Parametry konfiguracyjne KSeF w Comarch Betterfly.
W programie wprowadziliśmy również elastyczne ustawienia, które pozwalają dostosować komunikację z systemem ministerialnym do aktualnych potrzeb firmy.
1. Zakres współpracy z KSeF.
Ten parametr pozwala zdecydować, w jakim stopniu program ma integrować się z Krajowym Systemem e-Faktur:
- Wysyłka i odbiór dokumentów: Pełna integracja przeznaczona dla firm, które od 1 lutego 2026 r. będą korzystać z KSeF zarówno do odbierania dokumentów kosztowych, jak i do oficjalnej wysyłki wystawionych faktur sprzedaży.
- Tylko odbiór dokumentów: Opcja przeznaczona dla użytkowników, którzy od 1 lutego 2026 r. nie mają jeszcze obowiązku wysyłania własnych faktur do KSeF, ale są zobowiązani do pobierania faktur zakupowych wystawionych przez ich dostawców.
2. Data rozpoczęcia wysyłki do KSeF.
Wskazanie tej daty pozwala określić moment, od którego dokumenty zatwierdzane w programie będą automatycznie przekazywane do systemu krajowego. Podczas pierwszej konfiguracji lub zmiany środowiska (np. z Demo na Produkcyjne), program automatycznie podpowie w tym miejscu datę bieżącą, która uzytkownik może zmodyfikować zgodnie z rzeczywista data rozpoczęcia wysyłki.
Weryfikacja daty następuje w momencie zatwierdzania faktury:
- Dokumenty z datą wystawienia wcześniejszą niż wskazana w konfiguracji zostaną zatwierdzone wyłącznie lokalnie w programie.
- Dokumenty z datą wystawienia równą lub późniejszą niż data graniczna są procesowane zgodnie z uprawnieniami zalogowanego użytkownika:
- Jeśli operator ma włączoną automatyczną wysyłkę – po zatwierdzeniu faktury system od razu przekaże dokument do KSeF.
- Jeśli operator nie korzysta z automatycznej wysyłki – dokument zostanie zatwierdzony lokalnie, a wysyłka będzie możliwa do wykonania ręcznie (na żądanie).
W obu przypadkach program weryfikuje datę graniczną: próba wysłania dokumentu (zarówno automatyczna, jak i ręczna) wystawionego przed wskazaną datą rozpoczęcia wysyłki zostanie zablokowana, o czym system poinformuje stosownym komunikatem w Centrum powiadomień.
3. Automatyczne pobieranie faktur z KSeF.
Włączenie tego parametru znacząco usprawnia obieg dokumentów w firmie – każdorazowo podczas logowania do programu system automatycznie sprawdzi, czy w serwisie Ministerstwa Finansów pojawiły się nowe faktury kosztowe wystawione na Twój NIP.
W przypadku Użytkowników Comarch Betterfly eFaktury faktury kosztowe są automatycznie przenoszona na listę Faktury kosztowe. Dokumenty te wymagają weryfikacji przed przesłaniem do Biura Rachunkowego. Jeśli wybrana faktura nie powinna zostać przekazana do księgowości, można ją swobodnie usunąć z listy.
W przypadku kont w Comarch Betterfly e-Faktury wszystkie nowo wykryte dokumenty są pobierane i wyświetlane w dedykowanej liście Faktury z KSeF. Z poziomu listy pobranych faktur użytkownik ma pełną kontrolę nad dalszym procesowaniem dokumentu:
Przeniesienie do Rejestru VAT: Pozwala na szybkie zaksięgowanie dokumentu w rejestrze zakupów VAT.
Przeniesienie do faktury zakupu: Umożliwia utworzenie pełnej Faktury Zakupu w module handlowym.
Jeśli dokument nie wymaga dalszego procesowania (np. nie podlega odliczeniu lub jest duplikatem), użytkownik może go zarchiwizować bezpośrednio w systemie Betterfly, co usuwa go z listy bieżących faktur bez usuwania z bazy danych.
4. Wysyłanie dokumentów dla osób fizycznych.
Zgodnie z przepisami, przesyłanie faktur wystawionych dla osób fizycznych (B2C) do KSeF jest dobrowolne. Aby ułatwić zarządzanie tym procesem, wprowadziliśmy dedykowany parametr automatyzacji:
Parametr zaznaczony: Faktury dla osób fizycznych będą traktowane jak standardowe e-faktury i przesyłane do systemu KSeF.
Parametr odznaczony: Program automatycznie nada takim dokumentom status KSeF: nie podlega. Dzięki temu nie zostaną one wysłane do systemu ministerialnego, co eliminuje ryzyko pomyłkowej wysyłki danych konsumentów.
5. Wysyłanie danych kontaktowych firmy.
Użytkownik ma możliwość określenia, czy dane kontaktowe jego firmy, takie jak adres e-mail oraz numer telefonu, powinny być przekazywane w strukturze e-Faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
Użytkownik powinien zaznaczyć lub odznaczyć ten parametr w zależności od preferencji:
- Parametr zaznaczony: Dane kontaktowe (telefon i e-mail) z ustawień firmy zostaną dołączone do pliku XML każdej wysyłanej faktury.
- Parametr odznaczony: Faktury będą wysyłane do KSeF bez tych informacji.
Jeśli opcja jest aktywna, system automatycznie uzupełnia następujące pola w sekcji danych wystawcy (Podmiot1):
- Adres e-mail jest przesyłany w polu Email.
- Numer telefonu jest przesyłany w polu Telefon.
6. Wysyłanie danych kontaktowych kontrahenta do KSeF
Parametr Wysyłanie danych kontaktowych kontrahenta umożliwia decydowanie o tym, czy podczas wysyłki dokumentu do KSeF mają być przekazywane dane kontaktowe (adres e-mail oraz numer telefonu) Nabywcy i Odbiorcy.
Jeśli opcja jest aktywna, system automatycznie uzupełnia następujące pola w sekcji danych wystawcy (Podmiot2 oraz Podmiot3):
- Adres e-mail jest przesyłany w polu Email.
- Numer telefonu jest przesyłany w polu Telefon.
7. Adnotacja Metoda kasowa.
W przypadku rozliczania się metodą kasową, niezbędne jest zapewnienie, aby informacja ta trafiła do systemu KSeF w odpowiednim polu struktury eFaktury(P_16).
Aby na znacznik ten był zawsze zaznaczony na każdym nowym dokumencie należy zaznaczyć parametr: Oznaczenie faktur adnotacją Metoda kasowa. Więcej na ten temat w artykule Jak oznaczyć „Metodę kasową” na fakturze do KSeF?