Faktury cykliczne są funkcją tworzoną głównie z myślą o firmach, które co miesiąc wystawiają takie same dokumenty dla swoich Klientów. Przykładem mogą tutaj być faktury abonamentowe. W tym celu w programie Comarch Betterfly wprowadzono możliwość tworzenia szablonów faktury cyklicznej.
Na szablonie Użytkownik może zdefiniować, jakie informacje powinny znaleźć się na wystawianej cyklicznie fakturze. Następnie na podstawie szablonu może szybko utworzyć potrzebny dokument.
Szablon faktury cyklicznej można dodać z poziomu:
- nowo wystawionej faktury, więcej w artykule: Jak szybko utworzyć szablon faktury cyklicznej na podstawie faktury sprzedaży?
- listy Faktury cykliczne.
Formularz szablonu faktury cyklicznej składa się z trzech zakładek:
1. Zakładka Formularz
Zakładka ta ma kilka sekcji grupujących dane potrzebne do wystawienia faktury:
Ogólne
Sekcja zawiera Nazwę i Opis szablonu, pozwalające rozróżnić poszczególne szablony. Dane te nie wpływają w żaden sposób na wystawiane faktury.
Cykl fakturowania
W oparciu o dane dotyczące cyklu fakturowania program informuje o konieczności wystawienia w danym dniu faktur cyklicznych. Dane te nie mają wpływu na zawartość wystawianych faktur.
Termin wystawienia faktury – Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:
- Wskazany dzień miesiąca. W polu: Dzień miesiąca należy podać kolejny dzień miesiąca, w którym będą wystawiane faktury. Można wpisać wartość od 1 (oznaczającą pierwszy dzień miesiąca) do 31 (oznaczającą ostatni dzień miesiąca).
- Ostatni dzień miesiąca. Wybranie tej opcji spowoduje, że faktura będzie wystawiana zawsze w ostatni dzień miesiąca, niezależnie od jego długości.
Parametr: Wystawiaj tylko w dni robocze – powoduje ustawienie daty planowanego wystawiania faktur na dzień roboczy najbliższy wskazanemu w cyklu:
- jeśli dzień miesiąca wypada w sobotę/ niedzielę/ dzień wolny i ustawiony jest konkretny dzień cyklu, data fakturowania ustawiana jest na ostatni dzień roboczy poprzedzający wskazany.
- jeśli dzień miesiąca wypada w sobotę/ niedzielę/ dzień wolny i ustawiony jest parametr Ostatni dzień miesiąca to data fakturowania ustawiana jest na ostatni dzień roboczy w danym miesiącu.
Parametr: Wystawiaj faktury automatycznie – powoduje wystawienie faktur cyklicznych przez automat. Automatyczne wystawianie dokumentów jest uruchomione w dniu wskazanym jako data planowanego fakturowania w godzinach porannych.
Początek cyklu – możliwość ustalenia początkowej daty obowiązywania np. umowy.
Koniec cyklu – możliwość ustalenia końcowej daty obowiązywania np. umowy. Pozostawienie pola pustego oznacza bezterminowe wystawianie faktur wg danego szablonu.
Ostatnie fakturowanie w dniu… to data, kiedy ostatnio wywołana została funkcja wystawiania faktur na podstawie szablonu.
Planowane fakturowanie w dniu… wskazuje datę, kiedy po raz kolejny należy wystawić faktury wg szablonu lub kiedy zrobi to automat, jeśli na szablonie zaznaczony jest parametr „Wystawiaj faktury automatycznie” . Data jest wyliczana zgodnie z przyjętym cyklem w momencie tworzenia szablonu, a później po każdym zakończonym procesie wystawienia faktur, również automatycznym. Jeśli data jest pusta oznacza to, że przyjęty cykl minął i program nie jest w stanie wyliczyć kolejnej daty. W takim przypadku można przedłużyć okres cyklu lub wpisać datę ręcznie, bezpośrednio na szablonie.
Schemat numeracji
W polu należy wskazać Schemat numeracji dla faktur, który będzie stosowany podczas wystawiania dokumentów na podstawie szablonu.
W przypadku schematu numeracji zawierającego serię można podać konkretną serię typu wspólna lub pozostawić pole puste. W takim przypadku seria zostanie uzupełniona podczas wystawiania faktury cyklicznej wg poniższych zasad:
- jeśli jest wskazana seria na szablonie to taka zostanie przeniesiona na fakturę cykliczną,
- jeśli na szablonie brak serii to priorytet ma:
- Seria operatora
- Seria domyślna
- Pierwsza wspólna seria z listy
Płatność
W sekcji można określić dane dotyczące płatności za wystawiane faktury.
Forma zapłaty i termin – na szablonie można wybrać formę płatności spośród zdefiniowanych w konfiguracji programu. W polu Termin należy wskazać ilość dni.
Waluta – możliwość wskazania waluty, w jakiej wystawiany będzie dokument. W przypadku wybrania waluty innej niż PLN pojawią się dodatkowe pola z wyborem typu kursu:
- Średni kurs NBP
- Kurs ręczny – w przypadku kursu ręcznego istnieje możliwość wpisania notowania.
Podczas wystawiania faktur w walutach obcych z kursem średnim NBP na dokument podstawione zostanie notowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami (dzień poprzedzający datę wystawienia lub sprzedaży), natomiast w przypadku kursu ręcznego przeniesione zostanie notowanie wprowadzone na szablonie.
