Rozmowa z Biurem Rachunkowym może dotyczyć konkretnego dokumentu, na przykład faktury zakupu z brakującymi danymi. Pytanie zadaje się bezpośrednio z dokumentu albo z listy dokumentów. Rozmowa jest powiązana z dokumentem, więc biuro od razu wie, czego dotyczy pytanie.
Kiedy można rozmawiać z Biurem Rachunkowym o dokumencie?
Rozmowa przy dokumencie jest dostępna, gdy:
- jest uruchomiona Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD) z Biurem Rachunkowym,
- dokument jest zapisany.
Bez aktywnej IWD ikona rozmowy na liście i zakładka na dokumencie nie są wyświetlane.
Rozmowę można prowadzić przy fakturach sprzedaży (także zaliczkowych i VAT marża), fakturach zakupu, fakturach z KSeF, paragonach, rachunkach, ofertach, fakturach pro forma, korektach tych dokumentów, dokumentach magazynowych, zapisach w rejestrach VAT oraz w ewidencji przychodów i kosztów.
Jeden dokument ma jedną rozmowę. Korekta jest osobnym dokumentem, więc ma własną rozmowę.
Jak rozpocząć rozmowę z otwartego dokumentu?
- Otworzyć dokument.
- Kliknąć zakładkę Rozmowa z Biurem Rachunkowym przy prawej krawędzi ekranu. Z prawej strony wysunie się panel rozmowy, a dokument zwęży się i pozostanie widoczny.
- Wpisać treść wiadomości.
- Wysłać wiadomość klawiszem Enter albo przyciskiem Wyślij wiadomość. Nowy wiersz w treści dodaje się klawiszami Shift + Enter.
Wysłanie pierwszej wiadomości rozpoczyna rozmowę. Nad rozmową wyświetla się informacja Rozmawiamy o dokumencie nr z numerem dokumentu. Przy dokumentach kosztowych, np. fakturach zakupu, jest to numer zewnętrzny, czyli numer nadany przez dostawcę. Rozmowa pojawia się też w Wiadomościach, razem z pozostałymi rozmowami z biurem.
Jak rozpocząć rozmowę z listy dokumentów?
Na listach dokumentów, zaraz po numerze dokumentu, znajduje się ikona rozmowy z biurem. Jej wygląd pokazuje, czy rozmowa o dokumencie już trwa.
| Ikona | Podpowiedź po najechaniu | Znaczenie |
|---|---|---|
| chmurka | Zapytaj Biuro Rachunkowe | o dokumencie nie ma jeszcze rozmowy |
| koperta | Otwórz rozmowę z Biurem Rachunkowym | rozmowa o dokumencie już istnieje |
Kliknięcie ikony otwiera podgląd dokumentu z otwartym panelem rozmowy. Dalej postępuje się tak samo jak przy rozmowie z otwartego dokumentu.
Jak wrócić do rozmowy o dokumencie?
Do trwającej rozmowy można wrócić na trzy sposoby:
- z dokumentu – kliknąć zakładkę Rozmowa z Biurem Rachunkowym,
- z listy dokumentów – kliknąć ikonę koperty przy dokumencie,
- z Wiadomości – otworzyć rozmowę na liście rozmów i wybrać Przejdź do dokumentu; dokument otworzy się z panelem rozmowy.
Jak dołączyć plik do wiadomości?
Plik dołącza się przyciskiem Dodaj załącznik albo przeciągając go na panel rozmowy. Podczas przeciągania panel wyświetla napis Upuść plik, aby dołączyć.
- Do jednej wiadomości można dołączyć jeden plik o rozmiarze do 5 MB.
- Dozwolone formaty: jpg, jpeg, png, doc, docx, pdf, xls, xlsx, txt.
- Wiadomość z załącznikiem musi zawierać treść.
- Treść wiadomości może mieć do 1024 znaków.
| Sytuacja | Komunikat |
|---|---|
| kilka plików naraz | „Do jednej wiadomości możesz dołączyć jeden plik.” |
| niedozwolony format | „Możesz dołączyć plik w formacie: jpg, jpeg, png, doc, docx, pdf, xls, xlsx, txt.” |
| plik większy niż 5 MB | „Plik jest za duży. Maksymalny rozmiar pliku to 5 MB.” |
Co się dzieje, gdy Biuro Rachunkowe zakończy rozmowę?
Zakończona rozmowa pozostaje przy dokumencie do odczytu, z całą historią i oznaczeniem Zakończona. W miejscu pola wiadomości wyświetla się informacja: „Rozmowa została zakończona przez Biuro Rachunkowe. Aby napisać ponownie, rozpocznij nową rozmowę w Wiadomościach.” Link Przejdź do Wiadomości prowadzi do listy rozmów.
Czym rozmowa różni się od pola Informacje dla Biura Rachunkowego?
Na dokumencie nadal działa sekcja Informacje dla Biura Rachunkowego. Oba kanały służą do czego innego:
| Cecha | Informacje dla Biura Rachunkowego | Rozmowa z Biurem Rachunkowym |
|---|---|---|
| Rodzaj | jednorazowa adnotacja do dokumentu | rozmowa z historią wiadomości |
| Odpowiedź biura | brak | w rozmowie |
| Jak trafia do biura | razem z dokumentem, przy wysyłce do biura | od razu, niezależnie od wysyłki dokumentu |
| Po wysłaniu dokumentu do biura | pola nie można już zmienić | rozmowa jest nadal dostępna |