Wstęp
Księgowania okresowe to dodatkowe narzędzie pozwalające na automatyzację prac w księgowości związanych z cyklicznym wykonywaniem księgowań: miesięcznych, kwartalnych, rocznych itp. Funkcja pozwala na zdefiniowaniu schematów księgowań, które służą do wielokrotnego księgowania określonych kwot na określone konta księgowe. Najczęściej wykorzystywane są na koniec miesiąca do rozliczenia kosztów oraz rozliczenia podatku VAT jak również do przeksięgowania przychodów, kosztów na wynik finansowy.
Definiowanie księgowań okresowych udostępniono z poziomu menu Księgowość/ Księgowania okresowe.
Formularz księgowania okresowego swą konstrukcją przypomina formularz schematu księgowego. Posiada nagłówek z polami: Symbol, Numer, Nazwa, Dziennik oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.
W nagłówku księgowania okresowego należy określić:
Nazwa – nazwa schematu księgowań okresowych. Maksymalna długość – 20 znaków.
Numer dokumentu – informacja przenoszona jest na zapis księgowy. Wypełnienie pola jest wymagane.
Dziennik – dziennik księgowań, do którego będzie dane księgowanie skierowane.
Wykonaj księgowanie w dniu – możliwość wyboru jednej z dwóch opcji: księgowanie w ostatnim dniu miesiąca lub wpisania ręcznie wartości od 1 do 31. Jeżeli parametr Automatyczne księgowanie zostanie zaznaczony to księgowanie będzie się wykonywało automatycznie z datą wskazaną w tym polu.
Dodatkowe informacje – pole z możliwością wpisania dowolnego tekstu.
Na zakładce Wykonane księgowania zapisywana jest informacja o wykonanych księgowaniach. W przypadku gdy księgowanie okresowe nie zostało wykonane, to wyświetli się informacja o przyczynie.
Na zakładce Historia zapisywana jest informacja o dodaniu i modyfikowaniu księgowania okresowego.
Podczas edycji istniejącego już księgowania okresowego w nagłówku pojawią się dodatkowo parametry do oznaczenia:
Księgowanie okresowe nieaktywne – Schemat księgowań okresowych, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w szarym kolorze. Podczas seryjnego generowania kilku zaznaczonych księgowań okresowych takie nieaktywne księgowanie okresowe jest pomijane.
Automatyczne księgowanie – Jeżeli parametr będzie zaznaczony to księgowanie będzie wykonywało się automatycznie z datą wskazaną w polu Wykonaj księgowanie w dniu.
Pozycja księgowania okresowego
Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych bez harmonogramu
Na pozycji księgowania okresowego możemy wprowadzić odpowiednie konta księgowe z planu kont po stronie Winien i/lub po stronie Ma. Wprowadzone konta generują dekrety w zapisie księgowym.
Przy określaniu definicji konta Wn/Ma istnieje możliwość zastosowania Maski – znak * zastąpi dowolną ilość znaków w numerze konta.
Przykład:
4* – konta księgowe, których numer zaczyna się od 4
Na formularzu pozycji schematu księgowania okresowego dostępny jest również parametr Rozrachunek, Księguj wartość w walucie oraz Nie uwzględniaj przy wyliczeniu obrotów i sald.
Rozrachunek – Parametr jest automatycznie zaznaczany jeżeli zostanie wybrane konto rozrachunkowe. W przypadku kont rozrachunkowych, parametr przenoszony jest na powiązany dekret księgowy.
Księguj wartość w walucie – Parametr jest automatycznie zaznaczany jeżeli zostanie wskazane konto walutowe. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony to na dekrecie księgowym zostanie zaksięgowana wartość w walucie obcej zgodna z walutą konta.
Nie uwzględniaj przy wyliczeniu obrotów i sald – po zaznaczeniu parametru dekret księgowy utworzony z księgowania okresowego nie będzie uwzględniany podczas wyliczania zestawienia obrotów i sald.
Kolejną pozycją do zdefiniowania jest Kwota. Program do księgowania pozwala na przypisanie definiowanej pozycji odpowiedniej wartości, która automatycznie będzie przypisana do wygenerowanego dekretu księgowego. Do wyboru dostępne są następujące opcje:
- Bilans otwarcia Wn – pobierana będzie wartość BO Wn na danym koncie
- Bilans otwarcia Ma – pobierana będzie wartość BO Ma na danym koncie
- Obroty Wn – pobierane będą obroty Wn za dany okres na wskazanym koncie
- Obroty Ma – pobierane będą obroty Ma za dany okres na wskazanym koncie
- Obroty narastająco Wn – pobierane będą obroty Wn od początku okresu obrachunkowego na wskazanym koncie
- Obroty narastająco Ma – pobierane będą obroty Ma od początku okresu obrachunkowego na wskazanym koncie
- Persaldo – pobierane będzie persaldo na wskazanym koncie
- Saldo Wn – pobierane będzie saldo Wn na wskazanym koncie
- Saldo Ma – pobierane będzie saldo Ma na wskazanym koncie
- Wartość wpisana ręcznie – pobierana będzie wartość wpisana przez Użytkownika
Po wybraniu odpowiedniej opcji należy uzupełnić pole Konto. Przy określaniu definicji konta istnieje możliwość zastosowania Maski – znak * zastąpi dowolną ilość znaków w numerze konta.
Jeżeli parametr ‘Księguj wartość w walucie’ zostanie zaznaczony to pojawią się dodatkowe pola do uzupełnienia: Waluta oraz Typ kursu.
