KSeF. Najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji z Krajowym Systemem eFaktur

Poniżej znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji z KSeF

1..Jak skonfigurować KSeF?

Jak skonfigurować system Comarch Betterfly z Ksefem zostało opisane w artykule:

• dla kont z pakietem eFaktury Plus: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
• dla kont z pakietem eFaktury: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w module eFaktury.

2..Jak nadać uprawnienia do wysyłki i odbioru faktur z KSeF?

Aby nadać uprawnienia do wysyłki i odbioru faktur z KSeF:

1. Wejdź na listę  Ustawieniach / Użytkownicy i role
2. Przejdź na zakładkę Role
3. Wybierz z menu pod 3 kropkami Edytuj i na roli wybierz uprawnienia dla:

• Administratora
  
• Użytkownika
  

Więcej w artykule: Jak nadać uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF w Comarch Betterfly.

3..Jak pobierać faktury z KSeF bez wysyłania?

Aby tylko pobierać faktury z KSeF w Ustawieniach / KSeF należy zaznaczyć parametr: Tylko odbiór dokumentów.

4..Mam pakiet eFaktury jak dodać odbiorcę?

Na kontach eFaktury nie ma możliwości dodania odbiorcy.  Możliwość dodania odbiorcy jest po wykupieniu pakietu:  eFaktury Plus. W tym Pakiecie jest możliwość:

• dodawania podlegającej JST
• dodawania identyfikatora wewnętrznego (IDWew)
• obsługi grupy VAT (w trakcie implemetacji)

5..Dlaczego nie mogę dodać certyfikatu używanego w innej spółce / mam brak uprawnień do pobierania  dokumentów (błąd 403)?

Błąd najczęściej dotyczy spółek i wynika z braku odpowiednich uprawnień w systemie KSeF.

Uprawnienia do pracy w KSeF nadaje osoba wskazana w formularzu ZAW-FA. Po otrzymaniu uprawnień administracyjnych należy samodzielnie nadać sobie uprawnienia do zapisu i odczytu faktur. Następnie konieczne jest wylogowanie się z systemu oraz ponowne zalogowanie. Dopiero po ponownym zalogowaniu można wygenerować token z właściwymi uprawnieniami.

Jeśli token zostanie wygenerowany bez wcześniejszego wylogowania i ponownego zalogowania, nie będzie on zawierał wymaganych uprawnień, co spowoduje występowanie błędu 403.

6..Czemu mam nieprawidłowy token (błąd 450)?

Błąd 450 pojawia się podczas logowania do KSeF i oznacza, że program próbuje uwierzytelnić się tokenem, którego system nie akceptuje. Najczęściej wynika to z tego, że token jest już nieaktualny, został wygenerowany dla innego środowiska (np. dla DEMO zamiast PRODUKCJA) albo utracił ważność.

Podmiana tokenu na nowy zazwyczaj rozwiązuje problem od razu.

7..Czemu mam nieprawidłowy certyfikat uwierzytelniający  (błąd 2115)?

Błąd 2115 pojawia się na etapie logowania do KSeF i oznacza problem z certyfikatem użytym do uwierzytelnienia. System odrzuca próbę połączenia, ponieważ przedstawiony certyfikat nie spełnia wymogów aktualnej wersji KSeF.

Najczęściej sytuacja ta występuje po aktualizacji środowiska lub przy pierwszej konfiguracji programu do faktur z KSeF 2.0.

Najczęstsze przyczyny błędu 2115:

• Użycie certyfikatu ze starej architektury (KSeF 1.0)
  Certyfikaty wykorzystywane w poprzedniej wersji systemu nie są obsługiwane w KSeF 2.0. W takiej sytuacji konieczne jest wygenerowanie nowego certyfikatu zgodnego z aktualnymi wymaganiami.
• Wgranie niewłaściwego rodzaju certyfikatu
  Częstą przyczyną jest pomylenie certyfikatu uwierzytelniającego z certyfikatem „offline”.
  Certyfikat offline służy wyłącznie do podpisywania dokumentów poza systemem i nie może być używany do logowania przez API. W polu przeznaczonym do uwierzytelniania należy wskazać właściwy certyfikat kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną przeznaczoną do komunikacji z KSeF.
• Niezgodność środowiska (Demo / Produkcja)
  Certyfikat przypisany do środowiska testowego nie zadziała w środowisku produkcyjnym i odwrotnie. Warto zweryfikować, czy konfiguracja programu oraz certyfikat dotyczą tego samego środowiska.

