Agenci AI w Comarch Betterfly są dostępni w pakiecie eFaktury Plus. Aby zacząć korzystać z Agentów AI należy ich włączyć w menu Ustawienia -> Agenci AI. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule Jak skonfigurować Agentów AI w Comarch Betterfly.
Agent miękkiej windykacji
Miękka windykacja to funkcja oparta na sztucznej inteligencji, która po zaakceptowaniu zlecenia na liście Windykacja przypomina Twoim kontrahentom o nieopłaconych fakturach.
Zamiast samodzielnie dzwonić do klientów po upływie terminu płatności, zlecasz to Agentowi AI. Agent głosowy w Twoim imieniu przeprowadza uprzejmą rozmowę telefoniczną. Na początku rozmowy przedstawia się jako wirtualny asystent, dzięki czemu kontrahent od razu wie, że rozmawia z Agentem.
Korzyści dla Twojej firmy:
- Szybsza spłata należności – bez konieczności prowadzenia trudnych czy niezręcznych rozmów osobistych.
- Oszczędność czasu – kontakt z klientami odbywa się w pełni automatycznie.
- Pełny wgląd – kompletna historia przypomnień i wyników rozmów w jednym miejscu.
Dostępność: Funkcja jest dostępna w pakiecie eFaktury Plus.
Jak przebiega przypomnienie
1. Włączenie Agenta AI
2. Progi przypomnień i zasady kwalifikowania faktur na listę Windykacji
Codziennie rano system sprawdza terminy płatności faktur. Aby faktura została automatycznie zakwalifikowana na listę Windykacji jako zlecenie, musi spełniać wszystkie poniższe warunki:
- Minął dokładnie jeden ze skonfigurowanych progów dni od terminu płatności – czyli faktura jest przeterminowana o dokładnie 3, 7, 11 lub 14 dni (pozostałe terminy są pomijane),
- faktura jest wystawiona w walucie PLN,
- faktura jest nieopłacona (brak pełnej wpłaty),
- kontrahent nie ma ustawionej flagi „Nie windykuj”,
- kontrahent ma uzupełniony numer telefonu na karcie,
- miękka windykacja jest włączona w ustawieniach firmy,
- dokument nie jest w buforze (nie jest wersją roboczą),
- dokument nie jest anulowany.
Aby zlecenie zostało przekazane do Agenta głosowego, musi zostać zaakceptowane.
Faktury z korektami: termin płatności liczony jest z faktury źródłowej (data korekty nie zmienia progu), a pod uwagę brana jest kwota po korektach. Jeśli po korektach saldo faktury wynosi zero lub mniej, faktura nie kwalifikuje się do przypomnienia.
3. Akceptacja zlecenia przez Administratora:
- Otrzymasz informację w Centrum Powiadomień: Propozycje Windykacji (…). Kliknięcie przeniesie Cię bezpośrednio do listy:
- Na listę można wejść także z menu bocznego:
Na liście Windykacja dostępne są dwa rodzaje filtrów, które pomagają w zarządzaniu zgłoszeniami na dziś:
- Okres: Dziś, Ostatnie 7 dni, Obecny miesiąc, Poprzedni miesiąc, Zakres dat
- Stan: Do akceptacji, Zaakceptowano, Zakończono
- Wymóg akceptacji: Zlecenie z danego dnia musi zostać ręcznie zatwierdzone przez Użytkownika z uprawnieniami Administratora.
- Czas na akceptację: Masz czas codziennie do godziny 8:45.
- Akceptacja po 8:45: Zlecenia zatwierdzone po tej godzinie zostaną zrealizowane dopiero kolejnego dnia.
- Brak akceptacji: Zlecenia niezaakceptowane w danym dniu zostaną usunięte z listy podczas tworzenia zleceń w dniu następnym, nawet jeśli faktury są nadal zaległe.
- Zaakceptowane zgłoszenia:
Zlecenie można zaakceptować na dwa sposoby:
- z poziomu listy – wybierając odpowiednią opcję w menu kontekstowym przy pojedynczym dokumencie.
- z poziomu formularza zlecenia – wybierając opcje zaakceptuj. Na formularz wejdziesz klikając w datę zlecenia lub wybierając opcję Podgląd w menu kontekstowym.
4. Rozmowa telefoniczna
Zaakceptowane zlecenia trafiają do systemu dzwoniącego. Agent głosowy dzwoni do klienta.
5. Zapisywanie wyniku
Na koniec dnia rezultat wykonanych połączeń zostanie zapisany w aplikacji. W Centrum Powiadomień pojawi się informacja o wykonanych telefonach. Najczęstsze wyniki to:
- Odebrano – Klient odebrał telefon i wysłuchał przypomnienia.
- Nie odebrano – Klient nie odebrał telefonu.
- Poczta głosowa – Połączenie trafiło na pocztę głosową.
- Nieprawidłowa osoba – Rozmówca nie był właściwym kontrahentem.
- Nieudana weryfikacja – Nie udało się potwierdzić tożsamości rozmówcy.
- Wysłano SMS – Zamiast rozmowy wysłano wiadomość SMS.
- Rozłączono – Rozmowa została przerwana.
- Błąd – Wystąpił problem techniczny – pod polem wyniku pojawia się krótki opis problemu.
Zatrzymanie przypomnień
Przypomnienia dla danej faktury można zatrzymać, gdy:
- faktura zostanie zapłacona (w całości), albo
- ustawisz na kontrahencie flagę „Nie windykuj”.
Szczegóły zlecenia windykacyjnego
W widoku szczegółów zlecenia znajdziesz następujące sekcje:
- Kontrahent – zawiera dane kontrahenta niezbędne do wykonania połączenia.
- Zlecenie – informuje o statusie zlecenia oraz zawiera podstawowe dane z nim związane.
- Połączenie – prezentuje wynik rozmowy przeprowadzonej przez Agenta głosowego.
- Faktury – wykaz wszystkich faktur, które w ramach danego zlecenia zostały przekazane do systemu dzwoniącego. Jeśli faktura została już w całości opłacona, przy jej numerze pojawi się zielona ikona z podpowiedzią „Faktura opłacona”. Stan płatności jest sprawdzany na bieżąco w momencie otwarcia szczegółów.
Historia windykacji
Pełny rejestr wszystkich działań znajdziesz na liście Windykacja. Dostęp do historii danej płatności masz również bezpośrednio z poziomu:
- karty kontrahenta,
- formularza konkretnej faktury.
