Status kontrahenta jest sprawdzany automatycznie. Sprawdzenie statusu odbywa się w następujących sytuacjach:
1. Podczas dodawania nowego kontrahenta. Po wprowadzeniu kodu kraju oraz numeru NIP na kartę, program automatycznie pobierze dane kontrahenta z bazy VIES i ustawi, czy kontrahent posiada status: „Podatnik aktywny w VIES”. Jeśli posiada – program zaznaczy parametr, jeśli nie posiada – parametr zostanie odznaczony na karcie kontrahenta.
2. Podczas edycji karty istniejącego już kontrahenta unijnego. Po wejściu na kartę danego kontrahenta, program automatycznie sprawdzi, czy status kontrahenta unijnego zgadza się z jego statusem w bazie VIES. Jeśli się różni, zostanie zaktualizowany, a użytkownik otrzyma komunikat:
– Gdy kontrahent na karcie miał odznaczony parametr, ale aktualnie jest podatnikiem VAT aktywnym: „ Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent jest zarejestrowany w bazie VIES jako podatnik VAT aktywny”.
– Gdy kontrahent na karcie ma zaznaczony parametr, ale aktualnie nie jest podatnikiem VAT aktywnym: „ Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent nie jest zarejestrowany w bazie VIES jako podatnik VAT aktywny”.
3. Podczas dodawania nowego dokumentu. Gdy wprowadzimy na nowym dokumencie kontrahenta, program automatycznie sprawdzi jego status. Jeśli status ustawiony w programie różni się od tego w bazie VIES – zostanie zaktualizowany na karcie, zaś my otrzymamy odpowiedni komunikat.
Również, jeśli dodajemy nowego kontrahenta z poziomu dokumentu, to po uzupełnieniu kodu kraju oraz numeru NIP, program automatycznie pobierze jego dane i prawidłowy status. Jeśli zaznaczony będzie parametr „Zapisz kartę kontrahenta”, zapisując kontrahenta, status zostanie przeniesiony również na kartę kontrahenta.
4. Podczas zmiany kontrahenta na dokumencie. Jeśli edytujemy dokument będący w buforze i zmienimy kontrahenta, to program automatycznie wykona sprawdzenie jego statusu i w razie potrzeby zaktualizuje kartę. Ewentualna zmiana będzie sygnalizowana odpowiednim komunikatem.
5. Podczas przekształcania/kopiowania dokumentów oraz wystawiania korekt. W tych przypadkach program również automatycznie sprawdzi i jeśli zajdzie taka konieczność, to zaktualizuje status kontrahenta w programie.
W razie wystąpienia problemu z połączeniem z wyszukiwarką VIES otrzymamy komunikat: „Wystąpił problem z połączeniem do wyszukiwarki VIES.”.
Aby sprawdzić status należy wtedy ponownie wybrać kontrahenta na dokumencie.
Dodatkowo podczas pobierania informacji o kontrahencie z bazy VIES pobierana jest również nazwa oraz dane adresowe.