Rejestr naruszeń umożliwia ewidencjonowanie przypadków naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator ma obowiązek udokumentować wszystkie takie naruszenia wraz z okolicznościami naruszenia, jego skutkami oraz podjętymi działaniami zaradczymi. Rejestr ma formę tabeli na której widoczne są data i charakter naruszenia, liczba rekordów i osób dotkniętych naruszeniem, dane inspektora oraz informacja czy naruszenie zostało zgłoszone do GIODO.
Aby dodać naruszenie należy przejść poprzez Ustawienia > Dane osobowe na zakładkę Rejestr naruszeń i wybrać Dodaj. Pojawi się okno, na którym wybieramy inspektora (domyślnie podpowiada się podmiot wybrany na oknie Administrator danych) oraz datę i miejsce naruszenia. Dodatkowo jest możliwość oznaczenia naruszenia jako zgłoszone oraz wybrania daty i miejsca zgłoszenia.
Poniżej, w sekcji Szczegóły naruszenia, mamy dostępne pola tekstowe przeznaczone do opisania:
- Charakteru naruszenia,
- Kategorii i liczby osób, których te dane dotyczą,
- Możliwych konsekwencji naruszenia,
- Podjętych środków w celu zaradzenia naruszeniu lub minimalizacji skutków.
Po zapisaniu, zarówno z poziomu formularza jak i listy jest możliwość wydrukowania zgłoszenia naruszenia oraz wysłania mailem. Na wydruku dane Organu Ochrony Danych są pobierane z zakładki Dane osobowe.