać pozycje faktury.

W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu ikoną ołówka, która znajduje się na górnym pasku formularza.

Po kliknięciu w opcję: Wybierz kontrahenta wyświetla się lista kontrahentów, z której można wybrać właściwego. Jeśli kontrahenta nie widać na liście, można wyszukać go wpisując nazwę w polu wyszukiwania. Jeśli w programie nie będzie istniał taki kontrahent, można też dodać jego kartę klikając na ikonę z plusem (Dodaj nowego kontrahenta).

Podobnie należy postąpić, aby dodać produkty na fakturę. Po kliknięciu na: Dodaj pozycję” zostanie wyświetlona lista produktów. Można wybrać produkt z listy oraz skorzystać z wyszukiwarki.

Dzięki opcji: Dodaj pozycję ręcznie można wprowadzić pozycje, których nie ma na liście produktów oraz zdecydować:

• czy będzie to jednorazowa operacja (np. wykonanie usługi, która nie jest powtarzalna i w związku z tym nie ma potrzeby wprowadzać jej do katalogu produktów) lub
• czy przy okazji pierwszej sprzedaży utworzyć od razu kartę produktu, która będzie dostępna na liście dla kolejnych transakcji - wówczas należy kliknąć w opcję: Utwórz kartę usługi/towaru

Na fakturze sprzedaży można też ustalić datę dokumentu i formę zapłaty, wybrać sposób przeliczania faktury od cen netto lub brutto oraz podać dodatkowe informacje w polu Opis.

Wprowadzoną fakturę można:

• zapisać - wówczas będzie jeszcze możliwość jej edycji (tzw. zapis do bufora)
• zapisać i zatwierdzić - wówczas dokument będzie dostępny tylko w trybie do odczytu
• zatwierdzić i wysłać do Biura Rachunkowego - przyciskiem: Zatwierdź i wyślij - wówczas dokument będzie dostępny w trybie do odczytu. Ta opcja jest dostępna, jeśli aktywna jest współpraca z Biurem Rachunkowym.

Uwaga

Użycie przycisku "Zatwierdź i wyślij"  jest nieodwracalne. Nie ma możliwości anulowania zatwierdzonego dokumentu.

Po zapisaniu lub zatwierdzeniu faktury dostępne są opcje:

• Drukuj
• Wyślij e-mailem
• Wystaw korektę - opcja tylko dla zatwierdzonego formularza faktury

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wprowadzenie 10 faktur sprzedaży w miesiącu. Pozycje zliczane są według daty wprowadzenia dokumentu.

W aplikacjach mobilnych wystawianie faktur sprzedaży przebiega analogicznie i jest dostępne w menu Przychody po kliknięciu w ikonę plusa. Zobacz także: Jak zmienić numer faktury sprzedaży? Jak dodać i edytować produkt? Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak dodać dokument kosztowy?

Wprowadzanie dokumentów kosztowych jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury oraz za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS. Dokumenty kosztowe dostępne są na liście Koszty/ Faktury kosztowe. Klikając odpowiednio w opcję: Wczytaj z pliku lub w ikonę plusa w aplikacjach mobilnych można wczytać nowy dokument. Każdy dokument jest automatycznie przetwarzany przez usługę Comarch OCR&KSeF. Aplikacja pozwala na dodanie plików w formacie .jpg, .pdf lub .png o maksymalnym rozmiarze 2 MB. Dodatkowo w aplikacji mobilnej jest możliwość dodania dokumentu za pomocą zdjęcia - zostanie wówczas uruchomiony aparat umożliwiający wykonanie zdjęcia faktury. Aplikacja zacznie podświetlać proponowany obszar dokumentu na kolor niebieski.

Wskazówka

Warto pamiętać, aby wykonać czytelne i dobrej jakości zdjęcie, co ułatwi późniejsze rozpoznawanie dokumentu przez usługę OCR&KSeF. Faktura powinna więc leżeć na płaskiej powierzchni, być dobrze oświetlona, cały dokument powinien być widoczny na zdjęciu.

W aplikacji mobilnej po wykonaniu zdjęcia bądź wybraniu pliku dodatkowo można wykonać edycję: zmianę kolorów, odwrócenie czy przycięcie obszaru dokumentu. Jeśli zdjęcie jest gotowe, można przejść do kolejnego kroku. Podczas odczytu dokumentu rozpoznawane są następujące dane:

• Numer NIP – po znalezieniu numeru NIP sprzedawcy jest on sprawdzany w rejestrze GUS, po czym na dokument kosztowy przenoszone są dane pobrane z GUS
• Numer dokumentu
• Data wystawienia i zakupu
• Forma i termin zapłaty
• Stawki VAT oraz kwoty
• Numer rachunku bankowego

Jeśli usługa OCR&KSeF rozpozna dane kontrahenta, którego jeszcze nie ma w bazie, jest możliwość zapisania jego karty. Jeśli zapisane dane kontrahenta różnią się, można je zaktualizować. W razie potrzeby jest także możliwość zmiany kontrahenta na innego. Przy dodawaniu faktury kosztowej poprzez aplikację przeglądarkową Comarch Betterfly moduł eFaktury  dokument jest widoczny wraz z rozpoznanymi danymi oraz podglądem dokumentu. Ułatwia to jego weryfikację. Aby szybko zweryfikować fakturę dodawaną za pomocą aplikacji mobilnej, należy skorzystać z dostępnej zakładki Załącznik, na której widoczna jest odczytana faktura. Na dokumentach zakupu warto również ustalić odpowiednie kody JPK_V7 dla danej transakcji, które będą niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT w Biurze Rachunkowym (JPK_V7M lub JPK_V7K). Przyciskiem Wyślij do Biura Rachunkowego należy zatwierdzić odczytane dane. Dokument po przesłaniu do Biura Rachunkowego będzie dostępny w trybie do odczytu. W każdej chwili będzie można także podejrzeć załącznik.

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do Biura Rachunkowego do 20 faktur kosztowych w miesiącu. Pozycje zliczane są według daty wprowadzania ich do systemu i według wykorzystanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF. Użytkownik w każdym miesiącu może wykorzystać bezpłatnie 20 stron. W razie potrzeby może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch.

Zobacz także: Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

W programie Comarch Betterfly moduł eFaktury istnieje możliwość importu faktur sprzedaży z KSeF.

Funkcja ręcznego importu dokumentów z KSeF będzie dostępna, jeśli Biuro Rachunkowe w systemie Comarch ERP Optima (wersja 2025.0 lub nowsza) oddznaczy  parametr „Fakturowanie w programie Comarch”.

Wskazówka

Jeżeli klient Comarch Betterfly wcześniej fakturował na pakiecie eFaktury, po włączeniu przez biuro rachunkowe parametru o niefakturowaniu na aplikacji Comarch Betterfly, użytkownik nie będzie widział wcześniej wystawionych faktur jeżeli nie będą one zatwierdzone i wysłane do KSeF (w przypadku gdy powinny być wysłane do KSeF). Przed wyłączeniem fakturowania należy się upewnić, że faktury są zatwierdzone/wysłane do KSeF i mają odebrane UPO.

Po udostępnieniu tej funkcjonalności przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Przychody pojawi się lista Sprzedaż, na którą będzie można pobrać faktury sprzedaży z KSeF.

Import z KSeF będzie można uruchomić za pomocą przycisku "Pobierz z KSeF"

Aktywacja importu faktur sprzedaży z KSeF

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF, należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule:

Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Po skonfigurowaniu wymiany danych z KSeF pojawi się okno, na którym należy wskazać zakres dat:

• Jeśli jest to pierwszy import z KSeF: domyślnie ustawiony zostanie zakres od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej
• Jeśli jest to kolejny import: zakres dat zostanie automatycznie ustawiony od daty ostatnio zaimportowanego dokumentu do daty bieżącej

Po zakończeniu importu

• W przypadku zaimportowania kilku dokumentów będą one widoczne na liście Sprzedaż.

• Jeśli zaimportowany zostanie jeden dokument, kliknięcie przycisku Dalej otworzy formularz pojedynczej faktury.

Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF

Na zaimportowanej fakturze Użytkownik może dokonać następujących zmian:

• Forma i termin płatności: możliwość dostosowania
• Kategoria: przypisanie odpowiedniej kategorii sprzedaży
• Informacje dodatkowe: uzupełnienie informacji dla Biura Rachunkowego

Sekcja dane Nabywcy

Dane nabywcy są zablokowane do edycji. W przypadku, gdy kontrahent nie znajduje się w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty podczas zatwierdzania dokumentu.

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może:

• Wybrać odpowiednią kategorię sprzedaży.
• Uzupełnić dodatkowe informacje dla księgowego.

W prawym górnym rogu ekranu jest dostępny przycisk "Drukuj", za pomocą którego można pobrać wizualizację faktury z KSeF.

Wysyłka do Biura Rachunkowego

Po kliknięciu przycisku Wyślij do Biura Rachunkowego faktura zostanie zatwierdzona i przesłana do biura rachunkowego. Na zatwierdzonym dokumencie możliwy jest podgląd załącznika z wizualizacją faktury zaimportowanej z KSeF.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Wysyłka do Biura Rachunkowego
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu

Warunki dostępności opcji seryjnych

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są aktywne w następujących przypadkach:

• Zaznaczono jedną fakturę, która nie została wysłana do Biura Rachunkowego.
• Zaznaczono kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status „Niewysłana do Biura Rachunkowego”.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście Sprzedaż w menu kontekstowym pojawi się opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży.

• Jeśli zaznaczone dokumenty mają przypisane różne kategorie, zostaną one zastąpione nowo wybraną kategorią.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wprowadzić nowy Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży zaimportowanych z KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

• Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który został już wysłany, pojawi się odpowiedni komunikat:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij  faktury zostaną wysłane do księgowego a po zakończeniu przesyłania pojawi się komunikat potwierdzający (toast):

Wskazówka

Aplikacja pozwala na wysłanie do Biura Rachunkowego maksymalnie 10 dokumentów miesięcznie (łącznie sprzedażowych i kosztowych).  Jeśli wymagane jest zwiększenie limitu, należy rozszerzyć ilość stron pakietu OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF odpowiada jednej stronie OCR.

Istnieje także możliwość przejścia na pakiet eFaktury Plus, który daje możliwość wystawiania nielimitowanej ilości dokumentów w programie Comarch Betterfly.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chce wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z Biurem Rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Jak dodać dokument sprzedaży przez OCR:

https://pomoc.comarchbetterfly.pl/index.php/dokumentacja/jak-dodac-dokument-sprzedazy-przez-ocr/

W aplikacji Comarch Betterfly (pakiet eFaktury Plus) jest możliwa wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly moduł z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegóły znajdziesz w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Wysyłka dokumentów do KSeF. Do systemu KSeF możesz wysyłać:

• faktury sprzedaży,
• faktury zaliczkowe oraz finalne,
• faktury VAT marża,
• korekty powyższych dokumentów.

Kiedy następuje wysyłka? 

Wysłanie następuje w momencie zatwierdzenia dokumentu lub na życzenie (jeżeli użytkownik na roli ma odznaczony parametr Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF przy zatwierdzaniu dokumentów). Więcej na ten temat w artykule: Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF w Comarch Betterfly. Proces jest całkowicie automatyczny i składa się z kilku etapów:

• weryfikacji wymogów wysyłki,
• wysłania do KSeF (dokument otrzymuje numer referencyjny),
• odebrania UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – na tym etapie dokument otrzymuje numer KSeF
• utworzenia zapisu w rejestrze VAT sprzedaży

Status dokumentu w KSeF oraz jego numer referencyjny i numer KSeF można sprawdzić na formularzu dokumentu, na zakładce KSeF.

