Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?

Jakie środowisko KSeF wybrać?

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wybranie odpowiedniego środowiska i wygenerowanie tokenu. W tym celu należy przejść w Konfiguracji na zakładkę KSeF.

Użytkownik ma możliwość przełączania się pomiędzy środowiskiem produkcyjnym a demonstracyjnym.
Funkcja ta, dostępna wcześniej tylko w pakiecie eFaktury Plus, zostaje teraz udostępniona wszystkim użytkownikom Betterfly eFaktury, pozwalając na bezpieczne sprawdzenie działania systemu.

1. środowisko demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta opcja umożliwia przetestowanie wysyłki faktur sprzedaży do KSeF, a faktura wysłana na środowisko demo ma dostępne wszystkie opcje: korekty, anulowania itp. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/
2. środowisko produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu prawnego. Faktury wysłanej do produkcyjnego KSeF nie można już anulować, można ją jedynie skorygować. Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Jaki sposób uwierzytelniania wybrać?

Użytkownik ma możliwość wyboru sposobu uwierzytelniania:

• Certyfikat Ministerstwa Finansów – certyfikat należy wygenerować  w Aplikacji Podatnika KSeF, a następnie wgrać dodać go na swoim koncie w Comarch Betterfly. W artykule Jak skonfigurować uwierzytelnianie za pomocą certyfikatu więcej szczegółów dotyczących tym sposobem uwierzytelniania. Po tygodniu token utworzony w systemie wygasa w artykule
• Token – stosowana dotychczas metoda polega na podaniu tokenu wygenerowanego w Aplikacji Podatnika KseF. W artykule Jak skonfigurować uwierzytelnianie za pomocą tokenu więcej szczegółów dotyczących tym sposobem uwierzytelniania.

Odświeżanie dostępu

Po tygodniu, kiedy token wygaśnie, użytkownik otrzyma odpowiednie powiadomienie na pulpicie startowym. Będzie mógł wtedy odnowić dostęp po ponownym podaniu hasła do certyfikatu.

Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF?

Na kontach Comarch Betterfly eFaktury proces wysyłki do KseF odbywa się zawsze automatycznie, jeżeli jest skonfigurowany KSeF i ustawiony zakres współpracy obejmujący odbiór i wysyłkę faktur.

Na kontach Comarch Betterfly eFaktury Plus zarządzanie procesem wysyłki dokumentów do KSeF jest ściśle powiązane z systemem ról i uprawnień użytkowników. Pozwala to na pełną kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób inicjuje komunikację z serwerami Ministerstwa Finansów.

Po zintegrowaniu aplikacji z KSeF należy dla Administratora / Użytkowników konta nadać odpowiednie uprawnienia. Uprawniania nadaje się na formularzu Roli dostępnym w menu Użytkownicy.

Dla każdego Użytkownika można ustawić dwa rodzaje uprawnień:

1. Uprawnienie do wysyłania dokumentów do KSeF i odbierania UPO – po nadaniu uprawnienia w programie pojawiają się dla poszczególnych dokumentów opcje związane z KSeF. Wysyłka do KSeF jest realizowana na żądanie, opcje pojawiają się na formularzu dokumentu spełniającego warunki wysyłki lub po zaznaczeniu dokumentu na liście.
2. Automatyczne wysyłanie dokumentów do KSeF – nadanie uprawnienia spowoduje, że przy zatwierdzeniu dokumentu spełniającego warunki wysyłki jest on automatycznie wysyłany do KSeF, bez konieczności wykonywania dodatkowych akcji przez Użytkownika.

W zależności od konfiguracji roli, proces zatwierdzania faktury może przebiegać na trzy sposoby:

Wysyłka automatyczna

• Po kliknięciu przycisku „Zatwierdź” na fakturze, system w tle inicjuje połączenie z KSeF i przesyła dokument.
• Użytkownik otrzymuje informację o statusie wysyłki bez konieczności wykonywania dodatkowych akcji.

Wysyłka na żądanie

• Po zatwierdzeniu dokument jest zapisywany w systemie, ale nie trafia do KSeF automatycznie.
• Użytkownik musi samodzielnie wybrać opcję „Wyślij do KSeF” z poziomu listy dokumentów lub podglądu faktury, gdy uzna to za stosowne.

Brak uprawnień do wysyłki

• Użytkownik może wystawiać i zatwierdzać faktury w programie Betterfly, ale przyciski i funkcje związane z wysyłką do KSeF są dla niego niedostępne.
• Wysłanie takiego dokumentu musi zostać wykonane przez innego pracownika z odpowiednimi uprawnieniami (np. księgowego lub administratora).