W polu Waluta istnieje możliwość wskazania opcji Wszystkie lub odpowiedniej waluty obcej. Jeżeli zostanie wybrana opcja Wszystkie to w przypadku konta wielowalutowego zostaną zaksięgowane obroty w każdej walucie z osobna wg. wybranego typu kursu: średniego NBP lub kursu z zapisu księgowego.
W polu Typ kursu dostępną są następujące opcje do wyboru:
- kurs średni NBP – na powiązanych zapisach księgowych zostanie ustawiony kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wykonania księgowanie okresowego,
- kurs ręczny – notowanie kursu do ręcznego uzupełnienia,
- kurs z zapisu księgowego – na zapis księgowy utworzony na podstawie księgowania okresowego zostanie przeksięgowana kwota w walucie obcej wraz notowaniem kursu pobranym z zapisu księgowego lub z bilansu otwarcia.
Za okres – możliwość zawężenia okresu, z którego należy uwzględnić dane.
Dodatkowe informacje – dodatkowe informacje o księgowaniu okresowym. Uzupełnienie pola nie jest wymagane.
Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych z harmonogramem
Na pozycji księgowanie okresowego możemy wprowadzić odpowiednie konta księgowe z planu kont po stronie Winien i/lub po stronie Ma. Wprowadzone konta generują dekrety w zapisie księgowym.
Przy określaniu definicji konta Wn/Ma istnieje możliwość zastosowania Maski – znak * zastąpi dowolną ilość znaków w numerze konta.
Przykład:
4* – konta księgowe, których numer zaczyna się od 4
Parametr Rozrachunek, Księguj wartość w walucie oraz Nie uwzględniaj przy wyliczeniu obrotów i sald działają tak samo jak w przypadku księgowań okresowych bez harmonogramu, co zostało opisane w poprzednim podpunkcie.
Księgowanie od … do … – Pozwala określić zakres dat, za jaki księgowanie ma być wykonywane. Domyślnie podpowiada się data rozpoczęcia i zakończenia bieżącego okresu obrachunkowego.
W przypadku księgowania z harmonogramem na elementach księgowania dostępne jest pole z kwotą całkowitą do rozksięgowania oraz tabelka z harmonogramem w rozbiciu na miesiące. Po wpisaniu kwoty całkowitej, kwota zostanie rozdzielona proporcjonalnie na poszczególne miesiące okresu obrachunkowego. Suma kwot z tabelki z harmonogramu nie może być niższa/wyższa niż kwota całkowita.
Tabelka z harmonogramem zawiera kolumny: Okres, Kwota, Waluta, Typ kursu, Kurs. W kolumnie Kwota widnieje kwota, na podstawie której zostanie utworzony dekret księgowy. W kolumnie Waluta wybieramy właściwą walutę. W kolumnie Typ kursu wybieramy jedną z dwóch opcji: Kurs średni NBP lub Kurs ręczny.
Typ kursu oraz notowanie kursu uzupełnione w pierwszym okresie, przenosi się na pozostałe miesiące okresu obrachunkowego.
Dodatkowe informacje – dodatkowe informacje o księgowaniu okresowym. Uzupełnienie pola nie jest wymagane.
Wykonywanie księgowań okresowych
Wykonywanie księgowań okresowych z listy
Na liście Księgowania okresowe należy zaznaczyć księgowanie okresowe, które chcemy wykonać, a następnie z menu kontekstowego należy wybrać opcję ‘Wykonaj księgowanie okresowe’.
Kolejno wybieramy datę księgowania, zgodnie z którą powinno być wygenerowane księgowanie okresowe:
Po wykonaniu księgowania okresowego istnieje możliwość podglądu powiązanego dekretu księgowego. W menu kontekstowym jest dostępna opcja ‘Pokaż utworzone zapisy księgowe’:
Wykonywanie księgowań okresowych automatycznie
Aby zautomatyzować proces księgowania, na formularzu księgowania okresowego dostępny jest parametr ‘Automatyczne księgowanie’. Po zaznaczeniu parametru, księgowanie okresowe wykona się automatycznie zgodnie z datą wskazaną w polu Wykonaj księgowanie w dniu.
W przypadku gdy księgowanie okresowe zostanie wykonane poprawnie, to po zalogowaniu się przez Użytkownika do programu na ekranie startowym wyświetli się informacja:
Po wybraniu opcji ‘Pokaż zapis księgowy’, otworzy się formularz powiązanego dekretu księgowego.
W przypadku gdy księgowanie okresowe nie zostanie wykonane ze względu na np. zerowe kwoty zapisu, to po zalogowaniu się przez Użytkownika do programu na ekranie startowym wyświetli się informacja:
Po wybraniu opcji ‘Pokaż szczegóły’, otworzy się zakładka Wykonane księgowania na formularzu księgowania okresowego.
Domyślny schemat księgowania okresowego ‘Wynik finansowy’
Podczas tworzenia okresu obrachunkowego w programie tworzone jest domyślne księgowanie okresowe ‘Wynik finansowy’ na potrzeby przeksięgowania przychodów i kosztów na wynik finansowy.
Jeżeli okres obrachunkowy został już utworzony to dodanie domyślnego schematu księgowania okresowego Wynik finansowy jest możliwe na liście Księgowania okresowe. W menu kontekstowym jest dostępna opcja ‘Dodaj standardowe księgowania’:
