W tym artykule opisaliśmy dwie opcje wprowadzenia do programu faktury zaliczkowej (zaliczka). Pierwsza z nich polega na utworzeniu faktury zaliczkowej do istniejącej już proformy bądź oferty, a druga na wystawieniu zaliczki bezpośrednio na liście faktur.
Utworzenie faktury zaliczkowej od istniejącej faktury proforma / oferty:
Opcja „Przekształć do faktury zaliczkowej” dostępna jest:
- na formularzu
- z menu kontekstowego pod 3 kropkami dla pojedynczego dokumentu
Krok pierwszy – wybieramy z menu kontekstowego lub z formularza opcję „Przekształć do faktury zaliczkowej”.
Krok drugi – na wyświetlonym formularzu widzimy elementy wpisane na fakturze proforma/ ofercie. Użytkownik posiada także możliwość dopisania nowych elementów. Należy teraz wpisać kwoty zaliczek otrzymanych na każdy z produktów.
Jeśli wystawiamy fakturę z więcej niż jednym elementem, a otrzymaliśmy zaliczkę bez wskazania konkretnego towaru, to możemy skorzystać z opcji „Ustaw kwotę zaliczki”, który znajduje się na dole formularza obok Podsumowania. Wówczas program sam rozdzieli proporcjonalnie wpłaconą zaliczkę.
W okienku, które się pojawi wpisujemy kwotę zaliczki i klikamy na opcję „Podziel”. Kwota zostanie automatycznie podzielona pomiędzy elementy faktury. Należy teraz zapisać lub zatwierdzić fakturę.
Dodanie faktury zaliczkowej na liście faktur sprzedaży
Aby wprowadzić ręcznie fakturę zaliczkową należy wybrać: Przychody / Faktury sprzedaży. W menu dodawania dokumentu należy wybrać opcję Dodaj: „Nową fakturę zaliczkową”.
Użytkownik musi sam wprowadzić elementy faktury, określić ilość oraz ceny produktów w jakich będą finalnie sprzedawane produkty. Dalsze kroki dotyczące wprowadzania zaliczki są identyczne jak te opisane wyżej.
Jeśli Użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule: Jak wystawić dokument w walucie?) może również rejestrować zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie zaliczek walutowych przebiega podobnie jak w przypadku dokumentów złotówkowych. Należy przy tym pamiętać o kilku zasadach:
- w przypadku kiedy faktura zaliczkowa powstała z proformy / oferty nie ma możliwości zmiany waluty, możliwa jest jedynie zmiana daty i typu kursu
- na wszystkich zaliczkach powiązanych zawsze jest ta sama waluta. Nie ma możliwości zmiany waluty na kolejnej zaliczce powiązanej, możliwa jest jedynie zmiana daty i kursu
- na fakturach zaliczkowych w walucie wyłączona jest kontrola mechanizmu podzielonej płatności (MPP)
- faktury zaliczkowe w walucie nie są rejestrowane na drukarkach fiskalnych
Wystawienie faktury finalnej:
Opcja „Wystaw fakturę finalną” dostępna jest:
- na formularzu
- z menu kontekstowego pod 3 kropkami dla pojedynczego dokumentu
Krok pierwszy – wybieramy z menu kontekstowego lub z formularza opcję: „Wystaw fakturę finalną”. Jeśli zaliczka została wystawiona do faktury pro forma lub oferty, fakturę finalną można też zarejestrować bezpośrednio do tych dokumentów.
Krok drugi – na wyświetlonym formularzu można dokonać modyfikacji. W podsumowaniu widoczna jest kwota pomniejszona o zarejestrowane zaliczki. Jeśli wszystko jest poprawnie, zapisujemy bądź zatwierdzamy dokument.
W innym przypadku program nie pozwoli na zapisanie dokumentu informując, że wartość elementów w danej stawce jest mniejsza niż wartość zaliczki przyjętej w tej stawce.
Istnieje możliwość wystawienie faktury finalnej do kilku faktur zaliczkowych: Jak wprowadzić wiele zaliczek wraz z fakturą finalną do jednej transakcji?
W przypadku faktur zaliczkowych wystawionych w walutach obcych do faktury finalnej można przekształcić zaliczki zarejestrowane w tej samej walucie. Na fakturze finalnej nie ma możliwości zmiany waluty, możliwa jest jedynie zmiana daty i typu kursu.