Użytkownicy Comarch Betterfly mają możliwość zaimportowania do programu danych swoich kontrahentów i produktów (usługi i towary). Schemat postępowania dla importu danych kontrahentów i produktów jest taki sam.
Aby wykonać import danych należy z poziomu listy Kontrahentów/ Usługi i towary w prawym górnym rogu wybrać: Importuj z arkusza excel.
Pojawi się okno: Import kontrahentów/ produktów.
Aby dodać nowe produkty/ kontrahentów:
Dopisanie nowych produktów/kontrahentów do listy – podczas importu danych program weryfikuje na podstawie nazwy, czy istnieje już taki kontrahent na liście i dopisuje go do listy lub pomija, w zależności od ustawienia parametru.
Wybieramy opcję: Dodaj nowych kontrahentów (Dodaj nowe produkty)
i kolejno: Wybierz plik – wskazujemy plik z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy: Importuj
Po zakończeniu importu danych otrzymamy komunikat o przebiegu operacji. Jeśli import jakichś danych zakończy się niepowodzeniem, to odpowiednia informacja pojawi się w komunikacie. Należy poprawić takie dane w arkuszu i wykonać import ponownie.
Aby zaktualizować istniejące produkty/ kontrahentów
Wybieramy opcję: Aktualizuj istniejących kontrahentów/ produkty
i kolejno: Wybierz plik wskazujemy plik z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy: Importuj.
Aktualizacja powiedzie się w przypadku, gdy arkusz zawiera kolumnę z ID kontrahenta/ produktu na podstawie którego rozpoznawany jest kontrahent/ produkt. Aby przygotować arkusz z ID najlepiej skorzystać z opcji: Arkusz z aktualną listą kontrahentów. Dopiero na tak przygotowanym arkuszu należy wprowadzać zmiany do aktualizacji.
Arkusz musi zawierać określone kolumny, gdzie w pierwszym wierszu podane są nagłówki kolumn. Podczas importu program na podstawie tych nagłówków rozpoznaje, jakie dane są zapisane w danej kolumnie i importuje je do określonego pola w programie. W jednym pliku xls mogą być równocześnie utworzone dwa arkusze: jeden zawierający informacje o kontrahentach i drugi z produktami. Wówczas podczas importu danych najpierw program zaczyta informacje o kontrahentach, a potem o towarach. Pod koniec importu zostanie wyświetlony komunikat z informacją, ile pozycji zostało poprawnie zaimportowanych.