Faktura proforma jest wystawiana przed zawarciem transakcji i stanowi swoistego rodzaju potwierdzenie złożenia zamówienia przez Odbiorcę.
Zawiera wszystkie istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy i jego kontrahentów pozycje. Nie powoduje jednak powstania należności ani nie modyfikuje stanów magazynowych.
Należy również pamiętać, że faktura tego rodzaju nie stanowi dokumentu księgowego i w związku z tym nie wpisujemy jej do rejestru, nie powoduje ona żadnych konsekwencji podatkowych, ani nie wymaga zaksięgowania w odpowiednim rejestrze księgowym. Ponadto nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury sprzedaży.
Aby wystawić fakturę proforma:
Krok pierwszy – wybieramy Przychody / Faktury proforma, a następnie w celu dodania nowej, klikamy na ikonkę „Dodaj”.
Krok drugi – wyświetli się nam formularz faktury proforma, na którym należy teraz uzupełnić dane:
Wybierz kontrahenta – wybór kontrahenta z listy lub dodanie nowego kontrahenta
Dodaj pozycję – wybór pozycji z listy towarów lub usług lub dodanie nowej pozycji ręcznie
Na formularzu można również ustalić datę wystawienia, termin zapłaty oraz wybrać formę płatności. W przypadku wyboru formy płatności typu „Przelew” istnieje możliwość wskazania rachunku bankowego na jaki ma być w przyszłości dokonana zapłata. Zarówno forma płatności jak i numer rachunku bankowego zostaną przeniesione na dokumenty przekształcane z tej faktury proforma.
Dodatkowo na formularzu jest dostępny parametr Mechanizm podzielonej płatności, którego ustawienie również zostaje przeniesione na dokumenty przekształcane. Więcej informacji na temat Mechanizmu podzielonej płatności można odnaleźć tutaj.
Po zakończeniu edycji zapisujemy fakturę.
Na podstawie faktury proforma możemy w dalszym procesie wystawić dokument sprzedaży: fakturę sprzedaży, fakturę zaliczkową lub paragon.