W programie Comarch Betterfly została wprowadzona funkcja anonimizacji danych osobowych kontrahenta. Anonimizacja danych ma na celu zamazanie danych kontrahenta. Dane są zamazywane na karcie kontrahenta oraz wszystkich dokumentach, które zostały na niego wystawione.
Krok 1: Konfiguracja parametrów
W celu zanonimizowania kontrahenta w pierwszej kolejności należy wybrać Konfiguracja >>> Dane osobowe >>> Anonimizacja. Podczas anonimizacji są zamazywane dane na istniejących dokumentach. Równocześnie informacje te są potrzebne ze względu na obowiązki podatkowe. Dlatego domyślnie blokowana jest anonimizacja danych, jeśli istnieją dokumenty z ostatnich 5 lat. Jeśli jednak chcemy zanonimizować dane pomimo, że dla kontrahenta występują dokumenty – w Konfiguracji można zmienić liczbę lat blokujących anonimizację.
Krok 2: Wskazanie kontrahenta
Po określeniu prawidłowej liczby lat, można przystąpić do procesu anonimizacji, klikając Anonimizuj kontrahenta.
Po wybraniu kontrahenta, jeżeli istnieją dokumenty blokujące wykonanie anonimizacji, wówczas zostają one wyświetlone w logu. Natomiast sam proces anonimizacji jest blokowany.
Dokumenty blokujące anonimizację:
- Faktury sprzedaży i korekty
- Faktury zaliczkowe, finalne i korekty
- Paragony i korekty
- Faktury zakupu i korekty
- Rejestry VAT sprzedaży i zakupu
- Zapisy księgowe w KPiR
- VAT-ZD
- Zdarzenia w kalendarzu
- Niezrealizowane dokumenty: faktury proforma, oferty, zamówienie u dostawcy
- Administrator danych osobowych
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
- Naruszenie przetwarzania danych osobowych
Aby umożliwić anonimizacje, dla dokumentów które ją blokują można :
– skrócić okres blokujący anonimizację
– usunąć niezrealizowane oferty, faktury proforma i zamówienia
Jeżeli nie ma żadnego dokumentu, który blokuje proces anonimizacji, program sprawdza czy istnieją nierozliczone płatności dla tego kontrahenta. Jeśli w bazie zostaną znalezione nierozliczone płatności – zostanie wyświetlone ostrzeżenie, ale proces anonimizacji nie zostanie przerwany.
Krok 3: Potwierdzenie anonimizacji
Po weryfikacji dokumentów wystawianych na anonimizowanego kontrahenta, Użytkownik otrzymuje informację o wszystkich dokumentach, na których zostaną zamazane dane i musi jeszcze raz potwierdzić, że chce wykonać operację.
Wybór opcji Dalej przeniesie nas na okno gdzie należy wpisać kod potwierdzający anonimizację. Kod jest wysyłany drogą mailową na adres, na jaki założone jest konto.
Po wykonaniu anonimizacji danych, karta kontrahenta jest ustawiana jako karta nieaktywna (w trybie tylko do odczytu), kod kontrahenta zmieniany jest na: ANONIM, nazwa jest zmieniana na: dane zanonimizowane, natomiast dane adresowe są całkowicie usuwane.