Wysyłka pliku JPK może zakończyć się statusem negatywnym z powodu braku zgodności ze strukturą logiczną (schematem) lub problemów z autoryzacją. Częstą przyczyną jest obecność dokumentów z nieuzupełnionymi polami wymaganymi dla JPK_VAT lub JPK_PKPiR. W momencie generowania pliku system Betterfly wyświetla komunikat ostrzegawczy, a szczegółowy log wskazuje konkretne dokumenty z danego okresu, które wymagają poprawy danych:
Poniżej przedstawiamy zestawienie najczęstszych przyczyn występowania tych błędów wraz z instrukcjami, jak je szybko naprawić:
1. Błędy w przypisaniu numeru KSeF
Przyczyna: Niezgodność ze schematem JPK bardzo często wynika z błędnej wartości wprowadzonej w polu Nr KSeF. Najczęstsze błędy to niepoprawna liczba znaków, literówki lub przypadkowe spacje między sekcjami.
Dokładny i wymagany format numeru KSeF wygląda następująco:
NNNNNNNNNN-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF
- NNNNNNNNNN (10 znaków) – numer NIP wystawcy faktury (w przypadku samofakturowania lub faktur VAT RR będzie to NIP nabywcy).
- RRRRMMDD (8 znaków) – data przesłania dokumentu do KSeF (rok, miesiąc, dzień).
- FFFFFFFFFFFF (12 znaków) – automatycznie generowana część techniczna zapewniająca unikalność każdego dokumentu w systemie.
- FF (2 znaki) – suma kontrolna wyliczana automatycznie, służąca do weryfikacji poprawności numeru.
Rozwiązanie: Należy odnaleźć dany dokument w systemie i zweryfikować poprawność wpisanego numeru KSeF, usunąć ewentualne spacje i poprawić literówki. W celu usprawnienia tego procesu można skorzystać z narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów:
https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/send
2. Nieodpowiedni status dokumentów sprzedaży
Przyczyna: Negatywna weryfikacja występuje najczęściej w sytuacji, gdy dokumenty sprzedaży ujęte w okresie rozliczeniowym wciąż posiadają status Wersja robocza (zostały jedynie zapisane w buforze aplikacji) lub gdy wystąpił błąd przetwarzania po stronie platformy KSeF.
Rozwiązanie: Należy upewnić się, że dokumenty posiadają status „Zatwierdzono”, a w kolumnie ‘Status przetwarzania’ widnieje informacja „Zakończono”.
3. Nieprzetworzone dokumenty pobrane z KSeF
Przyczyna: Niezgodność pliku JPK może być wywołana przez brak kwalifikacji dokumentów kosztowych. Dzieje się tak, gdy dokumenty zaciągnięte bezpośrednio z systemu KSeF nie zostały odpowiednio zakwalifikowane i zatwierdzone w systemie.
Rozwiązanie: Należy przejść do listy Faktury z KSeF, nadać wszystkim pozycjom odpowiednią kwalifikację, a następnie je zatwierdzić. Na liście dokumentów za dany okres nie mogą znajdować się pozycje oznaczone statusem “Niezakwalifikowany”.
4. Brakujące kody procedur JPK lub numery KSeF
Przyczyna: Plik JPK jest odrzucany z powodu braków w danych identyfikacyjnych lub proceduralnych na przesłanych dokumentach. Najczęściej brakuje przypisanego numeru KSeF lub obowiązkowych kodów JPK (takich jak: OFF, BFK, DI).
Rozwiązanie:Należy zweryfikować dokumenty ujęte w rejestrze i w razie potrzeby uzupełnić brakujący numer identyfikacyjny KSeF lub przypisać odpowiednie kody procedur bezpośrednio na formularzach dokumentów przed ponownym generowaniem pliku.
5. Odrzucenie wysyłki korekty JPK
Przyczyna: System blokuje wysyłkę pliku korekty (np. JPK_V7M) lub wyświetla komunikat o niemożności utworzenia pliku z powodu dokumentów, które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF.
Rozwiązanie: Aby plik korekty został pomyślnie wygenerowany i wysłany, należy wykonać poniższe kroki:
- Uzupełnić pole Uzasadnienie przyczyny złożenia korekty na formularzu deklaracji.
- Upewnić się, że wszystkie oczekujące w systemie dokumenty z korygowanego okresu zostały uprzednio wysłane do platformy KSeF lub poprawnie anulowane.
6. Komunikat: „Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących”
Przyczyna: Podczas próby wysyłki pliku pojawia się błąd wskazujący na problem z uwierzytelnieniem podatnika (najczęściej przy wysyłce podpisem profilem zaufanym / danymi autoryzującymi). Wynika on z podania błędnej kwoty przychodu do autoryzacji lub z literówki w danych personalnych (NIP, PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia).
Rozwiązanie: Należy dokładnie sprawdzić kwotę przychodu wpisaną do autoryzacji (musi być zgodna z zeznaniem rocznym złożonym za odpowiedni rok). Należy się również upewnić, że pozostałe dane identyfikacyjne podatnika w konfiguracji systemu są poprawne i pozbawione literówek.