Jak rozwiązać problem?

• Zweryfikuj, jaki certyfikat został wgrany w ustawieniach integracji z KSeF.
• Upewnij się, że jest to certyfikat przeznaczony do uwierzytelniania w aktualnej wersji systemu.
• Sprawdź zgodność środowiska (Demo / Produkcja).
• W razie potrzeby wygeneruj nowy certyfikat i wgraj go ponownie w programie księgowym.

8..Mam nieprawidłową treść podpisu (błąd 9105) o co chodzi?

Błąd 9105 oznacza, że serwery Ministerstwa Finansów odrzuciły dokument, ponieważ weryfikacja podpisu elektronicznego (kwalifikowanego lub zaufanego) zakończyła się negatywnie. System nie potrafi potwierdzić tożsamości osoby podpisującej albo integralności podpisanego dokumentu.

Najczęstsze przyczyny błędu 9105:

• Podpis elektroniczny (certyfikat) utracił ważność lub został unieważniony.
• Dane w certyfikacie nie są zgodne z danymi podatnika w bazach MF.
• Wystąpił błąd w procesie kryptograficznej weryfikacji podpisu.

Jak rozwiązać problem?

Zweryfikuj ważność certyfikatu, którym autoryzujesz się w KSeF – Sprawdź, czy certyfikat kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna nie utraciły ważności oraz czy nie zostały unieważnione. Informację o dacie ważności znajdziesz w szczegółach certyfikatu (np. w oprogramowaniu dostawcy podpisu lub w magazynie certyfikatów systemu).

9. Dokument zawiera błędy walidacji: Nieprawidłowa długość wartości w polu AdresL1 (Adres (linia 1)). Wartość ” ma niewłaściwą liczbę znaków.

W strukturze XML dokumentu brakuje obligatoryjnych danych teleadresowych wymaganych przez oficjalny schemat rządowy. Problem występuje, gdy sekcja adresowa na karcie kontrahenta (Nabywcy lub Odbiorcy) została pominięta.

Jak rozwiązać problem?

Należy przejść do kartoteki kontrahentów, otworzyć kartę klienta przypisanego do odrzuconej faktury i uzupełnić sekcję Adres, zgodnie z polami formularza. Po zapisaniu zmian należy anulować błędnie wystawiony dokument, a następnie ponownie wystawić dokument wybierając zaktualizowaną o dane adresowe kartę kontrahenta.

10. Dokument zawiera błędy walidacji: Nieprawidłowa długość wartości w polu Telefon. Wartość 'XXXXXXXXX, XXXXXXXXX’ ma niewłaściwą liczbę znaków.

Komunikat oznacza odrzucenie dokumentu przez bramkę walidacyjną KSeF z powodu wprowadzenia niedozwolonych znaków lub przekroczenia limitu długości pola. Oficjalny schemat XML Ministerstwa Finansów akceptuje wyłącznie jeden numer kontaktowy. Błąd pojawia się najczęściej, gdy w Ustawieniach (zakładce Konto i profil) wpisano dwa numery telefonów rozdzielone przecinkiem, średnikiem bądź spacją.

Jak rozwiązać problem?

W celu usunięcia blokady należy zweryfikować dane kontaktowe i pozostawić tylko jeden, główny numer. Korekty należy dokonać w Ustawieniach systemu, wpisując w polu telefonu jednolity ciąg składający się wyłącznie z 9 cyfr (bez spacji i separatorów). Po zapisaniu zmian można ponowić próbę wysłania faktury.

