W Comarch Betterfly podczas zakładania okresu obrachunkowego i wzorcowego planu kont można wygenerować domyślne schematy księgowe dla każdego dokumentu (więcej informacji: Jak dodać okres obrachunkowy?), wg których będą automatycznie księgowane dokumenty wprowadzane do systemu (np. zatwierdzanie faktury sprzedaży, zapisywanie dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży).
Schematy te można modyfikować, jeśli jest potrzeba dostosowania do specyfiki działalności. Można także tworzyć własne. Edycja schematów jest dostępna z poziomu okna Plan kont w menu kontekstowym.
Aby dodać własny schemat księgowy należy kliknąć przycisk „Dodaj” i uzupełnić formularz podając w pierwszej kolejności:
- rodzaj dokumentu, którego schemat będzie dotyczył,
- nazwę schematu,
- dziennik,
- datę wg której będzie odbywać się księgowanie – wybór z listy w zależności od rodzaju dokumentu.
W kolejnej sekcji można określić Warunki, kiedy dany schemat będzie miał zastosowanie – np. dla konkretnej waluty, podmiotu lub rodzaju dokumentu. Bardziej skomplikowane warunki można układać w grupy.
Informacja o warunku na pozycji schematu księgowego jest również prezentowana w tooltipie kolumny Warunek.
W polu Opis można wskazać, jakie informacje będą zapisywane podczas automatycznego księgowania wybranym schematem – np. w nagłówku zapisu księgowego może pojawiać się numer dokumentu.
Ostatnią sekcją formularza są Pozycje, gdzie należy określić:
- na jakie konto po stronie Wn ma być księgowana pozycja,
- na jakie konto po stronie Ma ma być księgowana pozycja,
- jaka kwota (brutto / netto / VAT) powinna być księgowana, oznaczenie rozrachunku, ewentualne księgowanie w walucie w przypadku dokumentów w walutach obcych,
- warunek szczegółowy dla pozycji. który również może być grupowany,
- opis pozycji, który później będzie widoczny w opisie elementu zapisu księgowego.
Po kliknięciu w wybraną pozycje wyświetli się pełny formularz, gdzie widoczne będą wszystkie opisywane powyżej opcje:
Na schemacie księgowym jest możliwe kopiowanie pozycji wewnątrz schematu:
Podczas zapisywania nowego schematu księgowego system zapyta Użytkownika, czy za jego pomocą chce wykonywać automatyczne księgowanie. Wybór odpowiedzi „TAK” będzie skutkował tym, że od tego momentu dokumenty określone w schemacie będą nim automatycznie księgowane.
Jeżeli schemat księgowy został już użyty, wtedy nie ma możliwości jego usunięcia, jest natomiast możliwość jego modyfikacji.