Proces zamykania miesiąca pozwala Klientowi Biura Rachunkowego potwierdzić, że wprowadził i przekazał wszystkie wymagane dokumenty za dany miesiąc. Umożliwia to Księgowemu rozpoczęcie prac związanych z zamknięciem księgowym miesiąca i przygotowaniem deklaracji podatkowych.
Zamknięcie miesiąca jest możliwe, gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów.
Miesiąc może być zamknięty:
- z poziomu programu Comarch Betterfly moduł eFaktury przez Użytkownika,
- z poziomu programu Comarch ERP Optima przez Biuro Rachunkowe,
- automatycznie po upływie terminu na zamknięcie miesiąca – w przypadku gdy Biuro Rachunkowe przesłało termin i miesiąc nie został wcześniej zamknięty przez Użytkownika lub Księgowego.
Funkcja Zamknięcie miesiąca może być stosowana przez Biuro Rachunkowe w dwóch trybach:
- fakultatywnym – Klient Biura Rachunkowego sam wybiera moment w którym zamyka miesiąc lub miesiąc zamyka Księgowy gdy w inny sposób otrzyma potwierdzenie od Klienta o dostarczeniu wszystkich dokumentów – jest to domyślny tryb działania funkcji,
- obligatoryjnym – Księgowy ustala termin na zamykanie miesięcy – Klient Biura Rachunkowego może zamknąć miesiąc przed upływem terminu, ale jeżeli tego nie zrobi – miesiąc zostanie zamknięty automatycznie po upływie terminu. Wprowadzanie kolejnych dokumentów do zamkniętego miesiąca będzie zablokowane i Klient Biura Rachunkowego będzie mógł wprowadzić dokumenty albo do bieżącego miesiąca albo będzie mógł poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.
Obsługa zamknięcia miesiąca
Zamknięcie miesiąca przez Użytkownika jest możliwe za pomocą przycisku Zamknij miesiąc, który znajduje się na Pulpicie w sekcji z wizytówką Biura Rachunkowego.
Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy Biuro Rachunkowe nie przesłało terminu na zamykanie miesięcy.
Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy Biuro Rachunkowe przesłało termin na zamykanie miesięcy.
Weryfikacja dokumentów przed zamknięciem miesiąca
Gdy Użytkownik zdecyduje się zamknąć dany miesiąc program Comarch Betterfly moduł eFaktury dokona weryfikacji dokumentów.
Weryfikacja obejmuje sprawdzenie:
-
Czy w systemie istnieją niezatwierdzone lub niewysłane do KSeF faktury sprzedaży oraz korekty?
-
Czy istnieją faktury pobrane z KSeF, które nie zostały jeszcze zakwalifikowane?
Jeżeli w miesiącu zamykanym przez Użytkownika znajduje się przynajmniej jeden dokument spełniający któreś z wymienionych kryteriów, zostanie wyświetlona informacja:
Wykrycie niegotowych dokumentów blokuje dalszy proces zamknięcia miesiąca. Użytkownik powinien zweryfikować dokumenty, które blokują proces zamknięcia miesiąca.
Po kliknięciu opcji Pokaż niegotowe dokumenty Użytkownik zostanie przeniesiony na listę Dokumenty niegotowe z wyfiltrowanymi dokumentami w miesiącu, który próbował zamknąć. Z tego poziomu możliwa jest ich weryfikacja. Wysłanie zaległych faktur do KSeF oraz kwalifikację faktur pobranych z KSeF, Użytkownik musi wykonać ręcznie.
Jeśli wszystkie dokumenty zostaną zweryfikowane należy powtórzyć proces zamknięcia miesiąca.
Jeśli nie zostaną znalezione żadne niegotowe dokumenty, po kliknięciu przycisku Zamknij miesiąc nastąpi automatyczna wysyłka dokumentów do biura rachunkowego, a miesiąc zostanie zamknięty.
Automatyczne zamknięcie miesiąca
Jeżeli Księgowy przesłał termin na zamykanie miesięcy i upłynie termin na zamknięcie konkretnego miesiąca:
- system automatycznie sprawdzi czy w zamykanym miesiącu są dokumenty zatwierdzone ale nie wysłane do Księgowego – jeżeli są – zostaną wysłane,
- system automatycznie zamknie miesiąc.
Użytkownik otrzyma powiadomienie o automatycznym zamknięciu miesiąca do Centrum powiadomień:
Użytkownik będzie mógł usunąć dokumenty w buforze bez potrzeby otwierania miesiąca przez Księgowego.
Blokada na wprowadzanie dokumentów
W zamkniętym miesiącu Użytkownik nie ma możliwości dodawania nowych dokumentów ani modyfikowania niezatwierdzonych jeżeli zapis spowodowałby dodanie dokumentu do zamkniętego miesiąca.
Blokada dotyczy dokumentów i wybranych na nich dat jak poniżej:
- Faktura sprzedaży – data wystawienia
- Korekta faktury sprzedaży – data wystawienia
- Faktura zakupu – data wpływu
- Inne wydatki – data wpływu
Gdy na dokumencie Użytkownik wskaże datę wystawienia (dla dokumentów sprzedażowych) lub datę wpływu (dla dokumentów kosztowych), która zawiera się w zamkniętym okresie pojawi się komunikat informujący o zamknięciu miesiąca.
Blokada wysyłki po zamknięciu miesiąca
Gdy dany miesiąc został zamknięty wysyłka dokumentów za dany okres do Biura Rachunkowego przez IWD nie jest możliwa.
Jeżeli zakres dat, wybrany na oknie Dodatkowa wymiana danych, obejmuje, nawet częściowo, przynajmniej jeden zamknięty miesiąc zostanie wyświetlona informacja jak poniżej:
W przypadku gdy jest potrzeba aby ponownie wysłać dokumenty należy skontaktować się z Księgowym, który musi w takiej sytuacji otworzyć miesiąc.
W przypadku gdy Użytkownik otrzymał fakturę kosztową dotyczącą miesiąca, który został już zamknięty należy:
- wprowadzić fakturę z datą wpływu obejmującą bieżący miesiąc i wysłać dane do Księgowego lub
- poprosić Księgowego o otwarcie miesiąca.
Jeżeli Użytkownik potrzebuje przekazać Księgowemu inny dokument – należy skontaktować się z Księgowym w celu otwarcia miesiąca.
Otwarcie zamkniętego miesiąca
Zamknięty miesiąc może otworzyć tylko Księgowy. W związku z tym aby otworzyć zamknięty miesiąc należy skontaktować się z Księgowym. Można wykorzystać w tym celu panel wiadomości. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Gdzie można wysłać wiadomość do Biura Rachunkowego?
Po przesłaniu przez Biuro Rachunkowe przez IWD informacji o otwarciu miesiąca dany miesiąc zostanie otwarty, w Centrum powiadomień pojawi się informacja o tym fakcie, a na Pulpicie w sekcji „Zamknięcie miesiąca” będzie aktywny przycisk Zamknij miesiąc.
Powiadomienia o zamknięciu miesiąca
W Centrum powiadomień Użytkownik może znaleźć poniższe informacje o zamknięciu miesiąca.
- gdy miesiąc zostanie zamknięty przez Księgowego:
- gdy miesiąc zostanie zamknięty automatycznie:
- gdy miesiąc zostanie otwarty przez Księgowego i Księgowy przesłał nowy termin na zamknięcie miesiąca:
