Jak rozpocząć wymianę danych z Comarch Betterfly do KSeF?
Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch Betterfly z Krajowym Systemem e-Faktur. Więcej informacji na ten temat w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?
Po zintegrowaniu aplikacji z KSeF należy dla Administratora / Użytkowników konta nadać odpowiednie uprawnienia. Uprawniania nadaje się na formularzu Roli dostępnego w menu Użytkownicy. Więcej informacji na temat nadawania uprawnień Użytkownikom można przeczytać w artykule: Jak nadać uprawnienia Użytkownikowi poprzez przypisanie mu roli?
Wysyłka dokumentów do KSeF
Do KSeF można wysyłać dokumenty typu: faktury sprzedaży, faktury zaliczkowe i finalne, faktury VAT Marża oraz korekty. Aby zarejestrować dokument w KSeF, należy go zatwierdzić.
Po zatwierdzeniu wywołane zostanie kolejno:
- wysyłanie dokumentu do KSeF
- odbiór UPO
- przeniesienie do rejestru VAT sprzedaży
- zaksięgowanie
W zależności od ustawień uprawnień operatora dokument zostaje wysłany do KSeF:
- bezpośrednio po zatwierdzeniu – jeśli ma ustawiony w swoich uprawnieniach parametr o automatycznym wysyłaniu dokumentów
- ręcznie – jeśli parametr jest odznaczony, Użytkownik musi sam wywołać wysłanie do KSeF. Opcja jest dostępna:
- z menu kontekstowego
- z formularza
Jeśli dokument zostanie poprawnie przyjęty w KSeF w kolumnie KSeF dokument uzyskuje status Trwa przetwarzanie.
Odbiór UPO
W kolejnym etapie w KSeF rozpoczyna się weryfikacja poprawności przesłanego dokumentu. Jeśli przetwarzanie dokumentu zakończy się sukcesem – otrzymuje on m.in. swój numer w KSeF i wtedy jest traktowany jako wprowadzony do obiegu prawnego.
Po wysłaniu dokumentu do KSeF system automatycznie spróbuje odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W kolumnie Status przetwarzania będzie wtedy widoczny status Pobieranie UPO.
Pobranie UPO jest ostatnim etapem rejestracji dokumentu w KSeF. W momencie pobierania UPO na dokumencie zapisywany jest jego numer nadany w KSeF.
Zarówno status dokumentu w KSeF, jak i jego numer w KSeF można sprawdzić:
- na liście dokumentów, gdzie dostępne są dwie kolumny przedstawiające status w KSeF oraz numer w KSeF,
- na formularzu dokumentu, na zakładce KSeF.
W przypadku gdy faktura zostanie odrzucona przez KSeF w kolumnie Status przetwarzania będzie widoczny status Błąd przetwarzania a w Centrum powiadomień pojawi się wiadomość.
W przypadku, gdy nie powiedzie się wysłanie dokumentu do KSeF lub odbiór UPO i dokument nie zostanie przeniesiony do rejestru VAT – można dokument przenieść korzystając z opcji dostępnej w menu kontekstowym.
W takim przypadku wysłanie do KSeF dokumentu w terminie późniejszym nie spowoduje ponownego zaksięgowania, a jedynie wysłanie i odbiór UPO.
Czy można seryjnie wysyłać dokumenty do KSeF?
Aby wysłać do KseF kilka dokumentów należy je zaznaczyć na liście i z samarybar wybrać opcję Wyślij do KSeF/ Odbierz UPO. W zależności od tego jaki jest aktualny status przetwarzania dokumentu podjęte zostaną stosowne akcje:
- jeśli dokument ma status nie wysłany do KSeF – podjęta zostanie akcja jego wysłania, a następnie automatycznie odebrania UPO
- jeśli dokument został wysłany do KseF, ale nie udało sie dla niego odebrać UPO – podjęta zostanie akcja odebrania UPO
Informacje o wyniku Uzytkownik otrzyma w Centrum powiadomień.
Co to jest tryb awaryjny i kiedy z niego korzystać?
W sytuacji, gdy rejestracja dokumentu na platformie KSeF nie jest możliwa (na przykład platforma jest chwilowo niedostępna) istnieje możliwość wystawienia dokumentu w tzw. trybie awaryjnym. W takiej sytuacji należy na formularzu dokumentu na zakładce KSeF zaznaczyć odpowiedni parametr. Dokument wystawiony w trybie awaryjnym nie będzie już rejestrowany w KSeF (dla takiego dokumentu opcja wysłania do KSeF nie jest dostępna). Więcej w artykule Jak wystawić fakturę podczas niedostępności i awarii KSeF.
Czy można anulować dokument wysłany do KSeF?
Możliwość anulowania dokumentu zależy w głównej mierze od środowiska KSeF wybranego w konfiguracji konta:
- w przypadku środowiska testowego dokument można anulować nawet, jeśli został wysłany do KSeF,
- w przypadku środowiska produkcyjnego anulowanie dokumentu jest możliwe tylko do momentu jego wysłania do KSeF. Później opcja anulowania nie jest już dostępna.