Więcej informacji na temat nadawania uprawnień Użytkownikom można przeczytać w artykule: Jak nadać uprawnienia Użytkownikowi poprzez przypisanie mu roli?

Inne parametry konfiguracyjne KSeF 

W programie wprowadziliśmy również elastyczne ustawienia, które pozwalają dostosować komunikację z systemem ministerialnym do aktualnych potrzeb firmy. 

Zakres współpracy z KSeF.

Ten parametr pozwala zdecydować, w jakim stopniu program ma integrować się z Krajowym Systemem e-Faktur:

• Tylko odbiór: Opcja przeznaczona dla użytkowników, którzy od 1 lutego 2026 r. nie mają jeszcze obowiązku wysyłania własnych faktur do KSeF, ale są zobowiązani do pobierania faktur zakupowych wystawionych przez ich dostawców.
• Odbiór i wysyłka: Pełna integracja przeznaczona dla firm, które od 1 lutego 2026 r. będą korzystać z KSeF zarówno do odbierania dokumentów kosztowych, jak i do oficjalnej wysyłki wystawionych faktur sprzedaży.

Data rozpoczęcia wysyłki do KSeF

Wskazanie tej daty pozwala określić moment, od którego dokumenty zatwierdzane w programie będą automatycznie przekazywane do systemu krajowego. Podczas pierwszej konfiguracji lub zmiany środowiska (np. z Demo na Produkcyjne), program automatycznie podpowie w tym miejscu datę bieżącą, która uzytkownik może zmodyfikować zgodnie z rzeczywista data rozpoczęcia wysyłki.

Weryfikacja daty następuje w momencie zatwierdzania faktury:

• Dokumenty z datą wystawienia wcześniejszą niż wskazana w konfiguracji zostaną zatwierdzone wyłącznie lokalnie w programie.
• Dokumenty z datą wystawienia równą lub późniejszą niż data graniczna są procesowane zgodnie z uprawnieniami zalogowanego użytkownika:
  • Jeśli operator ma włączoną automatyczną wysyłkę – po zatwierdzeniu faktury system od razu przekaże dokument do KSeF.
  • Jeśli operator nie korzysta z automatycznej wysyłki – dokument zostanie zatwierdzony lokalnie, a wysyłka będzie możliwa do wykonania ręcznie (na żądanie).

W obu przypadkach program weryfikuje datę graniczną: próba wysłania dokumentu (zarówno automatyczna, jak i ręczna) wystawionego przed wskazaną datą rozpoczęcia wysyłki zostanie zablokowana, o czym system poinformuje stosownym komunikatem w Centrum powiadomień.

Wysyłka faktur dla osób fizycznych

Zgodnie z przepisami, przesyłanie faktur wystawionych dla osób fizycznych (B2C) do KSeF jest dobrowolne. Aby ułatwić zarządzanie tym procesem, wprowadziliśmy dedykowany parametr automatyzacji:

Parametr zaznaczony: Faktury dla osób fizycznych będą traktowane jak standardowe e-faktury i przesyłane do systemu KSeF.

Parametr odznaczony: Program automatycznie nada takim dokumentom status KSeF: nie podlega. Dzięki temu nie zostaną one wysłane do systemu ministerialnego, co eliminuje ryzyko pomyłkowej wysyłki danych konsumentów.

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF

Włączenie tego parametru znacząco usprawnia obieg dokumentów w firmie – każdorazowo podczas logowania do programu system automatycznie sprawdzi, czy w serwisie Ministerstwa Finansów pojawiły się nowe faktury kosztowe wystawione na Twój NIP.

W przypadku Użytkowników Comarch Betterfly eFaktury faktury kosztowe są automatycznie przenoszona na listę Faktury kosztowe. Dokumenty te wymagają weryfikacji przed przesłaniem do Biura Rachunkowego. Jeśli wybrana faktura nie powinna zostać przekazana do księgowości, można ją swobodnie usunąć z listy.

W przypadku kont w Comarch Betterfly e-Faktury wszystkie nowo wykryte dokumenty są pobierane i wyświetlane w dedykowanej liście Faktury z KSeF. Z poziomu listy pobranych faktur użytkownik ma pełną kontrolę nad dalszym procesowaniem dokumentu:

Przeniesienie do Rejestru VAT: Pozwala na szybkie zaksięgowanie dokumentu w rejestrze zakupów VAT.

Przeniesienie do faktury zakupu: Umożliwia utworzenie pełnej Faktury Zakupu w module handlowym.

Jeśli dokument nie wymaga dalszego procesowania (np. nie podlega odliczeniu lub jest duplikatem), użytkownik może go zarchiwizować bezpośrednio w systemie Betterfly, co usuwa go z listy bieżących faktur bez usuwania z bazy danych.

Zobacz także:

Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?