System Comarch Betterfly umożliwia sprawne wystawianie faktur dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) objętych centralizacją VAT, np. szkół, przedszkoli czy urzędów. Na takiej fakturze jako Nabywcę wskaż jednostkę nadrzędną (np. gminę lub miasto), a jako Odbiorcę jednostkę podległą, która jest faktycznym odbiorcą towaru lub usługi. Na karcie odbiorcy zaznacz parametr Jednostka podległa JST. Pozostałe oznaczenia wymagane w KSeF program uzupełni automatycznie podczas wysyłki dokumentu.
Funkcja jest dostępna w pakiecie eFaktury Plus i wyższych. W bezpłatnym pakiecie eFaktury parametr Jednostka podległa JST jest ukryty, a na fakturze nie można wskazać osobnego odbiorcy.
Aby poprawnie przygotować fakturę i wysłać ją do KSeF, wykonaj poniższe kroki:
Podmioty na fakturze
| Rola na fakturze | Kto to jest | Przykład | Co ustawić na karcie kontrahenta |
|---|---|---|---|
| Nabywca | Jednostka nadrzędna — płatnik VAT (centralizacja VAT) | Gmina Zielonka | Nic dodatkowego — parametru JST nie zaznaczaj |
| Odbiorca | Jednostka podległa — faktyczny odbiorca towaru lub usługi | Szkoła Podstawowa nr 1 w Zielonce | Zaznacz Jednostka podległa JST i uzupełnij NIP lub Identyfikator wewnętrzny |
Krok 1. Konfiguracja karty kontrahenta (Odbiorcy)
- Przejdź do listy Kontrahenci.
- Otwórz do edycji kartę jednostki podległej (np. szkoły, przedszkola).
- W sekcji Dane dla KSeF zaznacz parametr Jednostka podległa JST.
- Upewnij się, że na karcie jest uzupełniony NIP jednostki. Jeśli jednostka nie ma własnego NIP-u lub kilka placówek ma ten sam NIP, uzupełnij pole Identyfikator wewnętrzny (IDWew).
- Zapisz kartę.
Krok 2. Wystawienie faktury
- Dodaj nową fakturę sprzedaży.
- W polu Nabywca wybierz jednostkę nadrzędną (np. gminę lub miasto).
- W polu Odbiorca wybierz jednostkę podległą przygotowaną w kroku 1.
- Uzupełnij pozycje i zatwierdź fakturę.
Krok 3. Wysyłka faktury do KSeF
Wyślij fakturę do KSeF tak jak każdą inną. Podczas wysyłki Comarch Betterfly sam uzupełni w pliku e-Faktury (struktura FA(3)) oznaczenia wymagane dla JST – patrz niżej.
Co program zapisze w pliku KSeF?
| Na fakturze w Betterfly | W pliku KSeF | Oznaczenie ustawiane automatycznie |
|---|---|---|
| Nabywca (gmina) | Podmiot2 | Znacznik JST = 1 |
| Odbiorca (szkoła z parametrem JST) | Podmiot3 | Rola 8 – „JST – odbiorca” |
Jeśli na fakturze nie ma Odbiorcy albo Odbiorca nie ma zaznaczonego parametru Jednostka podległa JST, oznaczenia te nie zostaną dodane.
Odpowiedzi na najczęstsze pytania
| Sytuacja | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Zaznaczyłem JST na kontrahencie, a faktura nie ma oznaczeń JST | Na fakturze wskazano tylko jednego kontrahenta | Wskaż gminę jako Nabywcę, a jednostkę podległą jako Odbiorcę |
| Zaznaczyłem JST na karcie gminy | Parametr zaznacza się tylko na karcie jednostki podległej | Odznacz parametr u gminy i zaznacz go na karcie szkoły / przedszkola |
| Szukam pola „Rola 8″ na fakturze | Takiego pola nie ma — rola nadawana jest automatycznie | Wykonaj kroki 1–3 |
| Faktura poszła do KSeF bez oznaczenia JST / bez Odbiorcy | Parametr zaznaczono po wysyłce albo nie dodano Odbiorcy | Wystaw korektę: na liście faktur sprzedaży wybierz ⋮ → Wystaw korektę, następnie w sekcji kontrahenta ⋮ → Skoryguj dane kontrahenta i wskaż poprawnie Nabywcę i Odbiorcę. Inną drogą jest korekta do zera i ponowne wystawienie faktury. [do potwierdzenia: która ścieżka jest rekomendowana] |
| Szkoła nie widzi faktury w swoim KSeF | Brak uprawnień w KSeF — to ustawienie po stronie KSeF, nie Comarch Betterfly | Jednostka nadrzędna (gmina) musi nadać jednostce podległej uprawnienia w KSeF |
| Opis z karty szkoły nie pojawia się na fakturze | Opis nagłówka pobierany jest z karty Nabywcy | Uzupełnij opis i zaznacz Kopiuj opis na dokument na karcie gminy |
| Nie widzę parametru JST ani pola Odbiorca | Pakiet eFaktury (bezpłatny) | Funkcja wymaga pakietu eFaktury Plus lub wyższego |