11. Dokument zawiera błędy walidacji: The 'http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/:Wartosc’ element is invalid – The value ’ ’ is invalid according to its datatype 'http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/:TZnakowy’ – line-feed (#xA) or tab (#x9) characters, leading or trailing spaces and sequences of one or more spaces (#x20) are not allowed in 'xs:token’.

Komunikat oznacza odrzucenie dokumentu przez bramkę walidacyjną KSeF z powodu wykrycia niedozwolonych, bądź niewidocznych znaków (najczęściej są to nadmiarowe spacje, znaki tabulacji lub przejścia do nowej linii) w jednym z pól tekstowych. Oficjalna struktura XML nie pozwala na przesyłanie pustych ciągów znaków na początku lub na końcu wprowadzanej wartości. Błąd pojawia się najczęściej w wyniku skopiowania tekstu z zewnętrznego źródła i wklejenia go do programu wraz ze zbędnymi znakami.

Jak rozwiązać problem?

Należy zweryfikować wprowadzone wartości na odrzuconym dokumencie, szczególnie pod kątem występowania zbędnych spacji (w szczególności na samym końcu ciągów tekstowych). W celu usunięcia blokady należy zwrócić szczególną uwagę na następujące obszary:

• kartę kontrahenta;
• rachunek bankowy wybrany na dokumencie;
• dane firmy;
• pozycje na dokumencie (nazwa, opis pozycji);
• opis ogólny na dokumencie.

Po usunięciu zbędnych znaków, należy anulować dokument z występującym błędem i wystawić nowy z nadanym ręcznie numerem anulowanej faktury oraz zaktualizowanymi danymi.

12. Dokument zawiera błędy walidacji: The 'http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/:NrKlienta’ element is invalid – The value ’ ’ is invalid according to its datatype 'http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/:TZnakowy’ – line-feed (#xA) or tab (#x9) characters, leading or trailing spaces and sequences of one or more spaces (#x20) are not allowed in 'xs:token’.

Komunikat oznacza odrzucenie dokumentu przez bramkę walidacyjną KSeF z powodu wykrycia niedozwolonego znaku (np. spacji, tabulacji lub znaku przejścia do nowej linii) w polu identyfikatora klienta. Oficjalna struktura XML nie pozwala na przesyłanie „pustych” znaków w tym elemencie. Błąd pojawia się najczęściej, gdy na karcie kontrahenta w sekcji danych KSeF przypadkowo wprowadzono spację.

Jak rozwiązać problem?

Należy przejść do kartoteki kontrahentów, otworzyć kartę klienta przypisanego do faktury i zweryfikować pola w sekcji Dane dla KSeF. W celu usunięcia blokady należy całkowicie wyczyścić te pola (usunąć niewidoczną spację) lub wpisać tam poprawny, ciągły identyfikator bez spacji, a następnie zapisać zmiany i ponowić próbę wysłania dokumentu.

13. Dokument zawiera błędy walidacji: The 'http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/:REGON’ element is invalid – The value 'RRRRRRRR’ is invalid according to its datatype 'http://crd.gov.pl/xml/schematy/dziedzinowe/mf/2022/01/05/eD/DefinicjeTypy/:TNrREGON’ – The value 'RRRRRRRR’ is not valid according to any of the memberTypes of the union.

Komunikat oznacza odrzucenie dokumentu przez bramkę walidacyjną KSeF z powodu podania numeru REGON o nieprawidłowej strukturze (np. błędna liczba cyfr, literówka lub znaki specjalne). Oficjalny schemat XML Ministerstwa Finansów rygorystycznie weryfikuje sumę kontrolną oraz długość tego pola (wymagane jest dokładnie 9 lub 14 cyfr). Błąd pojawia się najczęściej, gdy w Ustawieniach (zakładka Konto i profil) wpisano niekompletny lub nieaktualny numer REGON.

Jak rozwiązać problem?

Należy przejść do Ustawień (zakładka Konto i profil) i zweryfikować pole REGON. Ponieważ w strukturze e-faktury nie jest to dana obligatoryjna, w celu usunięcia blokady wystarczy całkowicie wyczyścić to pole lub wprowadzić poprawny, zweryfikowany w bazie GUS numer, a następnie zapisać zmiany i ponownie wysłać dokument do KSeF.

14. Dokument zawiera błędy walidacji: Nieprawidłowa długość wartości w polu BDO. Wartość ’ ’ ma niewłaściwą liczbę znaków.

Komunikat oznacza odrzucenie dokumentu przez bramkę walidacyjną KSeF z powodu wykrycia niedozwolonego formatu (najczęściej pojedynczej spacji) w polu przeznaczonym na numer BDO. Struktura pliku XML dla faktury ustrukturyzowanej nie pozwala na przesyłanie pustych znaków w tym elemencie. Błąd pojawia się, gdy w Ustawieniach (zakładka Konto i profil) pole BDO zostało aktywowane lub edytowane, ale zamiast właściwego numeru wprowadzono tam znak spacji.

Jak rozwiązać problem?

Należy przejść do Ustawień (zakładka Konto i profil) i zweryfikować pole BDO. Ponieważ numer BDO nie jest polem obligatoryjnym do rejestracji faktury w KSeF, w celu usunięcia blokady wystarczy całkowicie wyczyścić to pole (usunąć niewidoczną spację) lub wprowadzić poprawny, 9-cyfrowy numer rejestrowy, a następnie zapisać zmiany i ponownie wysłać dokument.

15. Dokument zawiera błędy walidacji: Nieprawidłowa długość wartości w polu NIP. Wartość 'NNNNNNNN’ ma niewłaściwą liczbę znaków.

Oficjalny schemat XML Ministerstwa Finansów bezwzględnie wymaga, aby identyfikator NIP polskich kontrahentów składał się z dokładnie 10 cyfr, bez żadnych dodatkowych znaków, liter czy myślników. Błąd pojawia się najczęściej, gdy na karcie kontrahenta wpisano skrócony, niekompletny lub zawierający błędy składniowe numer identyfikacji podatkowej.

Jak rozwiązać problem?

Należy przejść do sekcji kartotek kontrahentów, otworzyć kartę klienta przypisanego do odrzuconej faktury i zweryfikować pole NIP. W celu usunięcia blokady należy poprawić zapis, wprowadzając ciągły, poprawny numer składający się z dokładnie 10 cyfr (rekomendujemy zweryfikowanie podmiotu poprzez wbudowane pobieranie danych z bazy GUS), zapisać zmiany i ponownie wysłać dokument.

16. Dokument zawiera błędy walidacji: 1. Błąd w sekcji DaneIdentyfikacyjne (Dane identyfikacyjne): Pole Nazwa jest nieprawidłowe w tym kontekście. Oczekiwane elementy: NIP, IDWew (Identyfikator wewnętrzny), KodUE (Kod kraju UE), KodKraju (Kod kraju), NrID (Identyfikator podatkowy), BrakID (Brak Identyfikatora).

Komunikat oznacza odrzucenie dokumentu przez bramkę walidacyjną KSeF z powodu nieprawidłowej struktury danych identyfikacyjnych nabywcy. System ministerialny w przypadku firm wymaga podania jednego z oficjalnych identyfikatorów podatkowych i odrzuca strukturę XML, jeśli zamiast nich bezpośrednio w polach identyfikacyjnych przesyłane są inne dane (np. nazwa firmy wpisana w niewłaściwe miejsce). Błąd pojawia się najczęściej przy wystawianiu faktur dla kontrahentów zagranicznych, u których numer podatkowy został wprowadzony niezgodnie z formatem podmiotów poza krajowych lub błędnie pozostawiono polski prefiks.

Jak rozwiązać problem? 

Należy przejść do kartoteki kontrahentów, otworzyć kartę klienta przypisanego do odrzuconej faktury i zweryfikować pola dotyczące identyfikatorów podatkowych. W celu usunięcia błędu należy odpowiednio zmienić typ transakcji, wybrać właściwy kod kraju oraz wprowadzić numer identyfikacyjny w formacie zgodnym ze strukturą dla danego państwa, a jeśli kontrahent nie posiada numeru NIP/NrID, pole identyfikatora należy pozostawić puste.