Jeżeli wysyłka się nie powiedzie, na zakładce KSeF będzie dostępna informacja o powodzie. Dodatkowo, w przypadku niepowodzenia przy wysyłce - informacja zostanie przekazana do Centrum powiadomień. Centrum powiadomień

Po zalogowaniu na konto w aplikacji dostępne jest Centrum powiadomień. W Centrum zbierane są powiadomienia dotyczące m.in. wysyłania dokumentów do KSeF w sytuacji gdy wysyłka się nie powiedzie.

Po rozwinięciu szczegółów można sprawdzić, jak zakończył się proces, a po kliknięciu w konkretne powiadomienie – otworzyć formularz faktury i sprawdzić szczegóły:

Przerwanie procesu wysyłki

Proces może zostać przerwany na dwa sposoby:

1. Dokument nie został przyjęty w KSeF                                                                                                              Dokument otrzymuje status Nie wysłano do KSeF. W tej sytuacji masz dwie opcje dostępne z poziomu formularza i menu kontekstowego dla danego dokumentu:

• Ponowna wysyłka (po poprawieniu ewentualnych błędów)

• Anulowanie dokumentu.

2. Nie udało się pobrać UPO                                                                                                                                          Dokument otrzymuje status Nie udało się pobrać UPO. Na formularzu dokumentu oraz w menu kontekstowym (na liście) dostępna będzie opcja Odbierz UPO.

Jej wybranie:

• Wznowi proces i pobierze brakujące UPO.

• Prześle dokument do Biura Rachunkowego (jeżeli Twoje konto jest z nim zintegrowane).

Co oznacza anulowanie dokumentu?

Anulowanie to wycofanie dokumentu:

• Numeracja: Numer dokumentu zostaje zwolniony – możesz wystawić kolejny, poprawny dokument z tym samym numerem.
• Widoczność: Dokument pozostaje na liście z oznaczeniem „anulowany”.
• Ograniczenia: Anulowanego dokumentu nie można ponownie wysłać do KSeF

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury lista produktów jest dostępna z poziomu:

• aplikacji przeglądarkowej w menu głównym Usługi i Towary

• aplikacji mobilnych w menu Usługi i Towary

Nowy produkt można dodać:

• za pomocą aplikacji przeglądarkowej - wybierając opcję: Dodaj na liście produktów,
• za pomocą aplikacji mobilnych - klikając na ikonę plusa.

Otworzy się wówczas formularz nowego produktu. Należy na nim określić czy produkt jest towarem czy usługą oraz uzupełnić dane o produkcie: nazwę, cenę, stawkę VAT, jednostkę miary. Jest też możliwość dodania kodu JPK_V7, opisu czy zdjęcia produktu. W razie potrzeby drukowania opisów produktów na wystawianych fakturach sprzedaży, można zaznaczyć dodatkową opcję: Kopiuj opis na dokument. Karty istniejących produktów można w każdej chwili edytować, aby dokonać potrzebnych modyfikacji. Zobacz także: Kiedy ustawić domyślne kody JPK_V7 dla produktów i kontrahentów? Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury karty kontrahentów są dostępne z poziomu:

• aplikacji przeglądarkowej - w menu głównym Kontrahenci

• aplikacji mobilnych w menu Więcej - Kontrahenci.

Nowego kontrahenta można dodać kolejno:

• w aplikacji przeglądarkowej - wybierając opcję "Dodaj",
• w aplikacjach mobilnych - klikając na ikonę plusa.

Pojawi się wówczas do uzupełnienia formularz kontrahenta.

Wygląd dla aplikacji dostępnej przez przeglądarkę: Wygląd dla aplikacji mobilnych:

Po wpisaniu numeru NIP dane kontrahenta są automatycznie pobierane z GUS. Dodatkowo weryfikowany jest też status podatnika VAT. Na formularzu, w sekcji Firma możemy określić rodzaj i status kontrahenta. Rodzaj ma wpływ na sposób wystawiania dokumentów dla kontrahenta. Dla podmiotów gospodarczych dokumenty domyślnie wystawiane są w cenach netto, natomiast dla osób fizycznych – w cenach brutto. Określony status kontrahenta również ma odzwierciedlenie na wystawianych dla niego dokumentach. W przypadku statusu "wewnątrzunijny" i "pozaunijny" na dokumentach nie będzie naliczany podatek VAT. W sekcji Dodatkowe można wybrać domyślną formę płatności kontrahenta, która będzie się automatycznie ustawiać na wystawianych dla niego dokumentach oraz przypisać domyślne kody JPK_V7.

Karty istniejących kontrahentów można w każdej chwili edytować, aby wprowadzać potrzebne modyfikacje.

  Zobacz także: Kiedy ustawić domyślne kody JPK_V7 dla produktów i kontrahentów? Jak dodać i edytować produkt? Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Zmiana numeru dokumentu na fakturach sprzedaży (oraz korektach) jest możliwa podczas wystawiania nowego dokumentu oraz na dokumentach zapisanych ''do bufora''. Aby zmienić numer należy na formularzu w polu, gdzie jest numer dokumentu, kliknąć w ikonę ołówka.

W kolejnym kroku pojawią się opcje do wyboru. Numer dokumentu jest nadawany w momencie jego zapisu:

• jeśli wybrana jest opcja Kolejny dostępny – przy zapisie zostanie nadany kolejny najwyższy numer w schemacie numeracji
• jeśli istnieje konieczność nadania konkretnego numeru dokumentu można go wpisać po wybraniu opcji Podany ręcznie. Wtedy dokument zostanie zapisany z podanym numerem pod warunkiem, że nie został on wcześniej wykorzystany na innym dokumencie.

Zmiana numeru dokumentu jest również możliwa w aplikacjach mobilnych i jest dostępna z poziomu formularza faktury w polu: Zmień numer. Zobacz także: Jak wystawić fakturę sprzedaży?  

Biuro rachunkowe, z którym została nawiązana współpraca, może udostępnić klientom Comarch Betterfly moduł eFaktury i możliwość dodawania dokumentów sprzedaży na podstawie skanów. Funkcja jest dostępna dla biur rachunkowych od wersji Comarch ERP Optima 2025.0.

Wskazówka

Jeżeli klient Comarch Betterfly wcześniej fakturował na pakiecie eFaktury, po włączeniu przez biuro rachunkowe parametru o niefakturowaniu na aplikacji Comarch Betterfly, użytkownik nie będzie widział wcześniej wystawionych faktur, jeżeli nie będą one zatwierdzone i wysłane do KSeF (w przypadku gdy powinny być wysłane do KSeF). Przed wyłączeniem fakturowania należy się upewnić, że faktury są zatwierdzone/wysłane do KSeF i mają odebrane UPO.

Po udostępnieniu tej opcji przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Przychody pojawi się lista Sprzedaż.

Wprowadzanie dokumentów sprzedaży na podstawie skanów jest możliwe zarówno poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury, jak i za pomocą aplikacji mobilnych dostępnych na system Android oraz iOS.

Dokument sprzedaży na podstawie skanu można wprowadzić:

1. Za pomocą skrótu Dodaj fakturę sprzedaży z pliku na głównej stronie aplikacji lub
2. Za pomocą przycisku Wczytaj z pliku na liście Sprzedaż w menu Przychody.

Każdy dokument jest automatycznie przetwarzany przez usługę Comarch OCR&KSeF. Aplikacja pozwala na dodanie plików w formatach .jpg, .pdf lub .png, o maksymalnym rozmiarze 2 MB.

W aplikacji mobilnej dodatkowo możliwe jest dodanie dokumentu za pomocą zdjęcia – wówczas uruchomi się aparat, a aplikacja podświetli proponowany obszar dokumentu na kolor niebieski.

Wskazówka

Warto pamiętać, aby wykonać czytelne i dobrej jakości zdjęcie, co ułatwi późniejsze rozpoznanie dokumentu przez OCR&KSeF. Faktura powinna być umieszczona na płaskiej powierzchni, dobrze oświetlona, a cały dokument musi być widoczny na zdjęciu.

Po wykonaniu zdjęcia lub wybraniu pliku w aplikacji mobilnej, dostępna jest opcja edycji: zmiana kolorów, odwrócenie obrazu czy przycięcie obszaru dokumentu. Po zakończeniu edycji można przejść do kolejnego kroku.

Odczytywanie danych z dokumentu Pliki można wczytywać do programu:

1. pojedynczo – wtedy po każdym odczytanym pliku można zweryfikować dokument i wysłać go od razu do biura rachunkowego albo
2. seryjnie – zaznaczyć wiele plików a następnie można skorzystać z operacji seryjnych.

Podczas odczytu dokumentu przez OCR&KSeF, rozpoznawane są następujące dane:

• Numer NIP – po rozpoznaniu numeru NIP nabywcy, jest on sprawdzany w rejestrze GUS, a dane pobrane z GUS zostają przeniesione na dokument.
• Numer dokumentu
• Data wystawienia i data sprzedaży
• Forma płatności i termin zapłaty
• Stawki VAT oraz kwoty

Jeżeli OCR&KSeF rozpozna dane kontrahenta, który nie znajduje się jeszcze w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty. W przypadku różnicy między zapisanymi danymi a nowymi, użytkownik ma możliwość ich aktualizacji lub wyboru innego kontrahenta.

Uwaga

W bieżącej wersji programu nie są obsługiwane faktury walutowe. Kwoty należy uzupełnić ręcznie po stronie biura rachunkowego.

Weryfikacja i przesyłanie dokumentu

Po odczytaniu dokumentu przez Comarch OCR&KSeF przez aplikację przeglądarkową plik zostanie zwizualizowany w oknie po lewej stronie ekranu – po prawej stronie zostaną wyświetlone odczytane dane, które można w razie potrzeby skorygować.

Aby szybko zweryfikować dokument w aplikacji mobilnej, można skorzystać z zakładki Załącznik, gdzie wyświetlona jest odczytana faktura.

Na dokumentach sprzedaży można również ustawić odpowiednie kody JPK_V7 dla transakcji, co jest niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT w biurze rachunkowym (JPK_V7M lub JPK_V7K).

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może wybrać kategorię sprzedaży oraz dodać dodatkowe informacje dla księgowego.

Aby zatwierdzić odczytane dane, należy kliknąć przycisk Wyślij do Biura Rachunkowego. Po przesłaniu dokumentu, będzie on dostępny do odczytu, a załącznik można podejrzeć w każdej chwili.

Kliknięcie na przycisk Anuluj nie zapisze wprowadzonych przez użytkownika zmian na formularzu – na liście będzie widoczny zeskanowany dokument z danymi jakie zostały automatycznie odczytane.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu
• Wysyłka do Biura Rachunkowego

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są dostępne, jeśli:

• Zaznaczona jest jedna faktura niewysłana do biura rachunkowego,
• Zaznaczone jest kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status Niewysłana do Biura Rachunkowego.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów, w menu kontekstowym widoczna jest opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży. Jeśli na zaznaczonych dokumentach była przypisana inna kategoria, zostanie ona zmieniona na nową.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż po zaznaczeniu wybranych dokumentów, dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wyborze wyświetli się okno, w którym można wprowadzić Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży dodanych przez OCR&KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który już został wysłany zostanie wyświetlony komunikat jak poniżej:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij nastąpi weryfikacja konfiguracji Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD).

• Jeśli konfiguracja IWD nie jest prawidłowa, pojawi się poniższy komunikat:

• Jeśli IWD jest poprawnie skonfigurowane, zostanie wyświetlone okno z potwierdzeniem wysyłki dokumentów:

Po zakończeniu przesyłania pojawi się poniższy toast:

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do biura rachunkowego do 20 dokumentów (łącznie sprzedażowych i kosztowych) w miesiącu. Liczba ta zliczana jest według daty wprowadzenia dokumentu do systemu oraz liczby stron w usłudze Comarch OCR&KSeF.

Każdy użytkownik ma możliwość bezpłatnego przesłania do 20 stron miesięcznie. Jeśli potrzebna jest większa ilość, można rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament w sklepie Comarch.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chciałby wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z biurem rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży w module eFaktury?

