Comarch OCR&KSeF to usługa, która pozwala na odczytanie zdjęcia/skanu faktury i wprowadzenie dokumentu do rejestru VAT zakupu w Comarch Betterfly.
Jakie dokumenty rozpoznajemy i jakie dane z dokumentów odczytujemy?
Comarch OCR&KSeF rozpoznaje dane z faktur zakupu oraz paragonów w walutach PLN, EUR, USD i GBP. Rozpoznawane są zarówno dokumenty z pojedynczych plików (jeden dokument to jeden plik) oraz wiele dokumentów znajdujących się w jednym pliku pdf.
Rozpoznawane są następujące dane:
- numer NIP – po znalezieniu numeru NIP sprzedawcy jest on sprawdzany w rejestrze GUS, po czym na dokument w rejestrze zakupu VAT przenoszone są dane pobrane z GUS,
- numer dokumentu,
- data wystawienia i sprzedaży,
- forma płatności i termin płatności,
- stawki VAT oraz kwoty,
- numer rachunku bankowego.
Jakich dokumentów nie potrafi jeszcze rozpoznać i przetworzyć usługa Comarch OCR&KSeF
- nie są obsługiwane faktury wypisywane odręcznie
- nie są obsługiwane faktury zaliczkowe
- nie są obsługiwane rachunki
- nie są obsługiwane dokumenty w walutach obcych innych niż EUR, USD i GBP.
Jak robić zdjęcia lub skany
Podczas pracy z Comarch OCR&KSeF aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych trzeba zwrócić uwagę na poniższe informacje:
- potrzebny jest dobrej jakości skan dokumentu lub zdjęcie dokumentu w formacie jpg lub pdf,
- skan dokumentu/zdjęcie powinny być wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie,
- maksymalny rozmiar pliku to 2 MB.
Zadbaj o dobrą jakość graficzną obrazu faktury. Zdjęcia faktury rób przy dobrym oświetlaniu.
Generuj obraz w pionie (zgodnie z poprawnym widokiem do czytania) i możliwie bez przekrzywień.
Zadbaj, aby na generowanym obrazie były wszystkie informacje i nie ulegały obcięciu informacje na marginesie dokumentu (np. NIP, numer faktury).
Przetwarzanie dokumentów
Po podpisaniu regulaminu, możesz już zacząć korzystać z usługi. W Rejestrze zakupu wybierz przycisk [OCR]. Następnie wskaż z dysku pliki z fakturami, które chcesz wczytać. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów, na ekranie widoczne jest okno z listą przetwarzanych dokumentów. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie czy z błędem. Wraz z dodaniem zapisu w rejestrze, na zakładce Załączniki zapisywany jest również plik, z którego został odczytany dokument.
Usługa Comarch OCR&KSeF nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów wprowadzona jest kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:
- numer dokumentu
- numer NIP
- kwota netto
- data wystawienia
Weryfikacja przetworzonych dokumentów
Po zakończeniu przetwarzania, w rejestrze zakupu automatycznie ustawiany jest filtr Rodzaj: OCR – Dzisiaj. Wczytane dokumenty zostaną oznaczone czerwonym statusem OCR – niezweryfikowane.
Dokumenty przetworzone przez Comarch OCR&KSeF, które trafiły do rejestru zakupu VAT powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych. Weryfikacji można dokonać pojedynczo dla poszczególnych dokumentów lub skorzystać z funkcji seryjnej weryfikacji – opcja dostępna w menu dla dokumentów zaznaczonych na liście.
Niezweryfikowane dokumenty, otwierane są na specjalnym widoku, aby użytkownik mógł porównać skan faktury z danymi, jakie zostały odczytane.
Szczególną uwagę podczas weryfikacji zwracamy na dane, które są rozpoznawane:
- numer NIP,
- numer dokumentu,
- data wystawienia i sprzedaży,
- forma płatności i termin płatności,
- stawki VAT oraz kwoty,
- numer rachunku bankowego.
Użytkownik może również wybrać na tym formularzu Kategorię wydatku. Na jej podstawie, automatycznie zostaną ustawione pola Rodzaj, Kolumna księgi oraz Pole VAT-7 na pozycjach z dokumentu. Dodatkowo nazwa kategorii zostanie ustawiona w polu Opis księgowy. Zapis formularza spowoduje oznaczenie dokumentu jako zweryfikowany, a także wygenerowanie zapisów w Księdze podatkowej zgodnie z ustawionymi Kolumnami księgi. Jeśli wybrano płatność kartą lub gotówką, przy zapisie dokument zostanie automatycznie rozliczony.
Inne powiązane artykuły:
Jak wskazać kategorie wydatku na dokumentach kosztowych?