Rachunek bankowy – pole pojawi się jeśli wybrana forma zapłaty jest typu przelew. Numer rachunku bankowego uzależniony jest od wybranej waluty:
- jeśli waluta systemowa to na liście do wyboru pojawią się rachunki w walucie PLN,
- jeśli waluta obca to na liście pojawią się rachunki w danej walucie lub walucie systemowej PLN.
Mechanizm podzielonej płatności – parametr jest dostępny jeśli wybrana forma zapłaty ma typ przelew. Ustawienie parametru będzie przenoszone na wystawiane dokumenty.
Parametry
Algorytm netto/ brutto – możliwość ustalenia, w jakich cenach będzie wystawiany dokument.
Rabat na fakturze – pozwala ustalić zasady udzielania rabatu podczas wystawiania faktur cyklicznych:
- Z faktury cyklicznej – rabat będzie pobierany z szablonu faktury cyklicznej z pola Rabat na elemencie pozycji
- Z karty kontrahenta – rabat na wystawiane faktury będzie pobierany z karty kontrahenta. W momencie wystawiania faktury przeliczane będą ceny zgodnie z ustawieniem na karcie kontrahenta.
Pozycje
Sekcja zawiera listę pozycji, które będą przenoszone na wystawiane faktury cykliczne. Po dodaniu pozycji dane zostaną przeniesione z karty produktu, z możliwością ich edycji. Istnieje również możliwość dodania pozycji, której karta nie istnieje w bazie produktów.
Dodatkowe informacje
W zależności od ustawienia na wystawiane faktury w pole Dodatkowe informacje pobrana zostanie:
- Z faktury cyklicznej – treść wprowadzona na szablonie faktury cyklicznej,
- Z karty kontrahenta – treść wprowadzona na karcie kontrahenta w polu Opis (sekcja Dodatkowe informacje), o ile równocześnie dla danego kontrahenta zaznaczony jest parametr o kopiowaniu opisu na dokument
Zrzut z karty kontrahenta:
2. Zakładka Kontrahenci
Zakładka ta zawiera listę kontrahentów, dla których będą wystawiane faktury cykliczne wg danego szablonu. Istnieje możliwość dodania jednego lub wielu kontrahentów do szablonu.
Z poziomu listy istnieje również możliwość dodania nowego kontrahenta, przy czym zawsze utworzona zostanie dla niego karta na liście kontrahentów (nie ma możliwości odznaczenia parametru: Zapisz kartę kontrahenta).
Po dodaniu kontrahentów w opcjach dostępnych pod trzema kropkami obok kontrahenta istnieje możliwość dodania Odbiorcy:
Jeśli kontrahent ma już przypisanego Odbiorcę, ale chcemy wystawić dla niego kolejną fakturę dla innego Odbiorcy, w menu dostępna jest opcja Dodaj kolejnego odbiorcę. Po wskazaniu go na liście kontrahentów pojawi się kolejna pozycja odpowiadająca parze: Nabywca i kolejny Odbiorca.
Z tego poziomu można również zmienić lub usunąć odbiorcę.
Przypisany do kontrahenta Odbiorca jest przenoszony na wystawianą fakturę sprzedaży. Dla każdej pary Kontrahent – Odbiorca wystawiana jest osobna faktura sprzedaży.
Kontrahent jest przypisany do szablonu faktury cyklicznej: . Usunięcie kontrahenta z listy spowoduje jego usunięcie również z szablonu.
Czy na pewno chcesz usunąć kontrahenta?
Anuluj – kontrahent nie jest usuwany
Tak – kontrahent jest usuwany z listy kontrahentów oraz z szablonu faktury cyklicznej
3. Zakładka Historia
Zakładka Historia pojawia się po Zapisaniu nowego szablonu i zawiera wpisy dotyczące operacji związanych z danym szablonem.
Lista szablonów faktur cyklicznych
Utworzone szablony są widoczne na liście, gdzie dostępne są podstawowe informacje:
- Nazwa szablonu
- Opis szablonu
- Ostatnie fakturowanie – data ostatniego tworzenia faktur
- Planowane fakturowanie – data kolejnego planowanego wystawiania faktur przy czym:
- jeśli data < data bieżąca to data kolejnego wystawienia wyświetla się w kolorze czerwonym
- jeśli data = data bieżąca to data kolejnego wystawienia wyświetla się w kolorze zielonym
- jeśli data > data bieżąca to data kolejnego wystawienia wyświetla się w kolorze czarnym
- Początek cyklu
- Koniec cyklu
- jeśli data końcowa < data bieżąca to cały wiersz na liście jest w kolorze szarym
Dodatkowo istnieje możliwość filtrowania listy szablonów wg terminu. Dostępne opcje:
- Wszystkie
- Przeterminowane – szablony, dla których data kolejnego wystawienia < data bieżąca
- Dziś – szablony, dla których data kolejnego wystawienia = data bieżąca
- Jutro – szablony, dla których data kolejnego wystawienia = data bieżąca + 1 dzień
- Najbliższy tydzień – szablony, dla których data kolejnego wystawienia = data bieżąca + 7 dni
Po zaznaczeniu szablonu na liście dostępna jest opcja:
- usunięcia szablonu,
- wystawienia faktur – więcej w artykułach: Jak wystawić faktury cykliczne automatycznie? Jak wystawić faktury cykliczne na żądanie?
- podejrzenia listy faktur wystawionych wg wybranego szablonu – więcej w artykule: Jak sprawdzić historię wystawiania faktur cyklicznych?