W przypadku problemów technicznych po stronie rządowej lub własnej infrastruktury, system Betterfly umożliwia  zachowanie ciągłości sprzedaży poprzez obsługę trzech trybów niedostępności: Offline, Offline24 oraz Awaria KSeF.

Oto jak przebiega proces wystawiania dokumentów w sytuacjach awaryjnych:

• Wybór trybu na dokumencie: Podczas wystawiania faktury w warunkach braku łączności, użytkownik musi na konkretnym dokumencie ręcznie wskazać odpowiedni tryb pracy: Offline24, Offline lub Awaria KSeF.

• Zatwierdzanie dokumentu: Program pozwala na zatwierdzenie faktury, mimo braku połączenia z bramką ministerialną. Dokumenty te nie są wysyłane automatycznie; użytkownik musi zainicjować ich przesłanie ręcznie po przywróceniu sprawności systemu KSeF.

• Księgowanie i JPK: Dokumenty wystawione w trybach niedostępności trafiają bezpośrednio do rejestrów VAT. Są one oznaczane specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 nawet bez nadanego numeru KSeF.

• Wydruk faktury: Jeśli faktura musi zostać wydrukowana przed wysyłką do KSeF, na dokumencie pojawią się dwa kody QR: Offline i Certyfikat. Tytuł dokumentu zostanie automatycznie dostosowany do odbiorcy: Faktura VAT dla osób fizycznych i kontrahentów zagranicznych lub Potwierdzenie transakcji dla kontrahentów krajowych.

• Wymagany Certyfikat Offline: Do poprawnego wydruku  dokumentu w trybach Offline24, Offline lub Awaria KSeF niezbędne jest posiadanie skonfigurowanego Certyfikatu Offline. W momencie generowania wydruku program poprosi o podanie hasła do tego certyfikatu, a po jego zweryfikowaniu utworzy wydruk z kodem QR pozwalającym na weryfikację wystawcy.

Pamiętaj o terminach wysyłki:

• Offline24: wysyłka niezwłocznie po rozwiązaniu problemów, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia

• Offline: wysyłka w ciągu 1 dnia roboczego od ustania niedostępności.

• Awaria KSeF: wysyłka w ciągu 7 dni od ustania awarii. W przypadku awarii całkowitej (krytycznej), przepisy dopuszczają brak obowiązku późniejszej wysyłki do KSeF.

Od 1 października 2020 roku do celów prawidłowego sporządzenia deklaracji JPK_V7M (podatek VAT miesięczny) i JPK_V7K (podatek VAT kwartalny) należy stosować odpowiednie oznaczenia rejestrowanych transakcji. Dzięki temu Biuro Rachunkowe otrzyma informacje niezbędne do wysyłki deklaracji podatkowej w nowym formacie plików JPK.

Jeśli Użytkownik aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury świadczy usługi lub obraca towarami wskazanymi przez Ministerstwo Finansów, powinien oznaczać transakcje za pomocą kodów JPK_V7. Zarówno na karcie produktu, jak i kontrahenta, można zdefiniować domyślne kody JPK_V7. W ten sposób przypisane kody będą automatycznie przenoszone na transakcje, jeśli pojawi się na nich dany produkt lub zostanie wskazany kontrahent:

• na kartach wszystkich produktów wymienionych w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów zalecamy wprowadzić domyślne kody towarowe. Dzięki temu oznaczone zostaną wszystkie transakcje, na jakie taki towar trafi.
• na karcie kontrahenta warto wskazać domyślne kody JPK_V7, jeśli przeprowadzany jest z nim określony rodzaj transakcji.

Na przykład jeśli dany kontrahent to tzw. rolnik ryczałtowy, warto na jego karcie wprowadzić kod VAT_RR. Wtedy automatycznie wszystkie rejestrowane dla niego faktury zakupu zostaną automatycznie oznaczone takim kodem.

  Lista oznaczeń JPK_V7: Ministerstwo Finansów zdefiniowało listę kodów towarowych, które powinny być oznaczane dla dokumentu, na którym zarejestrowano sprzedaż danego rodzaju:

• GTU_01 – dostawa napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_02 – dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
• GTU_03 – dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
• GTU_04 – dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_05 – dostawa odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79–91 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_06 – dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7–9, 59–63, 65, 66, 69 i 94–96 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_07 – dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701–8708 oraz CN 8708 10
• GTU_08 – dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1–3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12–25, 33–40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_09 – dostawa leków oraz wyrobów medycznych – produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.)
• GTU_10 – dostawa budynków, budowli i gruntów
• GTU_11 – świadczenia usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532)
• GTU_12 – świadczenia usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych
• GTU_13 – świadczenia usług transportowych i gospodarki magazynowej – Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1

Procedury, podobnie jak kody towarowe, opisują dokument pod kątem dodatkowych informacji o transakcji. Nie są one jednak ściśle powiązane z towarem. Są podzielone na procedury dla dokumentów sprzedaży i zakupu. Procedury dla sprzedaży:

• SW – dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy
• EE – świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy
• TP – istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy
• TT_WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• TT_D – dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• MR_T – świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy
• MR_UZ – dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy
• I_42 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)
• I_63 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)
• B_SPV – transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowanego zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy
• B_SPV_DOSTAWA – dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy
• B_MPV_PROWIZJA – świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowanych zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Procedury dla zakupu:

• IMP – podatek naliczony z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanych zgodnie z art. 33a ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Oprócz wspomnianych kodów towarowych oraz procedur, do opisu transakcji służą typy dokumentów. Dostępne typy dokumentów dla sprzedaży to:

• RO – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących
• WEW – dokument wewnętrzny
• FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy

Dla zakupu dostępne są typy:

• VAT_RR – faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy
• WEW – dokument wewnętrzny
• MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy.

  Zobacz także: Jak dodać i edytować produkt?

Jak dodać i edytować dane kontrahenta?

Jak wystawić fakturę sprzedaży? Jak dodać dokument kosztowy?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury na górnej belce pulpitu startowego wyświetla się ikona Powiadomień. Ikona będzie oznaczona czerwonym alertem jeśli dla Użytkownika będą nowe komunikaty, które jeszcze nie były wyświetlone. Po otwarciu listy powiadomień alert zostanie usunięty. Przyciskiem: Zobacz wszystkie można przejść do pełnej listy powiadomień, która zawiera trzy sekcje:

• Wszystkie - wszystkie komunikaty
• Biuro Rachunkowe - komunikaty o odebranych płatnościach / kontrahentach
• KSeF - komunikaty związane z komunikacją z Krajowym Systemem e-Faktur - potwierdzenia wysyłki faktur sprzedaży oraz odbioru faktur zakupu

Każdy komunikat ma oznaczenie niebieskiej kropki, jeśli jest nieprzeczytany. Komunikaty można oznaczać zbiorczo poprzez opcję "Oznacz jako przeczytane" lub pojedynczo. Jeśli komunikat dotyczy konkretnego dokumentu, po kliknięciu nastąpi automatyczne przejście np. do płatności z Biura Rachunkowego lub faktury sprzedaży wysłanej do KSeF. Zobacz także: Jak odbierać powiadomienia PUSH na telefonie? Jakie informacje o podatkach i opłatach można odbierać z Biura Rachunkowego? Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Jak pobrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Wprowadzanie dokumentów jako inny wydatek jest możliwe poprzez stronę internetową Comarch Betterfly moduł eFaktury.

Lista: Inne wydatki służy do dodawania dokumentów, które nie są dokumentami VAT oraz Użytkownik chciałby prowadzić ich osobną ewidencję. Jest możliwość również wysyłki takich dokumentów do Biura Rachunkowego za pomocą IWD podobnie jak obecnie jest to możliwe dla faktur sprzedaży oraz zakupu.

Dodawanie innego wydatku dostępne jest na liście Inne wydatki. Klikając odpowiednio w opcję: Dodaj można wczytać nowy dokument z pliku. Do dodawania dokumentów jest  wykorzystywana usługa Comarch OCR&KSeF na zasadzie skanera dla dokumentów.

Aplikacja pozwala na dodanie plików w formacie .jpg, .pdf lub .png o maksymalnym rozmiarze 2 MB.

Podczas uzupełniania dokumentu należy samodzielnie wskazać:

• Kontrahenta
• Numer dokumentu
• Odpowiednie daty oraz formy płatności
• Kwotę
• Informację dla Biura Rachunkowego.

Przy dodawaniu innego wydatku poprzez aplikację przeglądarkową Comarch Betterfly moduł eFaktury jest widoczny podgląd dokumentu wraz z polami do uzupełnienia danych. Ułatwia to naniesienie niezbędnych informacji.

Wprowadzony dokument można wysłać do Biura Rachunkowego przyciskiem: Wyślij do Biura Rachunkowego. Dokument po przesłaniu do Biura Rachunkowego będzie dostępny w trybie do odczytu. W każdej chwili będzie można także podejrzeć załącznik.

Z listy Inne wydatki istnieje możliwość usunięcia danego zapisu dokumentu, niezależnie czy został on przesłany do Biura Rachunkowego czy też pozostaje w edycji.

Wskazówka

Aplikacja umożliwia wysłanie do Biura Rachunkowego do 20 stron faktur kosztowych oraz innych wydatków w miesiącu.

Pozycje zliczane są według daty wprowadzenia ich do systemu i według wykorzystywanych stron w usłudze Comarch OCR&KSeF.

Użytkownik w każdym miesiącu ma do wykorzystania bezpłatnie 20 stron. W razie potrzeby może rozszerzyć ilość stron lub wykupić abonament poprzez sklep Comarch.

Zobacz także: Jak dodać i edytować dane kontrahenta? Jak wystawić fakturę sprzedaży w module eFaktury? Jak dodać dokument kosztowy?

Przypisanie kategorii sprzedaży/zakupu do kontrahenta przyspiesza opisywanie dokumentów dla Biura rachunkowego, ponieważ jest ona automatycznie przenoszona na wprowadzane dokumenty.

Użytkownik ma możliwość seryjnego przypisywania kategorii sprzedaży oraz zakupu dla wielu kontrahentów jednocześnie.

Na liście Kontrahenci, po zaznaczeniu jednego lub więcej kontrahentów, w menu kontekstowym dostępne są opcje Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień kategorię zakupu.

Wybierając opcję Zmień kategorię sprzedaży, Użytkownik może przypisać nową kategorię sprzedaży dla wybranych kontrahentów.

Analogicznie, opcja Zmień kategorię zakupu umożliwia przypisanie nowej kategorii zakupu.

Jeśli żaden z zaznaczonych kontrahentów nie ma przypisanej kategorii, wybrana kategoria zostanie ustawiona dla wszystkich zaznaczonych kontrahentów. W przypadku, gdy któryś z kontrahentów miał już przypisaną kategorię, zostanie ona zastąpiona nową.

Na liście Kontrahenci przypisane kategorie są widoczne w kolumnach: Kategoria sprzedaży i Kategoria zakupu.

Uwaga

Jeśli dla danego kontrahenta został już dodany dokument, kategoria na formularzu tego dokumentu nie zostanie zmieniona.

W programie Comarch Betterfly kraj kontrahenta na potrzeby wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur identyfikowany jest zawsze na podstawie dwuliterowego kodu kraju. Poniżej znajdziesz informacje, jak system przetwarza te dane i jak są one prezentowane w pliku XML.

Wprowadzanie kodu kraju w adresie

W kartotece kontrahenta, w sekcji adresowej, możesz podać dwuliterowy kod kraju obok dotychczasowej nazwy państwa. Podanie kodu bezpośrednio w adresie daje pewność, że właśnie ten symbol zostanie użyty podczas generowania dokumentu elektronicznego.

Jak kraj jest wysyłany w pliku XML?

System automatycznie generuje odpowiednie tagi w strukturze pliku XML faktury, stosując poniższą hierarchię sprawdzania danych:

1. Kod z adresu: W pierwszej kolejności system pobiera dwuliterowy kod kraju wpisany w polu adresu kontrahenta.

2. Prefiks NIP: Jeżeli pole kraju w adresie jest puste, system sprawdza numer NIP kontrahenta i pobiera kod kraju na podstawie jego prefiksu (np. DE, FR).

3. Domyślny kod PL: Jeśli zarówno pole kraju w adresie, jak i prefiks numeru NIP są puste, system automatycznie przyjmuje i wysyła do KSeF kod PL.

 
 
 

 

Wskazówka

Jeżeli poszukujesz obsługi księgowej, wybierając opcję Prześlij zgłoszenie, otrzymasz ofertę współpracy dopasowaną do Twoich potrzeb. Więcej informacji znajdziesz w pomocy Jak wyszukać księgowego?

Po kliknięciu w opcję Wyślij wiadomość aplikacja przygotuje treść wiadomości z danymi, które biuro rachunkowe będzie potrzebowało do uruchomienia Internetowej Wymiany Danych. Wprowadź adres e-mail Twojego biura rachunkowego i przekaż informacje do księgowego wysyłając wiadomość bezpośrednio z aplikacji Betterfly.

Wskazówka

Współpraca w ramach Internetowej Wymiany Danych jest dostępna z księgowymi zrzeszonymi w ramach  iKsięgowość24.

Kolejne kroki konfiguracyjne są wykonywane przez biuro rachunkowe. Po ich zakończeniu w aplikacji pojawi się komunikat z nazwą Biura i przyciskiem Potwierdź współpracę.

Po potwierdzeniu współpracy aplikacja będzie działać w trybie pełnej funkcjonalności:

• dostępna będzie wizytówka Biura Rachunkowego,
• aktywny będzie przycisk Zatwierdź i wyślij na fakturze sprzedaży,
• aktywny będzie przycisk Wyślij do Biura Rachunkowego na dokumencie kosztowym,
• na pulpicie aplikacji będzie można odczytać informacje o podatkach i opłatach przesłanych przez Biuro Rachunkowe.

  Zobacz także: Jestem Biurem Rachunkowym - jak uruchomić wymianę dokumentów z Klientem Comarch Betterfly moduł eFaktury? Gdzie znaleźć dane kontaktowe do Biura Rachunkowego? Jak wysłać dokument do Biura Rachunkowego?  

Biuro Rachunkowe, z którym została nawiązana współpraca ma możliwość udostępnienia listy kategorii Klientom Comarch Betterfly moduł eFaktury.

Za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów Biuro Rachunkowe może udostępnić listy kategorii wraz z ich opisem w podziale na:

Kategorie sprzedaży – dla dokumentów sprzedażowych Kategorie zakupu – dla dokumentów zakupowych

Gdy Biuro Rachunkowe nie przesłało jeszcze żadnej kategorii w sekcji: Informacje dla Biura Rachunkowego znajdującej się na karcie kontrahenta oraz formularzach dokumentów, będzie widoczna poniższa informacja:

„Twój Księgowy nie przesłał jeszcze kategorii. Skontaktuj się z Księgowym, jeżeli potrzebujesz więcej informacji.”

Kategorie na karcie kontrahenta

Kategorie na karcie kontrahenta są widoczne w sekcji: Informacje dla Biura Rachunkowego.

Kategoria sprzedaży oraz kategoria zakupu może zostać przypisana do kontrahentów bezpośrednio przez Biuro Rachunkowe.

Użytkownik ma możliwość zmiany przypisanej kategorii na inną dostępną na liście.

W przypadku nowych kontrahentów Użytkownik ma możliwość przypisania kategorii spośród opcji dostępnych na liście.

Jeżeli na dokumencie zostanie wybrany kontrahent, dla którego są przypisane kategorie, to na dokumenty sprzedażowe przeniesie się kategoria sprzedaży a na dokumenty zakupowe kategoria zakupu.

Kategorie na formularzach dokumentów

Kategorie na formularzach dokumentów są widoczne w sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego.

Sekcja jest widoczna na formularzach poniższych dokumentów:

• Faktura sprzedaży
• Korekta faktury sprzedaży
• Faktura zakupu

Oprócz pola Kategoria sprzedaży dla dokumentów sprzedażowych oraz Kategoria zakupu dla dokumentów zakupowych w sekcji: Informacje dla Biura Rachunkowego znajduje się również pole przeznaczone na opis, w którym Użytkownik może umieścić dodatkowe informacje dla Biura Rachunkowego.

Uwaga

W przypadku dokumentów kosztowych pole opisowe może być polem wymaganym w zależności od ustawień po stronie Biura Rachunkowego.

W przypadku gdy Biuro Rachunkowe prześle na przykład jedynie listę dotyczącą kategorii zakupu a nie udostępni jeszcze listy związanej z kategorią sprzedaży, w Comarch Betterfly moduł eFaktury w polu Kategoria sprzedaży będzie widoczna jedynie pozycja Brak kategorii.

W przypadku gdy Biuro Rachunkowe ustawi kategorię jako nieaktywną po swojej stronie, to po zaimportowaniu danych przesłanych przez Biuro Rachunkowe dana kategoria w Comarch Betterfly moduł eFaktury, zostanie oznaczona jako nieaktywna a Użytkownik przed zapisaniem karty kontrahenta lub formularza dokumentu będzie musiał wybrać z listy inną dostępną kategorię.

Uwaga

Kategorię i opis można zmienić na dokumencie, jeżeli nie został jeszcze przesłany do Biura Rachunkowego.

W programie Comarch Betterfly moduł eFaktury istnieje możliwość importu faktur sprzedaży z KSeF.

Funkcja ręcznego importu dokumentów z KSeF będzie dostępna, jeśli Biuro Rachunkowe w systemie Comarch ERP Optima (wersja 2025.0 lub nowsza) oddznaczy  parametr „Fakturowanie w programie Comarch”.

Wskazówka

Jeżeli klient Comarch Betterfly wcześniej fakturował na pakiecie eFaktury, po włączeniu przez biuro rachunkowe parametru o niefakturowaniu na aplikacji Comarch Betterfly, użytkownik nie będzie widział wcześniej wystawionych faktur jeżeli nie będą one zatwierdzone i wysłane do KSeF (w przypadku gdy powinny być wysłane do KSeF). Przed wyłączeniem fakturowania należy się upewnić, że faktury są zatwierdzone/wysłane do KSeF i mają odebrane UPO.

Po udostępnieniu tej funkcjonalności przez biuro rachunkowe za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD), w menu Przychody pojawi się lista Sprzedaż, na którą będzie można pobrać faktury sprzedaży z KSeF.

Import z KSeF będzie można uruchomić za pomocą przycisku "Pobierz z KSeF"

Aktywacja importu faktur sprzedaży z KSeF

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF, należy zintegrować Comarch Betterfly moduł eFaktury z Krajowym Systemem e-Faktur. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule:

Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSef)

Po skonfigurowaniu wymiany danych z KSeF pojawi się okno, na którym należy wskazać zakres dat:

• Jeśli jest to pierwszy import z KSeF: domyślnie ustawiony zostanie zakres od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej
• Jeśli jest to kolejny import: zakres dat zostanie automatycznie ustawiony od daty ostatnio zaimportowanego dokumentu do daty bieżącej

Po zakończeniu importu

• W przypadku zaimportowania kilku dokumentów będą one widoczne na liście Sprzedaż.

• Jeśli zaimportowany zostanie jeden dokument, kliknięcie przycisku Dalej otworzy formularz pojedynczej faktury.

Podgląd faktury zaimportowanej z KSeF

Na zaimportowanej fakturze Użytkownik może dokonać następujących zmian:

• Forma i termin płatności: możliwość dostosowania
• Kategoria: przypisanie odpowiedniej kategorii sprzedaży
• Informacje dodatkowe: uzupełnienie informacji dla Biura Rachunkowego

Sekcja dane Nabywcy

Dane nabywcy są zablokowane do edycji. W przypadku, gdy kontrahent nie znajduje się w bazie, istnieje możliwość zapisania jego karty podczas zatwierdzania dokumentu.

W sekcji Informacje dla Biura Rachunkowego użytkownik może:

• Wybrać odpowiednią kategorię sprzedaży.
• Uzupełnić dodatkowe informacje dla księgowego.

W prawym górnym rogu ekranu jest dostępny przycisk "Drukuj", za pomocą którego można pobrać wizualizację faktury z KSeF.

Wysyłka do Biura Rachunkowego

Po kliknięciu przycisku Wyślij do Biura Rachunkowego faktura zostanie zatwierdzona i przesłana do biura rachunkowego. Na zatwierdzonym dokumencie możliwy jest podgląd załącznika z wizualizacją faktury zaimportowanej z KSeF.

Operacje seryjne na liście Sprzedaż

Na liście Sprzedaż są dostępne następujące operacje seryjne:

• Usuwanie
• Wysyłka do Biura Rachunkowego
• Zmiana kategorii sprzedaży
• Zmiana opisu

Warunki dostępności opcji seryjnych

Opcje Wyślij do Biura Rachunkowego, Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień opis są aktywne w następujących przypadkach:

• Zaznaczono jedną fakturę, która nie została wysłana do Biura Rachunkowego.
• Zaznaczono kilka faktur, z których przynajmniej jedna ma status „Niewysłana do Biura Rachunkowego”.

Seryjna zmiana kategorii sprzedaży

Po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście Sprzedaż w menu kontekstowym pojawi się opcja Zmień kategorię sprzedaży. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wybrać nową kategorię sprzedaży.

• Jeśli zaznaczone dokumenty mają przypisane różne kategorie, zostaną one zastąpione nowo wybraną kategorią.

Uwaga

Zmiana kategorii sprzedaży nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna zmiana opisu

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu wybranych dokumentów dostępna jest opcja Zmień opis. Po jej wybraniu wyświetli się okno, w którym można wprowadzić nowy Opis dla Księgowego.

Uwaga

Zmiana opisu nie jest możliwa na dokumentach, które zostały już wysłane do biura rachunkowego.

Seryjna wysyłka faktur do biura rachunkowego

Na liście Sprzedaż, po zaznaczeniu dokumentów sprzedaży zaimportowanych z KSeF, dostępna jest opcja Wyślij do Biura Rachunkowego.

• Jeśli wśród zaznaczonych faktur znajduje się dokument, który został już wysłany, pojawi się odpowiedni komunikat:

Po wybraniu opcji Tak, wyślij  faktury zostaną wysłane do księgowego a po zakończeniu przesyłania pojawi się komunikat potwierdzający (toast):

Wskazówka

Aplikacja pozwala na wysłanie do Biura Rachunkowego maksymalnie 10 dokumentów miesięcznie (łącznie sprzedażowych i kosztowych).  Jeśli wymagane jest zwiększenie limitu, należy rozszerzyć ilość stron pakietu OCR&KSeF. Jedna faktura pobrana z KSeF odpowiada jednej stronie OCR.

Istnieje także możliwość przejścia na pakiet eFaktury Plus, który daje możliwość wystawiania nielimitowanej ilości dokumentów w programie Comarch Betterfly.

Uwaga

Jeżeli użytkownik chce wystawiać faktury sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury, powinien skontaktować się z Biurem Rachunkowym.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur sprzedaży bezpośrednio w programie Comarch Betterfly moduł eFaktury można znaleźć w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Jak dodać dokument sprzedaży przez OCR:

https://pomoc.comarchbetterfly.pl/index.php/dokumentacja/jak-dodac-dokument-sprzedazy-przez-ocr/

Wysyłka dokumentów do Biura Rachunkowego, z którym jest nawiązana współpraca jest możliwa w następujący sposób: 1. Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży oraz dokumentu kosztowego, dokument jest automatycznie wysyłany do Biura Rachunkowego

Dla faktur sprzedaży wysyłka następuje w momencie zatwierdzenia dokumentu za pomocą opcji Zatwierdź i wyślij. Dokumenty kosztowe (po zweryfikowaniu dokumentu z plikiem, dostępnym na zakładce "Załączniki") można zatwierdzić za pomocą opcji Wyślij do Biura Rachunkowego. Dokumenty zatwierdzone nie podlegają modyfikacji.

