Jeżeli faktura pobrana z KSeF budzi wątpliwości (użytkownik nie kojarzy takiej transakcji i/lub kontrahenta), na czas weryfikacji może mieć ona wybrany rodzaj kwalifikacji Niezweryfikowany z uzupełnioną odpowiednio notatką.
Po wyjaśnieniu sytuacji można ją zakwalifikować do odpowiedniej ewidencji lub przenieść do Archiwum (jeżeli użytkownik nie zdecyduje się zaliczyć faktury w koszty). Faktura zakwalifikowana do Archiwum nie zostanie przeniesiona do żadnej ewidencji, nie zostanie przekazana do księgowego. Jeżeli sytuacja ulegnie zmianie – fakturę można przenieść z Archiwum do odpowiedniej ewidencji.
Pole Notatka może służyć do zanotowania np. jak/kiedy/z kim użytkownik weryfikował dokument i/lub dlaczego zdecydował się odrzucić dokument i przenieść go do Archiwum.
Na liście faktur z KSeF, faktury w Archiwum można znaleźć za pomocą filtra Status – Zarchiwizowany.