Zmiana schematu numeracji jest możliwa podczas wystawiania nowego dokumentu oraz na dokumentach zapisanych „do bufora”. Aby wybrać sposób numeracji na dokumencie należy na formularzu dokumentu kliknąć w ikonę ołówka:
Na wyświetlonym oknie możliwe jest wskazanie schematu numeracji. Na liście schematów dostępne są wszystkie aktywne schematy numeracji zdefiniowanego dla danego rodzaju dokumentu. Więcej na temat dodawania własnego schematu numeracji w artykule: Jak ustalić sposób numerowania dokumentu?
Jeśli schemat zawiera serię możliwe jest również wskazanie tej, która będzie wykorzystana w numerze. Na liście dostępne są wszystkie aktywne serie wspólne i seria zalogowanego aktualnie Użytkownika. Dokumenty w poszczególnych seriach mają odrębną numerację (domyślnie od numeru 1).
Numer kolejny dokumentu jest nadawany w momencie jego zapisu:
– jeśli wybrana jest opcja Kolejny dostępny – przy zapisie zostanie nadany kolejny najwyższy numer w danym schemacie numeracji/ serii,
– jeśli wybrana jest opcja Kolejny dostępny (z uzupełnianiem luk w numeracji) przy zapisie program sprawdzi, czy zachowana jest ciągłość numeracji dokumentów z danym schematem/ serią. Jeśli napotka luki z numeracji nada numer kolejny uzupełniający ciągłość. Jeśli numeracja będzie ciągła – nadany zostanie najwyższy numer kolejny.
– jeśli istnieje konieczność nadania konkretnego numeru dokumentu można go wpisać po wybraniu opcji Nadany ręcznie. Wtedy dokument zostanie zapisany z podanym numerem pod warunkiem, że nie został on wcześniej wykorzystany na innym dokumencie w danym schemacie/ serii.