2. Dodatkowa wymiana danych

W menu Usługi księgowe / Moje Biuro Rachunkowe / Wyślij dokumenty, można wysyłać dokumenty z dowolnego okresu. Należy uzupełnić zakres dat i wysłać dokumenty za pomocą opcji Wyślij.

Jeżeli parametr Wyślij wszystkie dokumenty zostanie zaznaczony, dokumenty przekazane wcześniej do Biura Rachunkowego zostaną wysłane ponownie.

Jeżeli w podanym okresie występują dokumenty niegotowe, podczas wysyłki pojawi się komunikat:

Użytkownik ma wtedy możliwość wysłania dokumentów, które są już gotowe, wybierając opcję Wyślij tylko gotowe dokumenty, bądź wyświetlenia listy dokumentów niegotowych wybierając opcję Pokaż niegotowe dokumenty.

Zobacz więcej: Co oznacza komunikat “Wykryliśmy faktury, które nie mogą jeszcze trafić do księgowego” przy wysyłce dokumentów do księgowego? Dlaczego moje dokumenty nie są gotowe do wysyłki do księgowego?  

Aplikacja Comarch Betterfly moduł eFaktury umożliwia dwukierunkową wymianę danych z Biurem Rachunkowym.

Użytkownik aplikacji wysyła do Biura faktury sprzedaży oraz dokumenty kosztowe, Biuro natomiast może przesyłać informacje o płatnościach podatkowych oraz o wystawionej fakturze za usługi księgowe.

Biuro Rachunkowe, które chce oferować tę usługę nowym Klientom, musi być zarejestrowane w Społeczności Biur Rachunkowych iKsięgowość24.

Szczegółowa instrukcja jak uruchomić Internetową Wymianę Dokumentów znajduje się tutaj.

Szczegółowe informacje na temat wysyłki płatności znajdują się tutaj.

Dane kontaktowe do Biura Rachunkowego są widoczne:

• w aplikacji przeglądarkowej - w menu głównym Usługi księgowe/ Moje Biuro Rachunkowe

• w aplikacjach mobilnych w menu - w menu głównym Usługi księgowe/ Moje Biuro Rachunkowe

Zakres informacji obejmuje adres strony internetowej, adres e-mail oraz telefon kontaktowy. W przypadku aplikacji mobilnej z tego poziomu można od razu zadzwonić do Biura Rachunkowego lub wysłać wiadomość e-mail poprzez własną aplikację pocztową zainstalowaną na urządzeniu.

W tej sekcji można także odnaleźć adresy biura oraz opcję dodatkowej wymiany danych.   Zobacz także: Gdzie można wysłać wiadomość do Biura Rachunkowego?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury po uruchomieniu wymiany danych z Biurem Rachunkowym, na pulpicie startowym wyświetla się sekcja: Podatki i opłaty. Biuro Rachunkowe, po wyliczeniu odpowiednich zobowiązań Klienta, przesyła te informacje w ramach wymiany danych.

Wskazówka

Aplikacja pobiera dane wysłane przez Biuro Rachunkowe o każdej pełnej godzinie. Dodatkowo można także w razie potrzeby skorzystać z opcji odświeżenia danych, która pozwala na wczytanie do aplikacji nowych płatności i/lub nowych kart kontrahentów w wybranym przez Użytkownika momencie.

Informacje wyświetlane na pulpicie pogrupowane są w czterech kategoriach:

• Składki ZUS
• Podatek PIT
• Podatek VAT
• Usługi księgowe

Każda pozycja jest prezentowana na pulpicie w konkretnym miesiącu wynikającym z terminu płatności. Pod nazwą płatności znajduje się także krótki komunikat dotyczący ilości dni lub statusu "Zapłacono". Status ten można zmieniać w szczegółach każdej z płatności. Niezapłacone podatki i opłaty będą się wyświetlać także w kolejnych miesiącach z odpowiednim alertem. W przypadku, gdy wybrana pozycja nie została przesłana przez Biuro Rachunkowe, na pulpicie wyświetlany jest komunikat "Oczekuje na dane". Pod przyciskiem: Zobacz więcej znajduje się pełna lista wszystkich płatności z sekcji: Podatki i opłaty, jakie odebrano z Biura Rachunkowego.

Informacja o składkach ZUS

W szczegółach płatności można odczytać kolejno:

• Odbiorca płatności: Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• Indywidualny rachunek składkowy: numer rachunku w ZUS
• NIP płatnika: NIP firmy
• Typ wpłaty: Składka za miesiąc X
• Termin: termin płatności z deklaracji ZUS DRA
• Opis: Deklaracja DRA numer: Y
• Kwota: wartość wynikająca z deklaracji ZUS DRA

Informacja o podatku PIT Płatność do zaliczek/deklaracji PIT (PIT-36, PIT-36L, PIT-28) prezentuje następujące informacje:

• Typ formularza: PIT
• Indywidualny rachunek podatkowy: numer indywidualnego rachunku podatnika
• Odbiorca płatności: Urząd Skarbowy z deklaracji podatkowej
• Kwota: wartość wynikająca z deklaracji podatkowej
• Okres rozliczenia: odpowiednio M - Miesiąc, K - Kwartał, R - Rok, wraz z określeniem konkretnego okresu w dalszych polach
• Typ i numer identyfikatora: NIP firmy
• Opis: dane dotyczące rodzaju deklaracji
• Termin: termin płatności z deklaracji podatkowej

Informacja o podatku VAT Płatność do deklaracji VAT (VAT-7, JPK_V7M, JPK_V7K) prezentuje następujące informacje:

• Typ formularza: VAT-7
• Indywidualny rachunek podatkowy: numer indywidualnego rachunku podatnika
• Odbiorca płatności: Urząd Skarbowy z deklaracji podatkowej
• Kwota: wartość wynikająca z deklaracji podatkowej
• Okres rozliczenia: odpowiednio M - Miesiąc, K - Kwartał, R - Rok, wraz z określeniem konkretnego okresu w dalszych polach
• Typ i numer identyfikatora: NIP firmy
• Opis: dane dotyczące rodzaju deklaracji
• Termin: termin płatności z deklaracji podatkowej

Informacja o usługach księgowych Płatność za usługi Biura Rachunkowego zawiera dane z wystawionej faktury:

• Odbiorca: nazwa Biura Rachunkowego
• Numer rachunku: numer rachunku Biura Rachunkowego
• Opis: dane dotyczące numeru faktury
• Kwota: wartość faktury
• Termin: termin płatności z faktury
• Pobierz dokument: plik z wydrukiem faktury za usługi Biura Rachunkowego, możliwy do pobrania jeśli Biuro go załączyło

 

W górnej części pulpitu aplikacji znajduje się ikona koperty. Po jej wybraniu następuje przejście do panelu wiadomości, gdzie można komunikować się z Biurem Rachunkowym, z którym jest uruchomiona wymiana danych. Widok pulpitu w wersji przeglądarkowej. Widok pulpitu w aplikacji mobilnej Wiadomości można organizować wg poszczególnych tematów. Korespondencję może rozpocząć zarówno Biuro Rachunkowe jak i Użytkownik aplikacji. Rozmowy w aplikacji wyświetlane są w podziale na dwie sekcje:

• aktywne - od najnowszych wiadomości do najstarszych
• zakończone - Biuro Rachunkowe może zamknąć wybrany wątek, jeśli nie będzie on już kontynuowany. Użytkownik aplikacji będzie miał jedynie podgląd takiej rozmowy, bez możliwości dalszych odpowiedzi

Po otrzymaniu nowej wiadomości na pulpicie aplikacji jest wyświetlany odpowiedni alert. Dodatkowe oznaczenie znajduje się także na liście rozmów. Oprócz wymiany wiadomości tekstowych, Użytkownicy mają możliwość dodawania załączników do 5 MB - plików graficznych i dokumentów pdf.

Wskazówka

Edytor wiadomości dla Biura Rachunkowego dostępny jest po zalogowaniu się do panelu iKsięgowość24.  

  Zobacz także: Gdzie znaleźć dane kontaktowe do Biura Rachunkowego?

Do księgowego nie zostaną wysłane dokumenty, które są niedokończone czyli:

• nie zostały zatwierdzone,
• zostały zatwierdzone ale nie zostały wysłane do KSeF (jeżeli komunikacja z KSeF jest skonfigurowana),
• zostały zatwierdzone i wysłane do KSeF ale nie odebrano UPO (dokument nie ma numeru KSeF),
• zostały pobrane z KSeF ale użytkownik pakietu eFaktury Plus nie zweryfikował faktury i nie zdecydował czy transakcja miała miejsce oraz do której ewidencji powinna zostać zakwalifikowana.

Jakie mogą być przyczyny zakwalifikowania faktury sprzedaży jako niegotowej i jakie działanie użytkownika jest potrzebne?

Integracja z KSeF	Status	Status przetwarzania	Nr KSeF	Przyczyna	Wymagana akcja użytkownika
Wyłączona lub Włączona	Wersja robocza	niezależnie od statusu	nie dotyczy	Niezatwierdzona faktura	Zatwierdź fakturę lub ją usuń.
Włączona	Zatwierdzono	Zakończone	brak	Sprawdź na zakładce KSeF na formularzu faktury czy dokument z ustawionym trybem Online, którego nie wysłano.	Wyślij do KSeF lub zmień tryb na „Nie podlega”.
Włączona	Zatwierdzono	Zakończone	brak	Sprawdź na zakładce KSeF na formularzu faktury czy dokument z ustawionym trybem Offline24, Offline lub Awaria KSeF, którego nie wysłano.	Wyślij do KSeF po ustaniu przyczyny (zgodnie z terminem) lub anuluj jeżeli faktura nie została wprowadzona do obrotu gospodarczego.
Włączona	Zatwierdzono	Błąd przetwarzania	brak	Sprawdź przyczynę/treść błędu na zakładce KSeF na formularzu faktury.	W razie wątpliwości jak postąpić skontaktuj się z Asystą Comarch

Wszystkie dokumenty, które nie mogą zostać wysłane do księgowego i/lub blokują zamknięcie miesiąca, na kontach z pakietem eFaktury Plus lub eFaktury Plus + Magazyn, są dostępne na liście Dokumenty niegotowe.    

Proces zamykania miesiąca pozwala Klientowi Biura Rachunkowego potwierdzić, że wprowadził i przekazał wszystkie wymagane dokumenty za dany miesiąc. Umożliwia to Księgowemu rozpoczęcie prac związanych z zamknięciem księgowym miesiąca i przygotowaniem deklaracji podatkowych.

Zamknięcie miesiąca jest możliwe, gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów.

Miesiąc może być zamknięty:

• z poziomu programu Comarch Betterfly moduł eFaktury przez Użytkownika,
• z poziomu programu Comarch ERP Optima przez Biuro Rachunkowe,
• automatycznie po upływie terminu na zamknięcie miesiąca – w przypadku gdy  Biuro Rachunkowe przesłało termin i miesiąc nie został wcześniej zamknięty przez Użytkownika lub Księgowego.

Funkcja Zamknięcie miesiąca może być stosowana przez Biuro Rachunkowe w dwóch trybach:

• fakultatywnym – Klient Biura Rachunkowego sam wybiera moment w którym zamyka miesiąc lub miesiąc zamyka Księgowy gdy w inny sposób otrzyma potwierdzenie od Klienta o dostarczeniu wszystkich dokumentów - jest to domyślny tryb działania funkcji,
• obligatoryjnym – Księgowy ustala termin na zamykanie miesięcy - Klient Biura Rachunkowego może zamknąć miesiąc przed upływem terminu, ale jeżeli tego nie zrobi – miesiąc zostanie zamknięty automatycznie po upływie terminu. Wprowadzanie kolejnych dokumentów do zamkniętego miesiąca będzie zablokowane i Klient Biura Rachunkowego będzie mógł wprowadzić dokumenty albo do bieżącego miesiąca albo będzie mógł poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.

Obsługa zamknięcia miesiąca

Zamknięcie miesiąca przez Użytkownika jest możliwe za pomocą przycisku Zamknij miesiąc, który znajduje się na Pulpicie w sekcji z wizytówką Biura Rachunkowego.

Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy Biuro Rachunkowe nie przesłało terminu na zamykanie miesięcy.

Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy Biuro Rachunkowe przesłało termin na zamykanie miesięcy.

Po kliknięciu przycisku Zamknij miesiąc pojawi się okno z komunikatem potwierdzającym chęć zamknięcia miesiąca.

Weryfikacja dokumentów przed zamknięciem miesiąca

Gdy Użytkownik zdecyduje się zamknąć dany miesiąc program Comarch Betterfly moduł eFaktury dokona weryfikacji dokumentów.

Weryfikacja obejmuje sprawdzenie:

• Czy w systemie istnieją niezatwierdzone lub niewysłane do KSeF faktury sprzedaży oraz korekty?

• Czy istnieją faktury pobrane z KSeF, które nie zostały jeszcze zakwalifikowane?

Jeżeli w miesiącu zamykanym przez Użytkownika znajduje się przynajmniej jeden dokument spełniający któreś z wymienionych kryteriów, zostanie wyświetlona informacja:

Wykrycie niegotowych dokumentów blokuje dalszy proces zamknięcia miesiąca. Użytkownik powinien zweryfikować dokumenty, które blokują proces zamknięcia miesiąca.

Po kliknięciu opcji Pokaż niegotowe dokumenty Użytkownik zostanie przeniesiony na listę Dokumenty niegotowe z wyfiltrowanymi dokumentami w miesiącu, który próbował zamknąć. Z tego poziomu możliwa jest ich weryfikacja. Wysłanie zaległych faktur do KSeF oraz kwalifikację faktur pobranych z KSeF, Użytkownik musi wykonać ręcznie.

Jeśli wszystkie dokumenty zostaną zweryfikowane należy powtórzyć proces zamknięcia miesiąca.

Jeśli nie zostaną znalezione żadne niegotowe dokumenty, nastąpi automatyczna wysyłka dokumentów do biura rachunkowego, a miesiąc zostanie zamknięty.

Uwaga

Zamknięcie miesiąca jest możliwe tylko dla miesiąca poprzedniego i wcześniejszych. Nie można zamknąć miesiąca, który jeszcze się nie skończył.

Automatyczne zamknięcie miesiąca

Jeżeli Księgowy przesłał termin na zamykanie miesięcy i upłynie termin na zamknięcie konkretnego miesiąca:

• system automatycznie sprawdzi czy w zamykanym miesiącu są dokumenty zatwierdzone ale nie wysłane do Księgowego – jeżeli są – zostaną wysłane,
• system automatycznie zamknie miesiąc.

Użytkownik otrzyma powiadomienie o automatycznym zamknięciu miesiąca do Centrum powiadomień:

Użytkownik będzie mógł usunąć dokumenty w buforze bez potrzeby otwierania miesiąca przez Księgowego.

Blokada na wprowadzanie dokumentów

W zamkniętym miesiącu Użytkownik nie ma możliwości dodawania nowych dokumentów ani modyfikowania niezatwierdzonych jeżeli zapis spowodowałby dodanie dokumentu do zamkniętego miesiąca.

Blokada dotyczy dokumentów i wybranych na nich dat jak poniżej:

• Faktura sprzedaży – data wystawienia
• Korekta faktury sprzedaży - data wystawienia
• Faktura zakupu - data wpływu
• Inne wydatki - data wpływu

Gdy na dokumencie Użytkownik wskaże datę wystawienia (dla dokumentów sprzedażowych) lub datę wpływu (dla dokumentów kosztowych), która zawiera się w zamkniętym okresie pojawi się komunikat informujący o zamknięciu miesiąca.

Uwaga

Użytkownik nie ma możliwości wysłania do Biura Rachunkowego faktury zaimportowanej z KSeF, której data wpływu zawiera się w zamkniętym okresie. Aby wysłać taką fakturę do Księgowego należy albo wprowadzić datę wpływu z bieżącego miesiąca albo poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.

Wskazówka

Użytkownik ma możliwość rozliczania dokumentów w zamkniętym miesiącu.

Blokada wysyłki po zamknięciu miesiąca

Gdy dany miesiąc został zamknięty wysyłka dokumentów za dany okres do Biura Rachunkowego przez IWD nie jest możliwa.

Jeżeli zakres dat, wybrany na oknie Dodatkowa wymiana danych, obejmuje, nawet częściowo, przynajmniej jeden zamknięty miesiąc zostanie wyświetlona informacja jak poniżej:

W przypadku gdy jest potrzeba aby ponownie wysłać dokumenty należy skontaktować się z Księgowym, który musi w takiej sytuacji otworzyć miesiąc.

W przypadku gdy Użytkownik otrzymał fakturę kosztową dotyczącą miesiąca, który został już zamknięty należy:

1. wprowadzić fakturę z datą wpływu obejmującą bieżący miesiąc i wysłać dane do Księgowego lub
2. poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.

Jeżeli Użytkownik potrzebuje przekazać Księgowemu inny dokument – należy skontaktować się z Księgowym w celu otwarcia miesiąca.

Otwarcie zamkniętego miesiąca

Zamknięty miesiąc może otworzyć tylko Księgowy. W związku z tym aby otworzyć zamknięty miesiąc należy skontaktować się z Księgowym. Można wykorzystać w tym celu panel wiadomości. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Gdzie można wysłać wiadomość do Biura Rachunkowego?

Po przesłaniu przez Biuro Rachunkowe przez IWD informacji o otwarciu miesiąca dany miesiąc zostanie otwarty, w Centrum powiadomień pojawi się informacja o tym fakcie, a na Pulpicie w sekcji „Zamknięcie miesiąca” będzie aktywny przycisk Zamknij miesiąc.

Powiadomienia o zamknięciu miesiąca

W Centrum powiadomień Użytkownik może znaleźć poniższe informacje o zamknięciu miesiąca.

• gdy miesiąc zostanie zamknięty przez Księgowego:

• gdy miesiąc zostanie zamknięty automatycznie:

• gdy miesiąc zostanie otwarty przez Księgowego i Księgowy przesłał nowy termin na zamknięcie miesiąca:

 

Biuro Rachunkowe, z którym została nawiązana współpraca ma możliwość udostępnienia Klientom Comarch Betterfly moduł eFaktury informacji o podatkach i opłatach oraz wydruków, na podstawie których zostały wyliczone zobowiązania.

Na menu głównym Usługi księgowe/ Wydruki od księgowego po odebraniu danych od Księgowego, będą dostępne wydruki dotyczące zaliczek i deklaracji, zapisów księgowych oraz rejestrów VAT.

Kliknięcie w wydruk otworzy podgląd wydruku. Z tego poziomu będzie możliwe pobranie lub wydrukowanie dokumentu.

Po zaznaczeniu na liście jednego, bądź kilku wydruków jest dostępna opcja Pobierz. Po jej kliknięciu zostanie pobrany plik .pdf zawierający wydruk (jeśli zaznaczony był jeden wydruk) lub plik w formacie .zip zawierający kilka wydruków (jeśli na liście zostało zaznaczonych kilka wydruków).

Zobacz także: Jakie informacje o podatkach i opłatach można odbierać z Biura Rachunkowego?

W aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury na górnej belce pulpitu startowego wyświetla się ikona Powiadomień. Ikona będzie oznaczona czerwonym alertem jeśli dla Użytkownika będą nowe komunikaty, które jeszcze nie były wyświetlone. Po otwarciu listy powiadomień alert zostanie usunięty. Przyciskiem: Zobacz wszystkie można przejść do pełnej listy powiadomień, która zawiera trzy sekcje:

• Wszystkie - wszystkie komunikaty
• Biuro Rachunkowe - komunikaty o odebranych płatnościach / kontrahentach
• KSeF - komunikaty związane z komunikacją z Krajowym Systemem e-Faktur - potwierdzenia wysyłki faktur sprzedaży oraz odbioru faktur zakupu

Każdy komunikat ma oznaczenie niebieskiej kropki, jeśli jest nieprzeczytany. Komunikaty można oznaczać zbiorczo poprzez opcję "Oznacz jako przeczytane" lub pojedynczo. Jeśli komunikat dotyczy konkretnego dokumentu, po kliknięciu nastąpi automatyczne przejście np. do płatności z Biura Rachunkowego lub faktury sprzedaży wysłanej do KSeF. Zobacz także: Jak odbierać powiadomienia PUSH na telefonie? Jakie informacje o podatkach i opłatach można odbierać z Biura Rachunkowego? Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Jak pobrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Przypisanie kategorii sprzedaży/zakupu do kontrahenta przyspiesza opisywanie dokumentów dla Biura rachunkowego, ponieważ jest ona automatycznie przenoszona na wprowadzane dokumenty.

Użytkownik ma możliwość seryjnego przypisywania kategorii sprzedaży oraz zakupu dla wielu kontrahentów jednocześnie.

Na liście Kontrahenci, po zaznaczeniu jednego lub więcej kontrahentów, w menu kontekstowym dostępne są opcje Zmień kategorię sprzedaży oraz Zmień kategorię zakupu.

Wybierając opcję Zmień kategorię sprzedaży, Użytkownik może przypisać nową kategorię sprzedaży dla wybranych kontrahentów.

Analogicznie, opcja Zmień kategorię zakupu umożliwia przypisanie nowej kategorii zakupu.

Jeśli żaden z zaznaczonych kontrahentów nie ma przypisanej kategorii, wybrana kategoria zostanie ustawiona dla wszystkich zaznaczonych kontrahentów. W przypadku, gdy któryś z kontrahentów miał już przypisaną kategorię, zostanie ona zastąpiona nową.

Na liście Kontrahenci przypisane kategorie są widoczne w kolumnach: Kategoria sprzedaży i Kategoria zakupu.

Uwaga

Jeśli dla danego kontrahenta został już dodany dokument, kategoria na formularzu tego dokumentu nie zostanie zmieniona.

Podczas wysyłki dokumentów do Biura Rachunkowego poprzez mechanizm Internetowej Wymiany Danych (IWD) może pojawić się komunikat „Wykryliśmy faktury, które nie mogą jeszcze trafić do księgowego przy wysyłce dokumentów do księgowego”, informujący, iż w danym okresie znajdują się dokumenty, które nie są gotowe do wysyłki (mogą to być np. niezatwierdzone faktury).

Użytkownik ma wtedy możliwość wysłania dokumentów, które są już gotowe, wybierając opcję Wyślij tylko gotowe dokumenty, bądź wyświetlenia listy dokumentów niegotowych wybierając opcję Pokaż niegotowe dokumenty.

Więcej informacji na temat dokumentów niegotowych można przeczytać w artykułach: Dlaczego moje dokumenty nie są gotowe do wysyłki do księgowego? Jak znaleźć dokumenty, których nie można wysłać do księgowego i/lub blokują zatwierdzenie miesiąca?

Kontakt z Asystą Comarch jest możliwy w następujący sposób:

• Z poziomu aplikacji przeglądarkowej - na górnej belce ikona Pomoc. W tym miejscu znajdują się linki do strony z pomocą https://pomoc.comarchbetterfly.pl, link do Społeczności Comarch oraz sekcja Pytania, uwagi i opinie, w której znajdują się formularze kontaktowe. Po wysłaniu zapytania za pomocą formularza - odpowiedź zwrotna będzie wysłana na adres e-mail podany podczas rejestracji konta.

 

Wiadomość można wysłać także bezpośrednio na adres mailowy betterfly@comarch.pl. Jeśli wiadomość      wysyłana jest z innego adresu mailowego niż ten, na który jest założone konto w aplikacji Comarch Betterfly prosimy w wiadomości podać numer NIP.

• Kontakt telefoniczny
  • Jeżeli testujesz usługę Betterfly i masz pytania o ofertę handlową:

Zadzwoń: 12 324 99 82 od poniedziałku do soboty w godzinach od 8 do 22 niedziela i święta: nieczynne

• • Bezpłatne wsparcie techniczne dla obecnych użytkowników eFaktury Plus: 12 681 43 00 wew. 2 12 684 90 01 wew. 2 od poniedziałku do piątku: od 8 do 20 sobota: od 9 do 14 niedziela i święta: nieczynne

Na infolinii dla obecnych użytkowników eFaktury Plus konieczne jest podanie ID i PIN, które można  znaleźć w menu Ustawienia - Dane profilowe, w sekcji: Dane klienta Comarch.

Wsparcie dla naszych Użytkowników świadczone jest w języku polskim.

• Użytkownicy bezpłatnej wersji eFaktury mogą skorzystać z pomocy mailowej.
• Użytkownicy eFaktury Plus mają dostęp do wsparcia mailowego oraz telefonicznego.

Dane kontaktowe do Biura Rachunkowego są widoczne:

• w aplikacji przeglądarkowej - w menu głównym Usługi księgowe/ Moje Biuro Rachunkowe

• w aplikacjach mobilnych w menu - w menu głównym Usługi księgowe/ Moje Biuro Rachunkowe

Zakres informacji obejmuje adres strony internetowej, adres e-mail oraz telefon kontaktowy. W przypadku aplikacji mobilnej z tego poziomu można od razu zadzwonić do Biura Rachunkowego lub wysłać wiadomość e-mail poprzez własną aplikację pocztową zainstalowaną na urządzeniu.

W tej sekcji można także odnaleźć adresy biura oraz opcję dodatkowej wymiany danych.   Zobacz także: Gdzie można wysłać wiadomość do Biura Rachunkowego?

21.05.2025 Wraz z najnowszą aktualizacją aplikacja zmieniła nazwę z „Comarch Moje BR” na „Comarch Betterfly moduł eFaktury”. System Comarch Betterfly moduł eFaktury jest dostępny pod nowym adresem https://app.comarchbetterfly.pl/. W przypadku zgłoszeń uwag i sugestii prosimy kierować je na nowy adres e-mail erpxtstart@comarch.pl. Zmiana nazwy nie wpływa na dotychczasowe funkcje programu. Ponadto, w najnowszej wersji dostępnej przez przeglądarkę internetową, wprowadzono:

• Listę wydruków od księgowego - dostępną w menu "Usługi księgowe" -> "Wydruki od księgowego". Od wersji 2025.5 Comarch ERP Optima, księgowy będzie mógł przesyłać do klienta wydruki deklaracji, rejestrów VAT i zapisów księgowych. Udostępnienie Comarch ERP Optima 2025.5 jest planowane na 27.06.2025 (wersja w Chmurze Standard) / 07.07.2025 (wersja stacjonarna).
• Zmiany ergonomiczne w pracy z Komunikatorem:
  • wyszukiwanie wiadomości po treści i temacie,
  • sortowanie wiadomości po otwartych i zakończonych wątkach,
  • dołączanie załącznika bezpośrednio w oknie nowej wiadomości.

29.01.2025 W najnowszej wersji zmodyfikowano funkcję "Usuń konto" dostępną w Ustawienia -> Konto i profil. Konto będzie usuwane od razu po potwierdzeniu przez użytkownika. 18.12.2024 W najnowszej wersji dostępnej przez przeglądarkę internetową umożliwiono:

• Pobieranie faktur sprzedaży z KSeF. Zaimportowane faktury można opisać i przesłać do biura rachunkowego wraz załączoną wizualizacją faktury.

Uwaga

Aby włączyć tą opcję biuro rachunkowe musi mieć zainstalowany system Comarch ERP Optima w wersji 2025.0 lub wyższej.

  02.10.2024 W najnowszej wersji dostępnej przez przeglądarkę internetową umożliwiono:

• Wprowadzanie faktur sprzedaży za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF. Wprowadzone faktury można opisać i przesłać do biura rachunkowego wraz z załączonym skanem dokumentu.

Aby korzystać z nowej funkcji pobierania faktur sprzedaży za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF w aplikacji natywnej Comarch Betterfly moduł eFaktury iOS oraz Android, wymagane jest zainstalowanie najnowszej wersji aplikacji.

Uwaga

Aby włączyć tą opcję biuro rachunkowe musi mieć zainstalowany system Comarch ERP Optima w wersji 2025.0 lub wyższej.

• Seryjną zmianę kategorii sprzedaży/zakupu dla zaznaczonych kontrahentów.

  09.07.2024 - Android 2.8 W nowej wersji udostępniliśmy możliwość przekazania do księgowego informacji o zakończeniu wprowadzania dokumentów w danym miesiącu (funkcja: Zamknij miesiąc dostępna na oknie Mój pulpit).   08.07.2024 - iOS 2.3 W nowej wersji udostępniliśmy:

• możliwość przekazania do księgowego informacji o zakończeniu wprowadzania dokumentów w danym miesiącu (funkcja: Zamknij miesiąc dostępna na oknie Start),
• powiadomienie push przesyłane na telefon gdy biuro rachunkowe udostępni informację o podatkach i opłatach.

  19.06.2024 W najnowszej wersji dostępnej przez przeglądarkę internetową umożliwiono przekazanie do księgowego informacji o zakończeniu wprowadzania dokumentów w danym miesiącu. Księgowy na tej podstawie może rozpoczynać prace związane z rozliczeniem miesiąca. Funkcja Zamknięcie miesiąca umożliwia:

• weryfikację dokumentów (m.in. czy wszystkie dokumenty są zatwierdzone i wysłane do księgowego),
• automatyczne zatwierdzenie i wysłanie dokumentów do księgowego,
• zdefiniowanie przez księgowego terminu na zamknięcie miesiąca – użytkownik będzie w takiej sytuacji informowany o tym ile pozostało dni na dostarczenie dokumentów,
• zablokowanie możliwości wprowadzania dokumentów do zamkniętego miesiąca.

Tylko księgowy może otworzyć zamknięty miesiąc. Przed zamknięciem pierwszego miesiąca należy upewnić się, że biuro rachunkowe jest gotowe do obsługi tej funkcji. Biura rachunkowe mogą z niej korzystać od wersji Comarch ERP Optima 2024.5.1. Udostępniono również drobne poprawki i usprawnienia.   15.02.2024 Udostępniliśmy aktualizację aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury dostępnej przez przeglądarkę internetową. Wprowadziliśmy w niej:

• pobieranie dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na listę zakupów,
• ewidencję dodatkową kosztów (inne wydatki),
• centrum powiadomień, w którym będą pojawiać się komunikaty dotyczące wymiany danych z Biurem Rachunkowym oraz KSeF,
• drobne poprawki i usprawnienia.

  13.12.2023 - iOS 2.2.1 W nowej wersji udostępniliśmy wysyłkę dokumentów sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur.   22.11.2023 Udostępniliśmy aktualizację aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury dostępnej przez przeglądarkę internetową. Umożliwiliśmy w niej:

• wysyłkę faktur sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur w ramach obecnego limitu dokumentów,
• opcję wskazania kategorii udostępnionej przez Biuro Rachunkowe oraz wpisania dodatkowej informacji dla księgowego na fakturze sprzedaży oraz na fakturze kosztowej.

Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   22.11.2023 - Android 2.6 W nowej wersji wprowadziliśmy opcję dodatkowego opisu oraz ustawienia kategorii sprzedaży/zakupu na dokumentach przesyłanych do Biura Rachunkowego. Dodaliśmy także powiadomienia PUSH o podatkach i opłatach. Ponadto umożliwiliśmy wysyłkę dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur. Więcej informacji w artykule Jak odbierać powiadomienia PUSH na telefonie?   22.11.2023 - iOS 2.2 W nowej wersji wprowadziliśmy opcję dodatkowego opisu oraz ustawienia kategorii sprzedaży/zakupu na dokumentach przesyłanych do Biura Rachunkowego. Umożliwiliśmy także automatyczne przeniesienie konta do Comarch Betterfly. Wprowadziliśmy również drobne usprawnienia i poprawki.   31.08.2023 Udostępniliśmy aktualizację aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury dostępnej przez przeglądarkę internetową. Umożliwiliśmy w niej:

• odbieranie informacji od Biura Rachunkowego na żądanie  - Użytkownik może w dowolnym momencie uruchomić funkcję pobierania danych nowym przyciskiem w sekcji "Podatki i opłaty".

• automatyczne wysyłanie wydruku faktury sprzedaży - podczas zatwierdzania faktury sprzedaży od teraz do Biura Rachunkowego jest wysyłany także wydruk dokumentu.

  26.07.2023 - iOS 2.0.1 W nowej wersji poprawiliśmy przesyłanie dokumentów kosztowych do biura rachunkowego.   29.06.2023 - iOS 2.0 W nowej wersji rozszerzyliśmy informację o podatkach o brak podatku do zapłaty, jeśli taki wystąpił oraz wprowadziliśmy podgląd płatności anulowanych w sekcji „Podatki i opłaty”. Wprowadziliśmy także drobne usprawnienia i poprawki.   16.06.2023 Udostępniliśmy aktualizację aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury dostępnej przez przeglądarkę internetową. Umożliwiliśmy w niej:

• odbieranie informacji od Biura Rachunkowego o braku podatku do zapłaty w wybranym miesiącu - w sekcji "Podatki i opłaty" takie płatności będą wyświetlane z kwotą 0,00 zł.
• zmianę systemu na Comarch Betterfly - od teraz Użytkownik może to zrobić samodzielnie w wybranym przez siebie momencie, a przeniesienie danych odbywa się automatycznie. Ważność konta w Comarch Betterfly jest zależna od Biura Rachunkowego, z którym jest uruchomiona wymiana danych i może wynosić 30 dni, 12 lub 18 miesięcy. Po tym okresie obowiązuje opłata zgodnie z cennikiem.

Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   15.06.2023 - Android 2.3 W nowej wersji rozszerzyliśmy informację o podatkach o brak podatku do zapłaty, jeśli taki wystąpił oraz wprowadziliśmy podgląd płatności anulowanych w sekcji „Podatki i opłaty”. Wprowadziliśmy także drobne usprawnienia i poprawki.   28.04.2023 - iOS 1.9.1 W nowej wersji poprawiliśmy rozliczanie faktury sprzedaży.   25.04.2023 Udostępniliśmy aktualizację aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury dostępnej przez przeglądarkę internetową. Dodaliśmy w niej:

• możliwość zapisu i aktualizacji karty produktu podczas wystawiania faktury sprzedaży,
• możliwość zmiany numeru dokumentu,
• oznaczenie płatności anulowanej w sekcji "Podatki i opłaty".

Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   13.04.2023 - iOS 1.9 Drobne poprawki i usprawnienia.   06.03.2023 Udostępniliśmy aktualizację aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury dostępnej przez przeglądarkę internetową. Wprowadziliśmy w niej zmiany optymalizacyjne oraz drobne poprawki i usprawnienia.   01.03.2022 - Android 2.2 W nowej wersji wprowadziliśmy zmiany ergonomiczne do wyszukiwarki produktów i kontrahentów oraz drobne usprawnienia i poprawki.   06.02.2023 Udostępniliśmy aktualizację aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury dostępnej przez przeglądarkę internetową. Dodaliśmy w niej obsługę korekt faktur sprzedaży. Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   20.12.2022 Udostępniliśmy aplikację Comarch Betterfly moduł eFaktury, z której można korzystać przez przeglądarki:

• Google Chrome
• Microsoft Edge
• Mozilla Firefox
• Safari

Aplikacja desktopowa umożliwia m.in. wystawianie faktur, wczytywanie dokumentów kosztowych oraz wymianę danych z Biurem Rachunkowym. Dostępna jest pod adresem: https://www.comarchbetterfly.pl.   30.09.2022 - iOS 1.8.2 W nowej wersji poprawiliśmy wysyłkę mailową faktury sprzedaży.   29.09.2022 - Android 2.1.2 W nowej wersji poprawiliśmy wysyłkę mailową faktury sprzedaży.   08.09.2022 - Android 2.1 W nowej wersji dodaliśmy możliwość zmiany języka aplikacji na angielski. Zmiana języka jest dostępna z poziomu sekcji ustawień. Wprowadziliśmy także drobne usprawnienia i poprawki.   23.06.2022 - Android 2.0 Drobne poprawki i usprawnienia.   28.04.2022 - iOS 1.8.1 Drobne poprawki i usprawnienia.   21.04.2022 - iOS 1.8 W nowej wersji dodaliśmy opcję ustawienia interfejsu w języku angielskim. Zmiana języka jest dostępna z poziomu sekcji ustawień. Wprowadziliśmy także drobne usprawnienia i poprawki.   08.03.2022 - Android 1.9 W nowej wersji dodaliśmy możliwość zmiany hasła do konta użytkownika. Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia. Jak zmienić hasło do konta Comarch Betterfly moduł eFaktury?   08.02.2022 - iOS 1.7.1 W nowej wersji poprawiliśmy drukowanie numeru rachunku bankowego na fakturach sprzedaży.   03.01.2022 - iOS 1.7 W nowej wersji dostosowaliśmy działanie aplikacji do zmian w przepisach obowiązujących od 01.01.2022 oraz umożliwiliśmy ustawienie prefiksu firmowego numeru NIP. Wprowadziliśmy także drobne usprawnienia i poprawki.   03.01.2022 - Android 1.8 W nowej wersji dostosowaliśmy działanie aplikacji do zmian w przepisach obowiązujących od 01.01.2022 oraz umożliwiliśmy ustawienie prefiksu firmowego numeru NIP. Wprowadziliśmy także drobne usprawnienia i poprawki.   10.12.2021 - Android 1.7.3 W nowej wersji wprowadziliśmy możliwość zmiany numeru faktury sprzedaży oraz zwiększyliśmy ilość dostępnych znaków w polach opisowych. Udostępniliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   05.11.2021 - iOS 1.6 W nowej wersji wprowadziliśmy możliwość zmiany numeru faktury sprzedaży. Udostępniliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   01.07.2021 Od 1 lipca 2021 aplikacja umożliwia wprowadzenie miesięcznie:

• 10 faktur sprzedaży
• 20 stron dokumentów zakupowych przetwarzanych przez Comarch OCR&KSeF

  24.05.2021 - iOS 1.5 W nowej wersji wprowadziliśmy możliwość wystawienia faktury korygującej w formie całkowitego zwrotu. Udostępniliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   10.03.2021 - iOS 1.4.2 Optymalizacja działania aplikacji podczas wystawiania faktur sprzedaży.   03.03.2021 - iOS 1.4.1 Optymalizacje i usprawnienia działania aplikacji.   02.03.2021 - Android 1.7.1 Drobne optymalizacje i usprawnienia działania aplikacji.   24.02.2021 - Android 1.7 W nowej wersji wprowadziliśmy: – możliwość wystawienia faktury korygującej w formie całkowitego zwrotu – logowanie odciskiem palca – drobne poprawki i usprawnienia   18.02.2021 - iOS 1.4 W nowej wersji wprowadziliśmy następujące nowości i zmiany: – dodawanie pozycji na fakturę sprzedaży bez konieczności wcześniejszego zakładania karty na liście produktów – nowe oznaczenie dla kontrahentów z Irlandii Północnej – możliwość logowania FaceID/TouchID – drobne poprawki i usprawnienia   29.01.2021 - Android 1.6.1 W nowej wersji wprowadziliśmy usprawnienia w zakresie odświeżania danych oraz obsługi plików w aplikacji.   22.01.2021 - iOS 1.3.1 Drobne poprawki i usprawnienia.   23.12.2020 - Android 1.6 W nowej wersji wprowadziliśmy zmiany wynikające z wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej. Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   23.12.2020 - iOS 1.3 W nowej wersji wprowadziliśmy zmiany wynikające z wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej. Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   04.12.2020 - Android 1.5.1 Drobne poprawki i usprawnienia.   04.12.2020 - iOS 1.2 W najnowszej wersji dodaliśmy możliwość kontaktowania się ze swoim Biurem Rachunkowym bezpośrednio w aplikacji. Wbudowany komunikator pozwala na wysyłanie wiadomości tekstowych, zdjęć lub innych plików. Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   27.11.2020 - Android 1.5 - udostępnienie oficjalnej wersji aplikacji na system Android W najnowszej wersji dodaliśmy możliwość kontaktowania się ze swoim Biurem Rachunkowym bezpośrednio w aplikacji. Wbudowany komunikator pozwala na wysyłanie wiadomości tekstowych, zdjęć lub innych plików. Wprowadziliśmy także drobne poprawki i usprawnienia.   20.10.2020 - iOS 1.1 W nowej wersji wprowadziliśmy następujące nowości i zmiany: - wysyłka wiadomości do Biura Rachunkowego z informacjami potrzebnymi do uruchomienia automatycznej wymiany danych - możliwość oznaczenia kodów JPK_V7 na produkcie i kontrahencie oraz na dokumentach kosztowych - automatyczne opisywanie dokumentów sprzedażowych podczas ich zatwierdzania - drobne poprawki i usprawnienia   20.10.2020 - Android 1.4 beta W kolejnej aktualizacji wersji beta wprowadziliśmy następujące nowości i zmiany: - wysyłka wiadomości do Biura Rachunkowego z informacjami potrzebnymi do uruchomienia automatycznej wymiany danych - możliwość oznaczenia kodów JPK_V7 na produkcie i kontrahencie oraz na dokumentach kosztowych - automatyczne opisywanie dokumentów sprzedażowych podczas ich zatwierdzania - dodawanie pozycji na fakturę sprzedaży bez konieczności wcześniejszego zakładania karty na liście produktów - drobne poprawki i usprawnienia   06.10.2020 - iOS 1.0 Udostępnienie pierwszej wersji aplikacji na system iOS.   07.2020 - 09.2020 - Android wersje beta Udostępnienie wersji beta aplikacji na system Android. Cykliczne aktualizacje wersji beta.  

W aplikacji przeglądarkowej formy płatności dostępne są pod ikoną Ustawienia. Jako domyślna forma płatności w aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury jest ustawiona Gotówka. Aby wskazać inną domyślną formę płatności, należy ją edytować i ustawić suwak Domyślna forma płatności w pozycji włączonej, a następnie zapisać zmiany.

W aplikacjach mobilnych formy płatności dostępne są w menu Ustawienia/ Formy płatności.

Zobacz także: Jak ustawić termin płatności?

W aplikacji przeglądarkowej formy płatności dostępne są pod ikoną Ustawienia.

Aby zmienić domyślny termin płatności należy edytować wybraną pozycję ikoną ołówka, a następnie podać odpowiednią liczbę dni i zapisać.

W aplikacjach mobilnych formy płatności dostępne są w menu Ustawienia/ Formy płatności. Aby zmienić domyślny termin płatności należy otworzyć wybraną pozycję, a następnie podać odpowiednią liczbę dni i zapisać. Po wybraniu określonej formy płatności na dokumentach, termin zapłaty będzie aktualizowany zgodnie z ustawieniami. Zobacz także: Jak zmienić domyślną formę płatności?

Aby usunąć swoje konto w aplikacji Comarch Betterfly należy otworzyć Ustawienia dostępne pod ikoną koła zębatego, a następnie zakładkę Zarządzanie kontem. Na oknie znajduje się sekcja związana z usunięciem konta: W przypadku usunięcia konta wszystkie zgromadzone na nim dane zostaną trwale usunięte i Użytkownik nie będzie miał możliwości ich odzyskania. Konto jest usuwane bezpośrednio po potwierdzeniu, a Użytkownik zostanie automatycznie wylogowany z konta. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem "Data Act" (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854), które weszło w życie 12 września 2025 r., przed usunięciem konta użytkownik może zawnioskować o uzyskanie kopii swoich danych.

Wskazówka

Zanim usuniesz konto, pamiętaj:

1. Złóż wniosek o kopię danych: Jeśli chcesz uzyskać kopię swoich danych, musisz złożyć wniosek o jej utworzenie, korzystając z opcji Uzyskaj kopię danych. Kopia zostanie przekazana w ciągu kilku dni w postaci pliku excel. Informację o tym, jakie dane są zapisywane w arkuszu znajdziesz tutaj: https://pomoc.comarchbetterfly.pl/dokumentacja/wykaz-danych-eksportowalnych/
2. Zapisz dokumenty: Wydruki dokumentów w postaci plików PDF należy przygotować i zapisać we własnym zakresie przed usunięciem konta.

Zobacz inne: Jak założyć konto w Comarch Betterfly moduł eFaktury? Jak zmienić hasło do konta Comarch Betterfly moduł eFaktury?

Zarejestrowane konto w aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury jest częścią rozwiązań chmurowych Comarch Cloud.

Zmiana hasła jest możliwa:

• z poziomu portalu Comarch Cloud
• z aplikacji mobilnej na system Android - opcja "Nie pamiętasz hasła?"

Aby to wykonać zmianę hasła z poziomu portalu Comarch Cloud, kliknij tutaj. Następnie wybierz opcję "Zaloguj się" i "Nie pamiętasz hasła?". W kolejnym kroku wpisz adres e-mail, na który zostało założone konto w Comarch Betterfly moduł eFaktury i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.

 

Aplikacja Comarch Betterfly moduł eFaktury umożliwia swoim klientom przeniesienie swoich danych do programu Comarch Betterfly. Aby przenieść dane z aplikacji Comarch Betterfly moduł eFaktury do programu Comarch Betterfly należy po zalogowaniu się na wersję przeglądarkową przejść do Ustawienia/ Zarządzanie kontem i przejść do: Zarządzaj pakietami. Nastąpi przekierowanie do: Twoje moduły gdzie po kliknięciu w wybraną pozycję pojawi się okno z możliwością skonfigurowania pakietu. Więcej informacji na temat konfiguracji i zakupu pakietu znajduje się w artykule: Jak wykupić pakiet?      

W aplikacji przeglądarkowej dane rachunku bankowego znajdują się pod ikoną Ustawienia. Po podaniu numeru rachunku, automatycznie uzupełniane są nazwa banku i dane teleadresowe. Można je jednak dowolnie edytować i zmieniać.

W aplikacjach mobilnych rachunek bankowy jest dostępny w menu Ustawienia/ Rachunki bankowe.

Wskazówka

W aplikacji wszystkie transakcje są realizowane w walucie PLN. W związku z tym domyślna waluta rachunku to również PLN.

Dane Twojej firmy dostępne są w menu Ustawienia/ Konto i profil, a w aplikacjach mobilnych w menu Ustawienia/ Moje dane.

Informacje o koncie zawierają takie dane firmy jak: numer NIP, nazwa firmy, dane teleadresowe. Jeśli chcesz dokonać zmiany w swoich danych, wystarczy kliknąć w opcję: Edytuj. Wówczas wybrane pola będą dostępne do aktualizacji.

Wskazówka

Numer NIP oraz adres e-mail (login) są zablokowane do edycji. Te dane są przypisane do konta i z poziomu aplikacji nie ma możliwości ich zmiany. W razie dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu z Asystą Comarch.