W przypadku problemów technicznych po stronie rządowej lub własnej infrastruktury, system Betterfly umożliwia zachowanie ciągłości sprzedaży poprzez obsługę trzech trybów niedostępności: Offline, Offline24 oraz Awaria KSeF.
Oto jak przebiega proces wystawiania dokumentów w sytuacjach awaryjnych:
Wybór trybu na dokumencie: Podczas wystawiania faktury w warunkach braku łączności, użytkownik musi na konkretnym dokumencie ręcznie wskazać odpowiedni tryb pracy: Offline24, Offline lub Awaria KSeF.
Zatwierdzanie dokumentu: Program pozwala na zatwierdzenie faktury, mimo braku połączenia z bramką ministerialną. Dokumenty te nie są wysyłane automatycznie; użytkownik musi zainicjować ich przesłanie ręcznie po przywróceniu sprawności systemu KSeF.
Księgowanie i JPK: Dokumenty wystawione w trybach niedostępności trafiają bezpośrednio do rejestrów VAT. Są one oznaczane specjalnymi kodami JPK, co zapewnia poprawność wyliczeń deklaracji JPK_V7 nawet bez nadanego numeru KSeF.
Wydruk faktury: Jeśli faktura musi zostać wydrukowana przed wysyłką do KSeF, na dokumencie pojawią się dwa kody QR: Offline i Certyfikat. Tytuł dokumentu zostanie automatycznie dostosowany do odbiorcy: Faktura VAT dla osób fizycznych i kontrahentów zagranicznych lub Potwierdzenie transakcji dla kontrahentów krajowych.
Wymagany Certyfikat Offline: Do poprawnego wydruku dokumentu w trybach Offline24, Offline lub Awaria KSeF niezbędne jest posiadanie skonfigurowanego Certyfikatu Offline. W momencie generowania wydruku program poprosi o podanie hasła do tego certyfikatu, a po jego zweryfikowaniu utworzy wydruk z kodem QR pozwalającym na weryfikację wystawcy.
Pamiętaj o terminach wysyłki:
Offline24: wysyłka niezwłocznie po rozwiązaniu problemów, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia
Offline: wysyłka w ciągu 1 dnia roboczego od ustania niedostępności.
Awaria KSeF: wysyłka w ciągu 7 dni od ustania awarii. W przypadku awarii całkowitej (krytycznej), przepisy dopuszczają brak obowiązku późniejszej wysyłki do KSeF.